职业院校档案管理服务职能及有效发挥
时间：2022-08-31 08:35:04 来源：千叶帆 本文已影响人
【摘要】职业院校中管理任务关系到学生的各种资料保存，其中涵盖了丰富的信息，有关人需要足够重视自己的工作，通过尽可能地发挥档案管理工作优势来为职业院校的教育管理以及基础建设提供指导依据。文章从职业院校的档案管理方面入手进行分析，阐述发挥作用的策略来为职业院校档案管理工作提供一定的参考。
【关键词】职业院校；档案管理；服务职能；管理工作
档案管理工作对于职业院校档案的原始记录来说意义重大，在教学管理方面对这些档案的需求很多，因而落实档案管理工作并提高其效率，有效发挥有关职能十分重要。文章从档案管理服务职能如何才能得到有效发挥入手分析，以期职业院校档案管理工作能够在一定程度上提高其效率，同时有关工作人员能够对自身工作进行微调，以使工作和校园建设管理的方向契合，让服务职能得到发挥。
一、职业院校档案管理中存在的问题
职业院校档案管理工作对于教学管理意义重大，目前这些工作中存在一些问题，主要体现在档案服务的形式、管理手段，档案利用率以及有关工作人员的沟通不到位等方面。
（一）档案服务形式。很多职业院校档案管理的过程中仅仅提供单一查询档案的服务，这种过程通常通过面对面信息查询实现，体现出档案馆数字化建设的问题，远远无法满足用户对于档案的需求。与此同时，对于档案内容也仅仅是复写抄送，同时必须有有关证明才能对档案进行查询，查询效率十分低下，完全无法满足各方面的需求。
（二）档案管理手段落后。目前很多院校档案管理依然采取传统的人工管理方法，这种方法没能有效利用现代的网络信息技术，存在很多弊端。首先人工管理的方法中，档案查找十分困难，有关卷宗较多的时候若依然是仅仅能通过人工管理进行管理查询等，就会极大地影响工作效率，深知对学校工作产生负面影响，阻碍档案资源使用效率的提升。
（三）档案利用率低。职业院校档案管理工作中对于资源利用效率十分低下，一般有关工作人员投入的时间精力都用于对档案信息进行管理和整理，但是对于一些财会类等信息利用率很低，通常保持在不到百分之十，利用效率和投入资本完全不成正比关系。除此之外，利用率高的教学以及学生档案等档案种类不全，投入很少，而且很少会有相关的开发，这对于档案管理服务的职能发挥产生了一定的限制。同时有些档案的微信平台建设以及软件推送等问题同样影响到了服务职能的发挥，这些问题如何才能得到解决，成为职业院校档案管理部门需要解决的重点。
（四）有关工作者沟通不足。档案管理工作是面向档案需求者的，如果有关工作人员不能和需求者有效沟通，就不能有效满足其需求，从其需求考虑如何提高工作效率，也就是说不能根据需求来提供高水准的工作，不能够对自身工作进行针对性的解答，从而拉低了职业院校档案管理服务质量。
二、职业院校档案管理效率提高策略
针对职业院校档案管理工作中存在的问题，给出了一些对应的应对策略。
（一）完善平台提高效率。为了完善构建职业院校档案管理网络平台，可以开设一些诸如在线档案馆以及微信公众号平台等服务方式为在校师生提供优质的档案服务。职业院校首先要对本校的档案进行评估，根据不同的特点采取不同的预警机制，对于一些可能出现的故障进行预防并总结出应对措施，为查询者提供足够的服务保障。计算机网络通信技术的应用可以有效提高档案搜索和分类的效率，进而提高职业院校档案管理服务效率。
（二）服务手段进行创新。网络技术发展迅速，现在各行各业都可以结合网络信息化来提高工作效率，职业院校档案管理部门也可以对这些信息加以利用，在保持传统的查询基础上来丰富自身服务形式，通过各种现代化形式来处理需求者的问题，同时将档案信息以更加便利的方式发送，比如邮件等，以提高双方工作效率，提高服务质量。除此之外，档案展览以及查询流程等活动可以让需求者更加了解服务流程并通过多种多样渠道来获得服务。
（三）完善档案结构。职业院校档案的利用率提高可以更大程度上发挥档案信息的价值，这样的话保证档案种类齐全结构完整显得比较重要。针对这一类问题可以对资源的结构进行一些调整，明确资源搜集的工作重点，从重点入手进行工作，管理服务人员应该加强管理，比如一些常用的教学档案和学生档案等，提高这一方面的录入和统计工作效率，这样整体的工作效率就会有宏观上的提高，最终为需求者提供优质的档案管理服务。
（四）和各方面加强沟通。职业院校档案管理工作是面向需求者的工作，因此对于各方面尤其是需求者的沟通需要做到位，只有对他们的需求掌握清楚了，才能够对自身工作进行反复调整，改变档案种类和有关服务的形式。
三、结束语
职业院校的发展给档案管理工作带来了新的机遇和新的挑战，有关工作人员需要对于自身服务职能做出清晰认知，充分发挥职务作用，对档案资源价值进行尽可能的开发，并通过改进服务手段，加强和需求者沟通等方式来提高服务职能，进而提高工作效率，给需求者带来更优质效率化的服务。
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