关于高校档案管理信息化建设的思考*
时间：2023-02-19 17:30:07 来源：千叶帆 本文已影响人
中国民用航空飞行学院广汉分院 徐菡湄
档案是记载、传播和传承人类文明的重要载体，高校档案作为档案的重要组成部分同样也记录着高校的建设、发展和历史文化[1]，随着大数据、物联网等信息技术的快速发展，高校档案管理也朝着信息化建设发展，即档案管理工作从实体管理向信息化管理转型和深化，但在高校档案管理的实际工作中依旧更多地依赖手工操作，互联网信息技术、大数据和高效检索等技术没有得到充分利用，其档案管理的机制、理念和模式方法都已经无法适应信息时代高校发展的需要，因此需要加快档案管理信息化建设的步伐。
首先，高校档案管理的信息化建设是时代发展的必然趋势和高校运行发展的需要。高校作为当代社会人才培养和技术创新的重要阵地，在运行发展和人才培养过程中形成了大量档案，由此大量的数据储存和调用需求倒逼高校档案管理工作要顺应时代发展的需求来建设和强化档案资源的信息化利用和开发，并且信息化的电子档案无论是从大容量的储存保管还是调用和资源共享方面都具备更大优势，更能满足高校信息化发展中对教学、科研、学生管理等资料需求激增的要求。
其次，高校档案管理的信息化建设是档案管理工作质效提升的需要。高校档案管理的传统方式为纸质文档、录像带等实物储存，其存在的主要问题之一便是实物资料在储存过程中会由于主客观等多方面因素影响而不可避免地出现老化、破损或遗失等问题，而档案管理的信息化建设则能够在很大程度上克服以上弊端，同时档案管理的信息化建设还能有效提高档案信息的检索和使用效率，有助于高校档案资源的高效利用，从而更好地为学校教学、基建和科研等工作提供支撑。
最后，高校档案管理的信息化建设是强化其公共服务功能和发挥社会效益的需要。高校档案不仅记录着学校的建设、发展和历史文化，更包含有大量真实有效的学术研究数据和科研成果等原始资料凭证，不光是学校更是社会的宝贵财富。随着高校教育及管理体制改革的深入推进，高校档案管理的社会公众服务需求也在逐步扩张，通过加强高校档案的信息化建设可以充分利用电子版档案信息资源为兄弟高校、公司企业以及社会大众等不同机构和不同群体提供信息资源服务，从而有效提高高校档案的使用效率，更好发挥其社会效益。
（一）档案管理信息化建设的基础设施设备不健全
高校档案管理的信息化建设顾名思义就是用大数据的形式替代传统的纸质文字信息，利用互联网信息技术和计算机媒介来记录和储存档案信息及管理应用，并且档案管理的信息化建设通过将纸质档案材料转化为电子文件不仅打破了传统档案管理在保存期限上的限制，还做到了一次录入永久使用的便利，有效实现档案管理的自动化和网络化[2]。但是在对目前高校档案管理工作及其信息化建设现状的调研中发现，大部分高校的档案管理基础设施设备尚不健全，虽然随着社会经济的繁荣和高校发展，其在硬件设施上已经具备一定的物质基础，档案管理部门的计算机数量也基本实现人手一台，但是在如服务器、扫描仪以及防磁声像柜等其他各种数字化硬件设备上却略显不足，在软件设施上也缺乏高校自身的自主创新系统，在信息化建设上有着较强的依赖性，不利于高校档案信息化管理的发展。
（二）缺乏专业的档案信息化管理机构和信息化专业人才
通过调查研究发现，现阶段高校档案管理的信息化建设已经取得了一定的成效，有的学校成立了档案资源建设部来开展收集、著录档案信息及其数字化和标准化工作，有的学校成立了数字化部门来负责档案数字化标准与管理制度的建设和档案数字化工作的推进，有的学校成立了专门的信息技术室来推进数字校园工程建设，完善档案数字平台，并研究通过移动终端和远程服务来最大限度满足需求者档案提取的途径和方法等，除此之外，部分高校正在持续推进档案信息管理系统安全保密防护体系的建设，推动档案管理信息化工作的深入开展。但是仍有近一般的高校尚未设立专门的档案信息化机构，甚至有的高校出于档案信息的安全考虑而放弃使用信息网络。根据《高等学校档案管理办法》规定，高校档案馆或综合档案室的设立也根据其学校的建校历史、办学规模和档案数量等不同规模有着相应的建设标准，无论是在人员管理还是专业设备设施的配置上都有一定的专业要求[3]，部分高校在档案信息化管理机构方面的缺乏在一定程度上也影响了其档案管理信息化建设的进程。
其次，高校档案管理的信息化建设缺乏专业的信息化人才，主要表现在三个方面：一是档案管理人员的学历水平总体偏低，目前高校在招聘档案管理人员时对于招聘人员所修专业没有硬性要求，真正所学专业为计算机专业或档案类专业的人员较少，并且有相当一部分高校档案管理人员以兼职或副业为主，岗位的人员流动性较大，从而导致档案管理人员团队的专业化程度偏低，不利于档案管理的信息化建设。二是高校管理人员对于档案管理的信息化建设重视程度不足，加上档案管理部门经费紧张，导致相关工作人员的受培训程度较低，因此更不利于档案管理信息化建设工作的持续推进。三是高校档案管理岗位存在结构性缺员现象，比如部分高校为了照顾人才引进或其他高管家属的就业问题，会选择将其安排在档案管理机构，导致档案管理岗位人员冗余，加上档案管理岗位的工作人员以中老年人为主，无论是工作效率还是学习能力相较于年轻人都有所欠缺，不利于高校档案管理信息化建设工作的开展。
（三）档案信息化管理制度不健全
高校档案管理信息化建设离不开健全的制度和规范的保障，虽然目前各高校在建设运行过程中十分重视规章制度的建立和完善，在档案管理工作上也基本具备了相对完善的规章制度，但是从信息化角度来看仍不健全，尤其是在档案信息的安全和保密系统方面缺乏完善的管理规范，以及档案的鉴定、归档以及销毁流程、档案管理信息化建设的电子设备的日常维护和保养都缺乏标准化的明文规定。比如档案的归档在范围和分类上不够细致，容易出现档案的错分和漏分等问题，比如档案的调取和共享在借阅权限设置和系统限制方面存在较大的漏洞，存在安全隐患，以及电子设备的维修和保养上没有明确的时间和标准，忽视了对硬件设施的保护等。
另一方面，高校档案管理工作在安全保密软硬件设施建设机制以及工作人员的安全保密意识方面都有所欠缺，高校档案管理信息化建设过程中由于投入的资金有限，因此在防火墙、防盗、防线路截获、电源保护等安全保密软硬件设施建设上相对落后，其档案管理信息系统的安全保密性能也缺乏规范的检测标准，加上档案管理人员的保密意识不强，在工作过程中不按照安全保密规程操作而导致无意中泄密，以及机房重地缺乏完善的管理制度导致入侵者乘机入侵等，这是推进高校档案信息化管理过程中的一个短板。
（四）档案信息化管理模式封闭固化
高校档案管理信息化建设过程中虽然逐步加强了计算机应用，但仍有相当数量的高校仍以人工管理为主，并且在档案信息资源的开发和应用上也相对封闭固化，仅限于本校内部机构以及本院系或专业内的人员调取使用，一般不对外开放，导致高校档案管理的社会公共服务功能和效益无法充分发挥，并且档案管理的信息化建设和开发利用仍停留在查阅服务上，导致档案信息化建设和开发效率低下，虽然部分高校探索建立了档案网页或网站服务，提供少量的档案资源信息服务，算是一种创新和突破，但还是难以满足信息化时代对高校档案工作的要求[4]。
（一）提高对档案管理信息化建设的重视程度，加强基础保障
首先要加强宣传，增强高校师生员工档案管理信息化建设意识。高校档案管理的信息化建设工作不是单纯用信息技术取代传统实物档案管理，而是长期地从思想到管理模式的深刻转变，因此需要引进先进的信息管理技术和设备，同时引导高校领导层及档案管理岗位工作人员转变管理理念、树立正确的档案信息化管理意识，这就要求高校要加大对档案管理信息化建设工作的宣传力度，引导师生认识到档案管理信息化建设的重要意义，以赢得广大师生的支持。
其次要引起高校领导层对档案管理信息化建设工作的重视，为其建设工作的顺利开展提供保障。在档案管理信息化建设过程中离不开先进技术设备和专业人才的支撑，以及充足的资金保障，而这些大量的人力、物力和财力的投入离不开高校领导层在政策上的支持和帮助，因此高校领导对档案管理信息化建设的重视，能有效地保障建设过程中所需的资源供给，有利于档案管理信息化建设的顺利开展。在档案管理信息化建设过程中，应及时将档案管理信息化建设的进程上报学校领导，提高学校领导对档案管理信息化建设的重视程度，为其建设奠定坚实的基础。
（二）完善档案信息资源管理制度
首先，要完善档案的归档制度，以双轨归档的形式提高档案录入和储存的完整性和安全性。双轨归档制度即实现实物档案与电子档案的双向保存，除纸质档案的常规归档外，还要充分利用网络信息技术实现纸质档案信息的精准录入和实时补充与更新，提高档案储存的效率以及调取和共享的便捷性和灵活性。
其次，要完善档案的保管和保密制度，严防档案信息泄露。传统的档案管理由于传播路径较为单一，因此档案信息在保管上相对安全，而档案管理信息化建设通过采用互联网信息技术和大数据技术虽然提高了档案管理的水平，但也改变了档案信息的传播速度和路径，增大了信息泄露的风险，无论是对学生个人还是学校都有着不小的隐患，因此，有必要完善档案保管保密制度，从而既能确保个人和学校信息的安全，也能促进档案管理信息化建设进程。
（三）推进数字档案馆藏，提高档案资源开发和利用效率
首先要改变档案的编研方式以提高档案信息化效率，在档案管理的信息化建设中要积极推进计算机、扫描仪等电子设备的运用，以提高档案编研的有效性和准确性，做好档案的扫描、录入、分类归档和保存等信息化建设的前端控制工作，更有助于提高档案管理的完整性。
其次要积极推进档案馆藏数字化进程，转变档案储存模式[5]，这也是档案管理信息化建设的重要环节，将传统的纸质文档和实物资料以文件袋整理-装袋-加封条和存箱的传统储存模转变为以电子文本形式和图像等数字化的数据库储存模式，更有利于后期档案信息的检索和提取，而信息化管理模式的建立和转型离不开信息化设备的支持，所以需要大力推进档案馆藏数字化建设的进程。
最后要完善数据库的检索方式来提高档案信息的检索效率和利用率。这就要求高校档案管理信息化建设过程中要积极推进档案数据库的建设，强化数据库检索的实用性，同时针对档案管理系统以目录检索为主要检索方式的现状，可以进一步完善全文检索的建设，实现目录和全文检索的全数据库档案覆盖，以提高信息获取的速度和准确性。
（四）提高档案管理人员的综合素质和信息化专业水平
一方面要加强专业教育，提高档案管理人员的专业素质。由于高校档案管理的信息化建设是一项涉及面广、工作量大且保密要求极高的工作，因此更需要具有专业素质的人才来从事和管理，针对目前高校档案管理人员普遍学历较低、专业性不足等档案管理信息化建设中存在的主要问题，高校要加强对档案管理人员的专业培训，通过提供大量专业化的培训机会和外出深造机会来提高相关工作人员对档案信息化管理的认识，掌握信息化管理技术，从而大力推进档案管理信息化技术的引进和运用。除专业要求外，还要提高档案管理人员的职业道德素养，基于高校档案管理工作的隐私性和机密性，档案管理人员只有具备良好的职业道德和专业素养，才能避免档案信息的泄露，尤其是在当今媒体发达的网络时代，良好的职业道德和修养更是成为档案管理人员的必要素质。
另一方面，高校也要积极引进管理人才和信息化人才，从而优化档案信息化管理的人才团队，为档案管理的信息化建设提供人才支撑。高校不仅是人才培养重地，也是学术研究和科研重地，档案管理重要性不言而喻。面对高校档案管理信息化建设中抓也人才的结构性缺失，学校要从根本上转变忽视档案管理工作的态度，加大对档案管理信息化建设的投入，引进相关专业管理人才，留住人才，提高管理队伍素质，真正解决信息化建设中专业人才缺失问题。
（五）全面做好档案网络信息安全保障及保密工作
首先高校要加大安全保障技术和硬件设施的投入，减少安全漏洞。高校档案管理信息化建设中，计算机技术和互联网信息安全是其建设的重要问题，数字档案馆藏的建立对计算机运转环境和信息安全有着较高要求，因此务必要加大安全技术的投入，不仅要加入防盗和加密措施以防止数据被恶意篡改或因操作失误而导致数据缺失[6]，还要在计算机传输过程中设置网络安全技术以防止电脑被恶意入侵或盗取数据，来全面保障计算机的安全运行和数字档案储存及传输的安全保密性。
其次要建立和完善安全管理体制，以及时发现并解决问题，不仅要在思想层面强化档案管理人员的信息安全和保密意识，还要从管理体制层面结合奖惩机制来激励其积极发现和解决问题，规范和约束档案管理人员的工作行为，为档案网络信息安全工作提供全面保障。
综上所述，推进高校档案信息化建设是高校档案事业发展的需要，是高校内涵式发展的需要，是信息化时代发展的需要。但由于推动高校档案信息化管理是一项系统性工程，需要高校、档案管理人员和社会公众等多方努力才能最终实现。
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