中小型国有企业采购管理体系探究
时间：2023-02-25 19:05:07 来源：千叶帆 本文已影响人
胡永锋
(厦门卫星定位应用股份有限公司,福建 厦门 361008)
各级国有企业管理部门对所出资企业在加强企业采购监管，实现降本增效，防范廉洁风险，有效防止国有资产流失等方面提出了指导意见，但在企业内部控制管理尤其是中小型国企采购管理体系的具体建设方面缺少相关规定。在采购管理研究层面关于采购管理体系建设的研究也相对较少，无法对中小型国企实际采购工作进行有效指导，导致企业在采购制度、采购监管、风险控制等方面尤其薄弱。
本文将参照《关于加快构建中央企业内部控制体系有关事项的通知》，以及国资委针对“内部控制体系建设与监督工作”于2019—2022年先后出台的文件要求为依据，结合多年采购管理体系建设的实践，从采购管理制度、采购管理流程和采购信息系统三个方面，阐述了中小型国企抓好内部控制建设的基础工作和关键环节，以构建相对完整采购管理体系的内容和方法。希望企业在加强采购规范管理的同时，减少采购风险，提高采购效率，不断完善中小型国企采购管理体系建设。当前，中小型国企应该借助体制优势，抓重点、补短板、强弱项，完善企业内控管理建设和采购管理体系的构建，提高采购决策效率，实现企业降本增效等，进而推动企业的整合、壮大、做强，实现中小型国企市场化转型，使企业能够在激烈的市场竞争中取得成功、占据一席之地，避免成为“两非”“两资”等“僵尸企业”而被剥离、清退，为实现中小型国企成为国民经济发展的支柱具有重大的意义。
政府出资人的性质决定了国企同时具有商业类和公益类的属性，也导致其采购活动兼具公共采购和企业采购的双重性。公共采购主要由法律法规予以规范，国企可以参照《招标投标法》《政府采购法》等。《招标投标法》针对采购工程项目，仅规定了“招标”这一种采购方式，但中小国企由于本身规模特点，达不到招标条件的采购活动相对较多。《政府采购法》则明确适用于“各级国家机关、事业单位和团体组织使用财政性资金的采购行为”，无法对实际采购工作进行有效指导，企业只能依据内部的采购制度进行规范。但当前中小国有企业在采购制度、采购监管、风险控制等方面尤其薄弱，使得企业采购活动难以适应当前市场快速发展变化要求的问题特别突出。
《关于加快构建中央企业内部控制体系有关事项的通知》要求，各中央企业要按照管理制度化、制度流程化、流程信息化的要求，抓好内部控制建设的基础工作和关键环节。针对内部控制体系建设与监督工作，国资委于2019—2022年先后出台文件，将风险管理和合规管理的要求嵌入内控制度中，实现企业“强内控、防风险、促合规”的内部控制体系建设目标。
本文建议中小型国企参照央企内控管理体系构建的要求，从采购制度、采购流程、采购系统三个方面构建采购管理体系(见图1)。采购制度是采购合规的基础，体现企业采购的管理思想、管理方法和管理手段等。采购流程是采购制度的落地和细化，强化了采购制度的可操作性和执行力度。采购系统实现业务流程从“碎片”到“集成”，可以判断制度、流程是否执行到位。采购系统能更好地固化采购流程，推动企业采购管理的规范化、标准化、自动化。
图1 采购管理体系组成
采购制度属于企业管理制度一环，主要包括采购组织、采购执行、采购绩效、采购监督等管理内容。
2.1 采购组织管理的内容
中小型国企的采购组织应依据决策、执行、监督三分离的原则，建立符合企业制度的采购领导组织、采购执行组织和采购监督组织[1]。采购组织设置见表1。
表1 采购组织设置表
2.2 采购的执行管理
采购执行管理是采购人员依照采购制度，完成采购需求任务，实现采购目标的重要职能。主要工作包括如下四方面的内容。
第一，业务支持。采购组织在企业对外项目报价或投标时，提供物资信息、价格信息、技术方案等，以满足项目外购物资选型、效益分析和风险评估等。
第二，物资采购。采购组织对企业的生产计划、库存计划、销售计划等汇总和分析，依照采购制度规定的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询比价、直接委托等确定供应商和价格，签署采购合同，要求供应商按合同或计划交货，完成物资验收和付款，确保供应商提供售后服务等工作。
第三，过程管控。采购组织具有按照法律法规、内部管理制度等，规范采购过程、降低采购风险的职能。将采购过程的合规性纳入采购人员绩效，并依照制度接受定期审计和检查等。
第四，成本管理。采购组织具有及时收集市场信息、主动分析采购成本、积极寻找采购总成本节省机会的职能。依照卡拉杰克模型分析法，供应总成本与供应风险的关系[3](见图2)。针对不同的物资类型以及不同的供应风险，采购组织实施差异化的采购策略，从设计、寻源、定价、交付、物流、仓储、售后等全过程，追求采购总成本节约，以提高企业经济效益。企业采购的战略型物资，属于高总成本高风险的物资，一般建议与供应商形成长期的合作关系，以保证供应的稳定性。企业采购的杠杆型物资，属于高总成本低风险的物资，由于供应商多容易采购等，可以采用成本最优的策略，如短期合同、多家供货等以获取较大的成本节省。企业采购的瓶颈型物资，属于低总成本高风险的物资，建议采用长期合同、加强供应商关系维系等以减少供应的中断。企业采购的普通型物资属于低总成本、低风险的物资，建议简化采购操作或者采购外包等方式，以降低企业运营成本。
图2 供应总成本与风险关系
2.3 采购的绩效管理
中小型国企应当建立有效的绩效管理制度，针对可量化、可衡量的目标结果、执行承诺等关键指标进行考核管理，主要包括采购人员绩效管理和供应商绩效管理。
根据企业实际情况，采购人员绩效可针对采购的时间、品质、价格、数量、效率等绩效指标，进行内部定期考核或项目考核。做到考核与激励相结合，以提高采购部门工作完成度，达成企业采购目标。企业根据员工绩效考核的结果，可以发现员工执行与规范的差距，从而有针对性地制订员工发展和培训计划，使员工的素质得到提高，最终促进企业管理水平的整体提高。
中小型国企对经常合作的供应商在技术、质量、成本、交货、服务等关键指标上进行考核，以达成采购目标。企业可以采用日常考核与年终考核相结合的方式来进行绩效管理，供应商的交付质量和改进的短期指标由月度或季度的日常考核完成；
供应商的价格水平、技术支持、售后服务等长期指标，结合日常考核的情况，综合进行年度考核。针对供应商考核结果，通过设定不同的等级，对优秀的供应商加强合作，如提高订单配额、减免检验批次、供应商奖励等。对于等级较低的供应商，限期改进、减少合作直至取消供货资格等，以提升双方的合作关系，达成企业采购战略目标。
2.4 采购的监督管理
企业应该建立健全内部监督管理制度，完善监督管理流程，明确内部监督检查主体及职责。企业中采购决策、执行和监督三者关系见图3，确保采购监督组织能够有效监督采购的决策和执行活动，以保证采购活动符合相关法律、法规以及企业内部制度的要求。
图3 采购决策执行监督组织关系
其中，企业纪检监察部门应把物资采购检查监督工作作为内部监督和效能监察的重要内容。内部审计部门应加强物资采购的审计监督，对采购计划的制定，招标、开标、评标、定标，合同签订，物资进企业检验、入库、资金结算等全过程进行全面的监督检查，实现对本单位的采购活动进行监督、警示等。内控风控部门认真开展企业采购风险源辨识、重大风险评估、风险管理和内部控制检查评价工作，提出改进建议和方案，督促内控缺陷整改，促进企业控制采购风险。企业应逐级完善采购决策、组织、技术等相互分离的制衡机制，明确关键环节、监控重点和路径，采购需求的提出、组织实施、事项审批不由同一岗位承担，监督人员不参与所监督项目的审批或决策。
企业采购监督管理应当坚持内部监督与政府监督、社会监督相结合，日常监督与专项检查相结合。企业应每年组织采购管理专项检查，对检查情况进行通报。
3.1 采购流程的设计思路
中小型国企常出现的流程问题就是采购效率过低。一个物资采购项目从提交申请到签署合同，再到交付顾客，往往需要经过多个部门、高层进行审批，耗费较长时间。如何设计和优化采购流程，在控制采购风险的同时，提高物资交付速度，达成顾客满意度是企业面临的重要课题。
中小型国企应依据实际情况和发展目标，从梳理采购流程的业务事项开始，识别业务事项的风险。按照组织或项目结构定岗定责，制定审核批准，明确控制方式和文档资料，最后画出流程图，以建立和完善采购流程。合理简化工作流程，优化组织架构，明确工作重心是流程设计的重点。流程可以参考表2来梳理、制定和完善。
表2 流程设计检查表
3.2 采购流程的主要内容
中小型国企采购流程主要包括供应商管理流程、采购交付流程等。供应商管理流程就是通过对供应商的考察和评估，合规地选择供应商，并且所选择的供应商有能力持续、稳定、及时、优质地向本企业提供物资。供应商管理流程须明确经常和临时的采购需求、物资分级分类、供应商分级分类等规范，一般情况下，主要包括供应商寻访、供应商调查、合格供应商批准、供应商考核等过程(见图4)。
图4 供应商管理流程
采购交付流程就是依照采购制度选择采购组织形式和采购方式，定价后签署采购合同，供应商按要求交货和验收，企业支付货款给供应商等过程。需求评估是影响整个采购交付的核心，包括需求分析、功能分析、品质标准、技术要求、物资预算等问题。重要的项目采购，除进行市场需求分析外，必要时须多部门参与效益分析、风险评估等。定价流程是采购交付的重要节点，从采购方式的选择、供应商和价格的确定，不仅关系到需求任务的准确达成和成本的高低，也关乎采购公平性、采购效率等问题。采购交付流程主要包括采购计划、采购方式选择、定价审批、合同流程、交货验收、对账付款、售后等过程(见图5)。
图5 采购交付流程
低值类物资可以从电商直接采购，但需在采购制度中制定相应的规范，限定物资的种类、用途、预算金额、采购电商名录等，确保电商直采的规范性。
4.1 采购系统的重要性
中小型国有企业应建立采购管理信息系统，将采购制度的理念和采购流程的路径内嵌在采购信息系统中，提升采购制度和采购流程执行的效率，在企业资源整合、数据共享、信息集成等方面发挥重要的作用。另外，信息系统是企业采购的数字化，推进采购业务管理移动应用，实现采购业务的可视化管理的基础。
4.2 采购系统的开发要求
采购信息系统须兼顾采购计划、交易流程、决策支持、绩效监控等过程，实现企业物资、资金和信息支撑采购流程的循环。开发人员必须要理顺三条流：物资流从供应商到企业再到客户流动，资金流从客户到企业再到供应商流动，信息流是供应商-企业-客户可以双向流动的。物资流是供应链的根本，信息流是供应链的神经，资金流是供应链的血液[4]。
采购系统开发的一般步骤：梳理业务需求，理顺业务流程，系统原型设计，系统实现，用户培训，系统切换，系统优化等阶段，需要逐步开发和完善(见图6)。有效的需求梳理是采购系统能否开发成功的关键，包括对企业现状进行调研和梳理、设计未来业务流程蓝图和确认、数据收集整理等。
图6 信息系统开发步骤
采购信息系统开发的主要方式包括自行开发、委托开发、联合开发以及购买标准软件等，需要企业管理者基于企业实际情况、发展规划等开发信息系统，本文不再展开论述。
4.3 采购系统的主要组成
采购信息系统主要由人、硬件系统、软件系统、云系统等构成；
采购信息系统主要功能模块应包括采购的主要业务流程，需要实现流程信息化，审批信息化，数据信息化等功能；
各企业根据发展规划，结合公司的实际情况合理设计和开发采购系统，主要采购模块如图7所示。
图7 信息系统采购模块
目前，中央企业普遍在集团层面制订了统一的采购管理体系，覆盖采购的全过程，并配套建立了标准化文本、流程、规则，降低人为因素对业务质量、效率造成的不确定性影响，努力实现操作公开、过程受控、集体决策，着力打造“阳光央企”。根据国资委企业改革局的数据，2021年中央企业公开采购率90%，全面加强供应商管理，有效降低企业经营成本，提升采购产品和服务质量，全年节约采购成本超过5400亿元，供应商动态考评率和质量管控覆盖率达到97%和98%。当前，世界经济全球化遭遇逆流，单边主义和贸易保护主义上升，企业与企业的竞争越来越演变为供应链与供应链的竞争。采购工作随着“上接供应战略，下联成本交付”越来越受到国内外企业的关注，采购战略也逐渐成为重要的企业职能战略之一。另外，中国为了尽快加入政府采购协议(Government procurement Agreement，简称GPA)，需要在出价清单中加入国企采购，采购制度领域的改革步伐将提速。
综上，中小国企应当加快采购管理体系的构建，依据自身情况建立完善的采购制度、采购流程和采购系统，将风险、合规的要求嵌入到采购管理的体系当中，由“无序”到“规范”，从“粗放”到“精细”。通过加强采购的全过程控制，提高采购的质量和效率，获得采购成本的节省，实现企业经济效益的提高。
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