应进馆各类档案整理方法——《河北省档案馆（河北省方志办）关于开展到期档案依法接收进馆的通知》释义（之一）
时间：2023-03-02 08:35:06 来源：千叶帆 本文已影响人
■康云梅
为认真贯彻实施《中华人民共和国档案法》，今年3月份，省馆（办）制定印发了《河北省档案馆（河北省方志办）关于开展到期档案依法接收进馆的通知》（以下简称《通知》）（冀档馆发〔2022〕6号），有序开展了到期档案依法接收进馆工作。结合各类档案接收进馆标准，笔者就几个大的门类传统载体档案（包括文书、会计、科技档案等）在整理过程中所遵循的原则、整理规范等分别进行释义，以供读者参考。
按照《通知》要求，依年度排序，今年应移交档案为2002年及之前各立档单位形成的永久保管的档案，因此，相应时期形成的文书档案可按照当时的标准进行整理。
（一）以“卷”为单位整理的文书档案
2000年前的文书档案是以“卷”为单位进行整理的，文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背填写等，应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-1988）要求。
1.整理原则。在对归档的文书档案以“卷”进行整理的过程中，要充分利用原来的整理基础，保持文件之间的联系，便于保管和使用。档案原来的整理基础是前人整理档案的成果，其中主要强调以下两方面：
（1）已整理完成的。只要是经过整理，有目录可查有规可循的档案，就应力求保持其原有的整理体系，一般不再重新整理，原则上应当保持原卷册的封装，必要时可做适当的加工整理，按照接收标准及要求做好补充完善，分类排列。
（2）有必要进行再次整理的。必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的，对整理不当和错误的部分要经过仔细分析，摸清情况之后再进行改动和调整，避免人为破坏文件之间的联系，保证档案整理质量。
2.整理内容。以“卷”为单位整理的文书档案每本案卷必须包含4方面内容，即案卷封面、卷内文件目录、案卷内容和卷内备考表。
（1）案卷封面。文书档案案卷卷皮为硬卷皮和软卷皮两种，案卷封面项目包括全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号，其中，常用的档号包括全宗号、目录号、案卷号。项目填写需用耐久材料书写准确、规范、字迹工整清晰或计算机打印。案卷题名既要简明确切又要结构合理，体式一致，文字简练，准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。案卷目录号应区分不同保管期限编制，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，要考证清楚后填写。
（2）卷内文件目录。卷内文件目录项目包括序号、文件号、责任者、题名、日期、页号、备注，项目填写需用耐久材料书写或计算机打印，对文件材料的题名不要随意更改和简化，对无题目的须重新拟写题名，自拟内容外加括号。没有责任者或年、月、日的要考证清楚，用规定符号填入有关项内。会议记录应填写出会议的时间和主要内容，字迹工整。卷内文件目录放在卷首。
（3）卷内备考表。卷内备考表项目包括卷内文件材料情况说明（可填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、立卷人、检查人、立卷时间，按规定逐项填写齐全，准确无误，立卷人与检查人不能是同一人，可手签或盖个人章。卷内备考表置于卷尾。
3.案卷的装订。装订一般采用“三孔一线”左侧线装方式。对破损的文件材料应按裱糊要求托裱，字迹扩散或字迹模糊材料、不符合保护要求的材料，应复制并与原件一并立卷装订。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。卷内应剔除易锈蚀、易氧化的金属物和塑料装订制品。原装订方式符合要求的，应维持不变。单份装订的案卷应逐件加盖档号章，档号章的位置在每件文件首页的右上角，项目包括全宗号、目录号、案卷号、件号。
4.页码编写。卷内材料宜在有文字的每页材料正面右上角、背面左上角空白位置编写阿拉伯数字页号，整卷装订的编制大流水号，单份装订的编制小流水号。文件材料已印制成册并编有页码的、拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
5.编制全引目录。以“卷”为单位整理的文书档案在进馆时，需要附上本单位编制的全引目录，即案卷目录+文件级目录，又称“卷内文件目录汇集”，包括案卷档号、案卷题名、起止日期、总页数、保管期限、备注及卷内文件目录等项目，在备注一栏中，要详细标注档案密级和鉴定开放内容，如密级文件是否到期解密，非涉密文件是否满25年后向社会开放及有无权限等问题。
6.装盒。软卷皮档案应装入档案盒。
（1）档案盒封面为空白面。
（2）档案盒脊背。项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。盒脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号，其中起止卷号填写XX-X卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。
（二）以“件”为单位整理的文书档案
2000年以后文书档案应以“件”为单位进行整理，归档文件的装订、分类、排列、编号、编目等，2000-2015年应当符合《归档文件整理规则》（DAT 22-2000）要求；
2016年后应当符合《归档文件整理规则》（DAT 22-2015）要求。以2000年《归档文件整理规则》（DAT 22-2000）为例：
1.整理原则。归档文件一般以每份文件为一件，归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，并应区分不同价值，便于保管和利用。
2.整理内容。以“件”为单位整理的文书档案一般以每份文件为一“件”，一般来说顺序为：正本在前，定稿在后，发文处理单在正本之后定稿之前；
正文在前，附件在后；
原件在前，复制件在后；
转发文在前，被转发文在后；
来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
结论性材料在前，依据性材料在后；
不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字本在后；
有收文处理单的，可放在最前面。
3.归档章。归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置，用红色印泥盖章并填写相关内容。归档章设置全宗号、目录号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
4.备考表。每盒应附上备考表，置于盒尾，填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期，立卷人与检查人不能是同一人，可手签或盖个人章。
5.文件装订。归档文件材料应以“件”为单位进行装订，宜采取线装法装订，页数较少的，使用直角装订，文件较厚的，采用“三孔一线”左侧线装方式，装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读，应剔除易锈蚀的金属物和塑料制品。原装订方式符合要求的，应维持不变。
6.页码编写。一般以件为单位编制页码，页码应逐页编制，宜在有文字的每页材料正面右上角、背面左上角空白位置编写阿拉伯数字页号；
文件材料已印制成册并编有页码的、拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
7.编制归档文件目录。以“件”为单位整理的文书档案在进馆时，应编制归档文件目录，编目应准确、详细、便于检索，包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。
8.装盒。按三级分类法整理的归档文件按顺序装入档案盒，不同年度、保管期限的归档文件不能装入同一档案盒。
（1）档案盒封面。刻章（使用耐久红印台）或用耐久材料书写，将立档单位名称（全称或通用简称）盖（写）在档案盒封面双横线上方。
（2）档案盒脊背。项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写，准确、规范，字迹工整清晰。项目包括全宗号、目录号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号，用阿拉伯数字自上而下填写。保管期限用汉字填写。盒号指档案盒的排列顺序号，可按进馆要求填写，如机关档案室认为有必要填写盒号，可用铅笔填写。
（一）整理原则。《会计档案管理办法》（国家档案局79号令） 在2016年1月1日起施行，旧的《会计档案管理办法》财会字(1998)32号同时废止，无论如何变化，会计档案有自身的形成规律和特点，一般由财会部门随时立卷，定期保管，因此在整理会计档案时不应打乱原有基础，原则上应当保持原卷册的封装，保持其外形特点，然后分类排列。
（二）接收范围。包括决算、年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等。
（三）整理内容。每本案卷要包含4方面内容，即案卷封面、卷内文件目录、案卷内容和卷内备考表。
1.案卷封面。包括单位名称、内部机构名称、案卷题名、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并有会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。
2.卷内文件目录。同以“卷”为单位整理的文书档案。
3.卷内备考表。同以“卷”为单位整理的文书档案。
（四）案卷的装订。同以“卷”为单位整理的文书档案。
（五）编制全引目录。同以“卷”为单位整理的文书档案。
（六）装盒。
1.档案盒封面。会计档案盒封面项目包括全宗名称、案卷提名、时间、卷数、张数、保管期限、全宗名称、案卷号等。
2.档案盒脊背。会计档案盒脊背项目包括年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等。
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