建设符合地区发展的数字档案馆
时间：2023-03-23 18:25:05 来源：千叶帆 本文已影响人
苏小丽
（抚顺市档案馆，辽宁 抚顺 113000）
数字档案馆建设即是对传统档案馆的升级，也是档案馆新发展的强大动力。它打破了传统档案馆查找不便、需要大量库房储存并且需要大量人力财力进行保护等弊端，在信息技术发展的同时也为建设数字档案馆提供契机。由于档案专业的特殊性，加之档案馆的馆藏档案存量非常大，数字档案馆建设不是短时间内完成的，是一项长期的、投资巨大的工程，这就在建设数字档案馆时对技术和管理的要求也就相应的增加，同时在档案馆中如何做好数字档案与纸质档案之间的衔接，地方经济发展现状与人才需求的供给也是数字档案馆建设需要思考和处理的课题。
档案数字化不是孤立存在的，他与社会信息化的发展也能够同步发展，我们要对各级各类综合档案馆的数字档案建设制定各种制度，来确保馆藏档案数字化有条不紊地实施，首先要制定数字档案馆建设中长期规划，把该项工作纳入馆每年的重要工作，制定中长期规划时最好按三年中期、五年长期规划。三年规划由于人员、资金等客观因素相对稳定，就要结合馆藏实际优化馆藏数字化工作，如：抚顺市档案馆就是根据社会利用档案的重要程度来优先开展涉及人事、土地、劳动、工资等馆藏民生档案数字化，快速实现检索，使利用效果最大化，即不会因领导、技术人员、资金变动等情况而使数字化工作充满变数，也不会打乱馆藏档案数字化的整体步伐。五年的长期规划除在优先馆藏档案数字化的基础上，按照馆藏全宗顺序有条不紊地开展数字化工作，使馆藏档案数字化工作稳步推进；
其次是完善实施数字化工作的各种制度，如：软件操作、数据采集、数据库维护、信息发布、保密安全、接收利用、人员管理、监理与验收等制度，这些制度规范了在馆藏数字化过程中所有工资程序，使我们有章可循；
第三是对接收进馆全宗单位档案数字化调研要经常性，馆藏增量档案的来源是同级基层档案室的档案，不但接收纸质档案同时还要接收电子档案，由于基层单位的业务主体不是档案工作，只是本部门行政工作的一部分[1]。特别是近年来退休人员增多，人员锐减，基层档案工作人员基本都是兼职的，有的甚至是临时工作人员，文书、档案、保密、财务、人事等行政工作统揽一身，无暇兼顾档案工作，再者档案工作鼓噪乏味，很难有人干时间长，一年换几人档案人员的单位现象存在，有的单位几年都没有整理档案更别提档案数字化工作了，这就造成档案人员素质、完成时限、案卷质量等差异给进馆电子档案质量构成威胁，而我们在工作中往往忽略馆藏增量档案调研经常化的重要性，只是一味盯住馆藏存量档案各种制度的建立，使我们在数字档案馆建设的路上永远在做基础工作[2]。
数字档案馆建设是一项依靠技术支撑、投资巨大的复杂系统工程。不仅需要购置计算机、扫描仪、缩微设备、大型复印机等硬件设备，而且需要投入大量的人力作保障[3]。例如，初步统计，抚顺市档案馆馆藏档案16.5 万卷，按每卷120 页计算共有1990 多万页，需要15-20年时间，约800 万资金，馆藏档案数字化工作还需要大量的、稳定的数字化加工人员和现代化设备，要将如此大量的文字、图纸、照片、音像等一点一滴输入、校对、修改、管理、维护、数据备份等，转换成电子文件，以便于档案的检索。目前馆藏档案数字化资金只列在了档案保护费中，没有专项资金保障，造成有资金就干，没有资金馆藏档案数字化工作停滞的尴尬局面。这样繁重的工作，需耗时数年甚至更长时间，况且数字档案馆建设也不是一劳永逸的工程，其维护和使用费用极高，需要后期不断地投入大量资金来维持其正常运行，所以在实践工作中操作起来困难重重，受经济条件约束极大[4]。各级各类综合档案馆要争取到各级领导对数字档案馆建设工作的重视和支持，这样才能有资金来加强档案数字化工作机构、人员、办公、设备等的完善和更新，尤其是要保障数字档案馆建设工作有专项资金，否则，这一工作将会受到很大制约，数字档案馆建设将是一句空话。而对于大部分的档案馆来说，目前馆藏档案数字化资金都相当有限，省级行政管理部门要积极为数字档案馆出台政策，对各市“档案数字化”要有具体的进度要求。近年来国家、省档案行政管理部门出台了《市、县国家综合档案馆测评办法》保证此项工作有据可依。我馆积极参加《市、县国家综合档案馆测评办法》，在工作中找出数字档案馆建设中的差距与不足，并及时向市委、市政府打报告争取资金和政策的支持，如果得不到相关部门的资金保障和政策支持，数字档案馆建设工作无法开展下去。在“十三五”期间，国家下发了《“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作总体规划》，2017年-2019年我馆积极争取国家重点档案保护与开发资金208 万元，用于馆藏国家重点档案数字化目录数据库建设29.5 万条，全文数据库建设326.8 万张幅，基本完成馆藏档案数字化量的五分之一，通过此次的国家重点档案目录数据库建设的任务实施，使馆藏的历史档案更好地为信息资源开发服务，为深度挖掘馆藏资源打下坚实的基础。在此项目没开展前，历史档案除在确保档案实体安全的情况下，小范围为编史修志服务，无法更广泛地满期足社会各界想要利用历史档案的需求，制约了抚顺地区历史的研究与发掘。此次任务的开展使我们更细、更深的了解馆藏，尤其是挖掘馆藏红色资源，利用红色资源，传承红色基因提供了便利条件，如：挖掘馆藏抚顺十四位革命先烈的生平事迹完成《抚顺英烈年谱》，再如：在档案局馆网站、微信公众平台上开办了“档案发现”栏目介绍馆藏历史档案，受到社会各界观展人员的认可。再者，馆藏的新中国成立前纸质档案（1900-1948年）历经120年之久，纸张有变脆、发黄、发霉等情况，在数字化后封存纸质档案利用电子档案，最大限度地延长了民国纸质档案寿命，提高了馆藏档案的科学管理水平，使开发和利用新中国成立前的档案更准确和高效。因此，加大资金投入，完善档案馆基础设施建设和稳定馆藏数字化队伍是数字档案馆建设的有力保障。
数字档案馆建设中档案数字化是重要内容，其包含馆藏存量和接收的增量档案。第一，馆藏存量档案要选择合适的档案进行数字化是数字档案馆建设的有效途径。数字档案馆建设是一项长期的艰巨的工作，必须从一开始就确保它能稳定运行[5]。对于市级档案馆来说，要在短期内大规模地进行全部馆藏档案数字化是不可能的，难度极大，它需要将馆藏存量纸质档案，通过档案数字化采集设备进行电子化转换，并结合相应的图像处理技术转化为计算机和档案管理系统可识别的格式供人们使用。这就要求档案数字化的数据共享，应有一个可遵循的标准，不至于到数字化加工完成后形成数据孤岛，弃之可惜，用之不上。统一标准，就不仅要有彼此兼容的硬件环境，还要有一致的文件格式，统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、目录数据库标准、全文数据库标准等等。虽然国家、地方档案行政管理部门近年来纷纷出台了针对数字档案馆建设标准，但在实际操作上还大相径庭，如：“十三五”期间，国家出台了《“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作总体规划》，主要任务是对各级各类综合档案馆馆藏民国档案目录数据库和全文数据库建设，为数字档案馆建设奠定基础。同时也出台了民国档案目录和全文数据库建设规范和接收标准，但是在实际工作中与现有的档案馆馆藏档案的目录数据库和全文数据库标准不同，给这部分数据的资源共享造成一定的困扰。所以在由数字档案馆的各项标准构成的体系中，既要确保每一项标准的内容前后协调一致，又要保证各项相关标准之间在内容与技术方面的协调一致，这就要适时地增加备注项和必著项，还要有项目增加或减少功能，只有这样才能有效地维护数字档案馆标准在整体上的系统性及与其他相关标准间的一致性。第二，严把接收增量档案入馆质量关，提高档案整体质量是数字档案馆建设的重要环节。在数字化档案馆的建设中，依据《档案法》要求，随着时间的推移，存放在基层的馆藏全宗档案应陆续接收进馆，但是这部分增量档案数字化的情况参差不齐，我馆馆藏档案全宗大部分截止到1990年，近年来由于我馆搬迁等客观因素影响，使接收进馆档案工作滞后。根据调研，应进馆档案近16 万余卷（件），一部分档案由于形成的时间较长。21世纪初，档案数字化还没有普及，有的是手写目录，好一点的是机打目录，但是元数据已经丢失，这部分档案基本没有全文数字化；
另一部分是2018年机关事业单位机构改革后（抚顺市城建档案馆与我馆合并），的档案，很多撤并单位的档案无人整理更没有把档案数字化工作提到议事日程，更有甚者有的单位这部分档案无人管理，用麻袋装着放在库房角落里无人问津，当作闲置的文件材料。加之档案局和档案馆职能分开，档案局人员和功能有待完善，指导没有及时到位，档案馆接收又不符合接收进馆标准，如果接收进馆增加了档案馆馆藏数字化的难度，不接收就散落在基层单位无人问津，再过一段时间这部分档案很可能有丢失的风险，而且这部分档案的数量不在少数，根据抚顺市档案馆的调研，仅在2018年机关事业单位改革中撤并单位就有79 家，近十万余件文件材料，几乎涉及了整个机关团体和事业单位，在2018年--2021年因进一步巩固和完善机关事业单位改革的成果，又有几家撤并或单独成立了新的单位，进一步弱化了档案的管理。即使新成立的单位领导有很强的档案意识想把档案数字化承接起来，但是文件材料数量巨大，缺少必要的档案数字化人员，又不熟悉原撤并单位工作性质职能，而且还需要大量的资金来完成此项工作，在既没有资金又没有人员的情况下，只有把这项工作暂时搁浅起来，进馆档案质量都不符合要求，档案数字化基本无从谈起，更加剧了丢失或损毁的风险，也有的档案数字化的单位经过机构或人员的更替，数据已经遗失或部分损坏，使以前档案数字化工作前功尽弃，还得重新进行档案数字化工作。鉴于此，首先要加强局、馆对接收进馆档案的指导与协作。在新形势、新情况下结合馆藏档案数字化实际，联合下发档案馆接收标准和接收范围，标准和范围的制定既不能过高，也不能够过低。档案接收标准过高，由于基层单位的档案工作只是政务工作的一部分，不是本单位的主流业务，人员和资金都很匮乏，如果档案接收标准要求过高，无形中增加基层单位档案数字化的难度，使他们怎么努力都达不到档案的进馆标准，只有放弃该项工作；
档案接收标准过低又增加了馆藏档案数字化的压力。
数字档案馆建设工作的核心是人才的建设，人才是基础。没有人才作为支撑，数字档案馆建设将无从说起。就算是最基础的数据录入，仅懂得计算机的一般操作也是不行的，还需要具备一定的档案专业知识，更需精通计算机知识，才能掌握不断更新的档案管理软件，才能更好地运用和操作档案软件系统。此外，还需要懂得软件系统的维护、管理、完善及系统升级的专业人才。因为档案数字化管理是一个跨学科、多专业、涉及面广的复杂的系统工程。数字化管理不仅需要精通计算机的，而且要懂档案管理的复合型人才。抚顺市档案馆在开展馆藏档案数字化过程中一直注重档案与计算机专业知识复合型人才的培养，也在逐步完善和优化，积极储备档案数字化复合型人才[6]。首先馆藏档案数字化加工人员无论是本单位招聘人员还是通过第三方进行馆藏档案数字化加工的，实际档案数字化工作并不复杂，但是某些环节却需要丰富的经验和较强的专业知识，抚顺市档案馆指定专门部门，指派一名具有高级职称的专业人员具体负责馆藏数字化工作，通过市人才市场招聘公益岗位人员来实施馆藏档案数字化工作，但是这些人员对档案专业比较陌生，存在边学习边工作的现象，而且工作报酬普遍不高，极易离职，人员的频繁更迭和边学习边工作模式无形中忽略了安全防范，甚至在特定环节会出现因专业上的问题而出现差错并忽略过去，这对馆藏档案数字化安全将是一个严峻考验。因此，在实际工作中提高现有人员业务素质，加强培训，开展零散培训与集中培训相结合的方法，即在工作中如果是个性问题随时遇到问题随时解答，是共性的问题在规定的时间内进行集中培训。只有改变现有人员结构，更新档案工作者知识领域，形成强有力的人才支撑，才能推进数字档案馆的建设工作。
21世纪是信息产业主导的世纪，数字档案馆的建设是发展的必然趋势，市级综合档案馆要抓住这个契机，制定合理的规划，在重点做好数字档案馆建设的基础工作外，进一步促进数字档案馆有关规范的完善，努力解决数字档案馆建设的瓶颈，使数字档案馆建设向着快速、健康和良性的方向发展。
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