内部控制下医用耗材收费同源化管理研究
时间：2023-04-09 11:20:06 来源：千叶帆 本文已影响人
高金金，周伟
中国医学科学院北京协和医院绩效与运营管理办公室，北京 100730
医用耗材是医院开展各项医疗诊治活动不可或缺的重要保障性物资，在医院成本支出中占据很大比重[1-2]。2020 年国家卫生健康委员会和国家中医药管理局组织制定并印发了《公立医院内部控制管理办法》（以下简称《内控办法》）[1]，提出医院应有效防范和管控内部运营风险，建立健全科学有效的内部制约机制，促进公立医院服务效能和内部治理水平不断提高，要将内部控制流程和要求嵌入信息系统，对医用耗材的内部控制和信息化建设提出了更高的要求[2-3]。根据价格政策的耗材收费属性， 医用耗材分为可收费医用耗材和不可收费医用耗材。
近几年，国家及地方对公立医疗机构可收费医用耗材临床使用及收费的审计监查力度不断增加，对医院耗材的内部管理和信息化建设提出了更高的要求[4]。
因此医用耗材的费用控制和使用监管为医院精细化管理重点关注的内容之一，是医院内部控制管理的重要任务[5-6]。医院应加强医用耗材内部控制，推动信息化建设[7]，减少或消除人为因素，充分防范风险，提升运营效益，增强医院核心竞争力[8]。
本文通过分析可收费医用耗材管理现状及可能存在的风险和问题，提出医用耗材收费同源化管理模式，以提高医院内部控制建设水平，助力医院高质量发展。
随着我国医疗技术水平的高速发展和医院规模的不断扩大，医用耗材的采购品种和采购数量也快速增长[9]，因此耗材管理工作量大，业务环节监管不到位，易出现错误。为使医用耗材物资管理更加规范化、精细化，各医院逐步引入物资管理系统，以提高医用耗材信息化管理水平，然而很多医院医用耗材的采购信息与收费信息并没有紧密结合， 物资系统与收费系统信息不能及时、准确对应，各自形成信息孤岛[10]，无法建立有效连接，易出现内控管理不到位造成漏收、错收等风险[11]。
1.1 医用耗材基础信息维护不同步
医用耗材准入后，在物资系统、收费系统、医嘱系统中维护基础信息是医用耗材业务管理的重点环节，分别由采购部门、物价部门、信息部门完成，管理环节多，操作不同步。
采购部门维护医用耗材物资信息，包括耗材名称、规格型号、注册证、采购价格、供应商等；
物价部门维护医用耗材收费信息，包括收费名称、收费依据、收费价格等；
信息部门维护医用耗材医嘱信息，包括医嘱名称、医嘱执行科室等。各系统间信息不共享、部门间沟通协调不畅等问题普通存在，人为操作不可避免地出现时间差异、内容差异、效率差异，极易因人为疏漏而导致内部运营风险。
1.2 不同系统中医用耗材名称不一致
导致各系统间医用耗材名称不一致的原因很多，主要是因为医用耗材物资名称多以医疗器械注册证名称为主，部分耗材随着注册证更新发生了较大变化，而收费名称和医嘱名称并未随注册证名称的变动予以更新，导致物资名称与收费、医嘱名称不一致。
有时会造成临床科室在实际使用及计费时很难准确对应，耗材辨识性较差，导致医用耗材的申领与使用、使用与计费张冠李戴，易产生漏计费、多计费、串计费等违规收费风险[12]，还会对医用耗材库存盘点、数据统计分析等产生影响。
1.3 医用耗材数据溯源难度较大
目前医用耗材品牌规格繁多且日常消耗数量庞大，同一医用耗材在物资系统、收费系统、医嘱系统分别按各自系统规则赋予不同编码，且多为流水号码。
在医用耗材编码不统一情况下，各业务流程节点之间难以做到相互匹配、一一对应，无法实现医用耗材溯源管理[13]，导致监督管理及数据分析困难，可能存在一定业务管理风险。
以上问题均不同程度产生管理风险，只有通过对风险进行有效识别，及时查找原因并加以改进，才能保证医院运营合法合规，提高效率。
《内控办法》 中提出医院应加强医用耗材引进和使用过程中的管理，建立可收费医用耗材的信息流、物流、单据流对应关系， 将内部控制关键管控点嵌入信息系统，实现各主要信息系统之间的互联互通、信息共享和业务协同。为有效防控风险，本文提出物资系统、收费系统、医嘱系统数据同源化管理模式，最大程度实现系统间信息贯通，使得收费、医嘱的设立与物资真实信息高度同源同步，实现人技同防，提升内部控制管理精细化水平。
医用耗材收费同源化管理模式对可收费医用耗材进行分类管理， 不同类别耗材数据源分别设置同步规则，以物资系统为数据源，将收费系统、医嘱系统、物资系统数据对接，统一使用物资系统编码、名称、价格等，一键贯通医用耗材物资、收费、医嘱数据，不断提升基础数据管理效率。
2.1 可收费耗材管理属性分类
按照物价政策及物资属性将可收费医用耗材分为4 个类别， 每类耗材设置不同的同步规则进行数据同步。
涉及同步的耗材内容主要包括：项目代码、项目名称、单位、价格等。
第一类为完全同步耗材管理，是指可以形成收费项目与物资“一对一”关系的可收费医用耗材。此类耗材完全同步物资系统数据作为收费系统及医嘱系统的基础信息，物资系统中医用耗材代码、名称、单位、价格等关键信息在新增或变更时即时、完全同步生成并更新收费及医嘱信息。
第二类为部分同步耗材管理，是指暂不具备耗材收费项目与物资“一对一”关系的可收费医用耗材，考虑到临床开具医嘱习惯，1 个耗材收费项目对应多个规格型号物资。此类耗材部分同步物资系统数据作为收费系统及医嘱系统的基础信息。耗材收费项目名称参考物资系统名称，同时将多个规格型号进行合并后在耗材收费项目名称中体现，但会将物资系统中的计价单位、价格完全同步至收费系统，相应医嘱系统按收费系统同步调整。
第三类为均摊价格耗材管理，是指物价政策允许对患者采用均摊价格计费的耗材项目，如口腔牙体牙髓可收费医用耗材。
此类医用耗材管理较贴近第二类，但该类耗材只同步物资名称及价格，且需在系统中设置均摊次数，系统根据物资价格和均摊次数后台计算生成耗材收费价格。
第四类为参照诊疗服务价格项目管理的耗材，是指按价格政策规定名称及价格执行收费的，或者没有物资数据的可收费医用耗材。
例如“吸入麻醉用笑气”，此类耗材参照诊疗服务项目进行管理，没有物资数据，不需要进行信息同步。
2.2 可收费耗材管理同步规则
医用耗材收费同源化管理模式完全依靠信息化系统建设，并不是简单的接口设置，要固化好规则，各系统间信息字段的内容、组合、计算均需一并考虑，自动同步时点规则有3 点：①物资数据变动时即同步，由物资管理人员触发，当涉及已编制管理分类的物资数据关键字段发生变动时即刻启动同步。
②新增物资数据时即同步，物资数据维护后，由价格部门确认管理分类，按管理类别对应规则即刻同步。
③管理分类发生变更即同步，已纳入分类管理的耗材需要变更分类时，由价格部门操作确认后按管理类别对应规则即刻同步。
2.3 收费同源化管理应用关注点
医用耗材收费同源化管理必须基于内部控制规则，重点做到数据安全、规则到位、权限清晰。在临床应用中应重点关注以下管理内容：①要建立相关职能部门沟通机制，深度清理历史遗留问题，做好基础数据对接工作，不断完善收费、医嘱同步规则。②要立足临床稳妥推进，做好临床影响分析，根据影响情况逐步推进。
③应建立系统数据维护复核及定期监测机制，加强同步数据的监督管理。
④加强物资数据日常管理，充分评估对库存管理及收费结算的影响，确保数据源的准确性。
⑤严把各环节中职责权限管理，做到不相容岗位相分离。
2.4 医用耗材同源化管理可解决的问题
2.4.1 简化耗材管理业务流程 实现医用耗材收费信息同步关联，可最大限度节省收费系统、医嘱系统维护的工作量，简化可收费医用耗材准入、价格调整、供应商变更、新增科室使用、耗材重要信息变更等部门间业务流程，大幅提高准确性及工作效率。
2.4.2 避免人为干预 目前耗材管理部分问题产生的原因多是人为因素导致，如医用耗材价格维护错误、价格调整不及时、物资与医嘱对照关系绑定错误等，唯有信息化同步方能从数据源头有效减少人为干预和操作环节，避免发生违规风险。
2.4.3 提供更加精准的数据 收费系统与物资系统耗材使用计费情况核查高度依赖于数据采集， 需通过收费、医嘱、物资绑定关系进行二次校准，在审计检查数据提取、医院收费自查、科室内部核查中均受到影响。通过耗材分类同步的编码一致化管理，可以彻底解决数据调取及核对不准确的问题，同时为医院精细化运营管理提供保障[14-15]。
医院高质量发展及创新管理模式，均需借助信息化手段实现数据精确、稳定，因此我们应以问题为导向不断推进医用耗材管理信息化，逐步加强监督管理，建立定期监测机制，进一步规范物资管理，确保物资数据质量。总之，将医用耗材收费信息、医嘱信息与物资数据同步，实现同源化管理， 能够提高医院信息化、 精细化管理水平，完善医院内部控制管理制度，促进医院高质量发展。
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