探究完善工程技术公司人事档案管理信息化的重要性及措施
时间：2023-04-21 22:45:01 来源：千叶帆 本文已影响人
邓夏
广西柳钢工程技术有限公司 广西 柳州 545002
随着现代化的深入和建筑业的发展，工程技术公司在扩大规模的同时，也意识到了项目档案管理的重要性和给企业带来的经济效益。目前，这一环节已被多数企业广泛重视，并成立了部门及其管理团队专门管理工程档案，将科学的管理理念和优质的管理经验融入其中，提升了企业建筑工程档案管理水平，从而促进企业发展，增强企业的市场竞争力。此外，国家还对企业工程的档案管理提出了要求和规定，以防止企业在档案管理方面的不当行为，使企业管理更加系统化、正规化、规范化。
1.1 概念
在工程技术公司，人事档案是对每个人的生活经验、工作经历和政治面貌的记载与存档。这是一个长期连续的过程，逻辑完整，真实记载着一个人的学习与发展轨迹。其次，人事档案记载了每位人员的专业经验和技术情况。通过人事档案，公司员工的专业经验和专业技术水平也将有所反映[1]。在公司的人才资源配置与调整上，人事档案能够起到很大帮助。
1.2 重要性
工程技术公司主要业务为建筑工程，而建筑工程的管理包括许多环节，其中工程档案管理及人事档案管理至关重要，其价值贯穿于建筑的各个环节，关系到工程的进程和质量。具体来说，文件对于工程来说是不可或缺的。有的文件记录了项目的细则、标准要求和施工过程，有的文件专门记录了施工过程中的各种问题和解决方案。这些资料可以为以后的维护保养工作提供很多方便，也给他人留下了参考依据。其重要性可想而知。
第一，工程档案管理可以为工程技术公司保存宝贵的工作经验。在工程的实施过程中，加强档案管理工作，可以确保所有的施工资料保存完好。不论是在工程项目施工时采用的新措施，或是在工程施工中摸索出的新发现、新办法，均可以为今后的工程项目施工提供重要参考，特别是在项目施工中留下的几个典型经验例子，更能够有助于我们合理应对同样的难题，既能进一步提升生产效率，也能提高作业能力。
第二，工程档案系统能够为整个公司的工程与管理提供数据资源。而建筑工程则是整个公司发展的关键。工程档案还能够为公司工程管理工作和工程维护提供技术参考和有关统计资料，它也是对公司类似工程攻坚克难工作不可或缺的重要参考资料[2]。而且每个工程的详细特征都会记录在工程档案中，工作人员能够根据工程档案中记录的建筑特征来确定建筑的用途和年龄，从而最大限度地提高建筑工程的实用性，最大限度地减少安全问题。
工程档案将有助于公司发展更完整的体系。建筑工程档案管理的质量直接关系到公司的走向和未来的发展前景。如果能够科学妥善地管理好建筑工程档案，将为未来建筑工程行业提供合适的研究路线，进而推动公司建筑工程的发展体系更加完备、完善、科学合理。
人事档案管理为公司的人才资源配置与调整起到重要的作用，工程档案中包含了大量人员及其建筑工程施工的经验，档案中记载了每位人员的专业经验和技术情况，合理优化和配置工程管理和作业人员有利于提高工作效率，保证工程施工的进程和质量。
2.1 观念意识落后
目前，部分员工对公司人事档案制度的必要性认知不够。在社会主义市场经济的管理模式下，工程技术公司最注重的是经营的效益，但公司人事档案管理在短期内无法为其创造明显利润，所以公司在一定时间内不注重人事档案管理，使用的人事存档模式比较落伍，仍使用纯手工文件保管模式及部分电子文档保管模式。这些文件保管方式质量低下，无法确保归档数据的真实性[3]。对于人事档案管理工作，因为人工管理压力大、信息碎片化，出现文档信息失真的现象，无法及时发现与补救。如果发生此类情形，将会妨碍公司的人力资源管理，干扰公司的成长，对公司造成影响。人工管理虽然能够在档案数据发生差错后做出信息修正，但无疑要浪费大量的时间与资金，还会影响人事档案管理系统的工作进度。
2.2 信息化水平低
工程技术公司人事档案的信息化水平低的因素大致有两种。一是硬件设备不齐全。公司尽管开始认识到人事档案管理的必要性，实施了现代化建筑管理，但是因为缺乏完备的硬件设施系统，致使人事档案的现代化管理失败，降低了人事档案管理中的人事调整、人员变更的效率。信息化水平不高，也反映出建筑企业缺少专业技术人员。对工程技术公司而言，人事档案管理系统的分工往往还不清楚，并不能设置专门的管理人员，甚至没有专门的人事档案管理机构和人员。而且，因为对管理人员知识的欠缺，再加上在获取档案资料过程中对人事档案管理观念的误区，公司的人事档案管理也面临着许多问题[4]。人事档案管理工作存在着相当的专业化与复杂化，由于公司并未开展过相关的专业技能训练，使得管理者没有专业技能，也无法高效地进行人事档案的管理工作，严重影响了公司的人力资源管理。
2.3 智能化水平低
对工程技术公司而言，人事档案管理系统不但要求信息化，而且更要求高度自动化。网络、计算机等现代技术的成熟和应用，已彻底颠覆了传统的人事档案管理模式，人事档案管理事业已步入一个全新时期。所以传统的人事档案管理方式已无法适应当前经济社会发展对建筑企业人事档案管理的新需求。当前，多数建筑企业面临人力资本不足、人员构成失衡的情况，导致施工组织管理落后、效率降低，这在很大程度上是人事档案制度问题造成的[5]。工程技术公司的人工智能技术使用相对较为落后的另一种表现形式则是，由于人工智能技术在建筑企业档案管理中的运用还主要停留在基础设施方面，从而导致公司目前还只是应用了相关的计算机系统，但并不能形成全面运用人工智能技术的管理方式与软件架构，这就使得公司人事档案的现代化管理流于表层。
2.4 人才流动方面
在长期的市场格局下，工程技术公司的人力资源管理观念出现了相应的转变，越来越重视人才的技术水平与操作能力。公司更偏向通过签订劳动合同吸引人才，并没有用人事档案限制人才。在此背景下，人才在合约期满后有权选择继续合作或者辞职。
2.5 档案内容质量低
人事档案管理并不是简单的工作，必须经过长期的积淀才可以给公司的人力管理带来帮助，给公司创造效益。但因为在市场经济环境下，公司更加重视的是经济效益，所以公司对干部人事档案保管工作的重视程度并不高，也没有专门对干部人事档案保管工作的方法模式进行过研究和分析。对工程技术公司而言，由于职工的人事档案中内容占比更多的是培训记录，因此关于职工专业知识的考试评价内容和关于人事的职业素质、职业道德意识等内容的占也非常少。这也造成了职工资料不能有效体现出他们的专业能力和技术水平，失去了职工资料的根本意义。除此以外，人事档案信息效率低下的问题也反映出部分人事档案中的信息数据出现错误信息，导致人事资料失去了准确性。在这种情形下，人事档案就完全没有了参照意义，也严重限制了企业人事档案管理工作的实效性。
3.1 更新观念意识
对工程技术公司而言，人事档案管理工作不大可能短期内为公司创造可观的效益，但对公司的可持续成长必不可少。所以，工程技术公司需要提高对人事档案管理工作的认知，并意识到人事档案管理工作的必要性。公司必须对人事档案进行审计，认真记载人员资料，保证迁入迁出时档案的真实性。要进一步提高人事档案管理的工作效率和准确度，建筑企业应该适时改变档案保管模式，增强档案保管的科学化和适用性，使人事档案保存能够满足企业发展的需要。为完成人事档案管理工作，公司还必须建立健全人事档案数据库，对每个人事的人事档案进行分类，方便于后期的人事管理工作。另外，人事档案管理系统的隐私与安全性必须做好，档案管理系统必须保密，一旦需查询归档，必须根据有关法规加以审核，防止档案信息外泄。
3.2 提高信息化水平
档案管理信息化是建筑企业人事档案经营管理的发展趋势。因此，工程技术公司应该主动借鉴先进科技，实现人事档案运营的全面智能化。目前，部分建筑企业已开始意识到信息化的重要性，并逐步将信息技术融入工作中，但对信息化技术的运用却还只是停留在表面上。为了解决这一问题，公司在引入信息化建筑技术的同时，还需要建立健全人事档案体系，利用计算机完成企业对人事资料的动态控制和企业信息化管理的功能。另外，公司还应该建立完整的人员资料网络，系统的数据格式，既便于资料检索，也大大提高了资料获取能力。就工程技术公司而言，由于信息人员同时又是公司人事档案管理工作的第一线作业人员，所以信息工作者的专业技能与知识水平直接影响着公司人员人事档案管理的质量和效益。面对信息技术人员严重短缺的问题，公司要加强对企业人事的技术培训和教育工作，让人事在增加专业知识的同时认识到信息技术的重要性。另外，公司还必须培训技术人员的道德和安全意识，以确保人事档案管理的隐私和安全。
3.3 提高智能化水平
为实现人事档案管理现代化，工程技术公司必须提高人事档案管理人员的管理水平，提高服务效率和服务质量。为达到这一要求，公司可以构建一种完善的人事档案管理机制，并将智能化手段应用其中。随着计算机技术的日益发展，如今的电子信息产业数据量每天都在呈指数级上升。工程技术行业也是如此，大量的人事档案使得搜寻数据越来越难。因此，企业必须借助智能化手段来提升信息检索的质量。
3.4 完善管理体制
和国内同行业比较，工程技术公司在同行业内的人事档案管理上还比较落后，所以，应该总结成功经验，并加以吸收完善。工程技术公司必须严格按照国家的有关法律法规健全管理制度，提高人事档案管理的保密制度，使与人员信息管理的工作岗位分离，提高人事档案管理水平。公司必须提高人事档案管理的适用性和可信度，并采用最合理的方法做好有关人事档案管理的事情，并避免以人事档案管理来束缚人事。
3.5 提高档案内容质量
步入新时期以后，公司人事档案的内涵也要不断丰富与发展。在人事档案中，全面记载人员的业务能力、业务素质和道德意识，着重突出人员的业务技能和自身特点，同时记载人员的实绩与特点，增强人事档案资料的完整性。另外，公司也必须提高人事档案资料的准确性，做好资料录入流程的监控与审查，减少记录文件流程中的主观因素，保证所有资料的忠实记载，增强资料的公信力。
综上所述，工程技术公司人事档案管理工作在工程项目中起着关键的作用，它是推进公司现代化管理、构建企业文化和谐的主要手段之一。所以，搞好公司人事档案管理工作是十分必要的。我们应制定一些具体措施，严格执行相关法律法规，确保公司人事档案管理走上良性循环的轨道。
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