人才流动背景下，医院人事档案管理研究
时间：2023-04-25 15:15:05 来源：千叶帆 本文已影响人
摘 要：人事档案记载职工的全部相关资料，如个人信息、学历、工作经历等，能够为人才培养提供依据。新时期，医院人才流动频繁，给人事管理工作带来很多挑战，提高档案管理水平，助力人事管理，具有重要的意义。本文针对医院人事档案管理问题展开具体的论述，分析人才流动背景下的医院人事档案管理特点，结合实践分析医院人事档案管理存在的问题，并提出优化医院人事档案管理的策略。
关键词：人才流动；
医院；
人事档案管理
近年来，受到市场经济发展以及医疗改革等因素的影响，医疗人才的流动性不断增强，给人事管理带来很多挑战。在人事管理的新需求和新要求背景下，各个医院都在积极探索将信息化技术手段、档案管理新理念与医院人事档案管理相互结合，深度挖掘人事档案的价值，为管理工作的开展提供支持，实现档案资源利用高效化。
一、人才流動背景下的医院人事档案管理特点
新时期，医疗人才流动性增强。为了打破基层卫生机构人才引不进和留不住等问题，很多地区推进医共体改革，打破行政壁垒和岗位编制限制，通过人才流动优化医疗资源配置，实现医疗人才的“逆向流动”，构建上下联通、信息通、人才流动的医疗新体系，全面提高基层医疗水平，增强群众就医获得感。
在人才流动的背景下，医院人事档案管理有以下几个特点：一是人事信息采集信息化。实现医院人事档案信息化管理，离不开信息化技术的支持，需搭建完善的管理系统，实现人事信息有效采集和整理，为人事管理提供支持；
二是档案数字化。未来，医院人事档案管理信息化和智慧化水平不断提高，搭建完善的数字化基础设施，引入档案大数据分析技术手段，深度挖掘数据信息的价值；
三是档案资源利用高效化。人事管理需要根据相关资料信息，完成岗位胜任评估等相应的工作，这些都需要档案信息的支持。通过不断提高医院人事档案管理水平，实现档案资源高效化利用，创造更多的效益。
二、人才流动背景下医院人事档案管理问题
1.档案管理思维具有局限性
新时期，医院医疗服务需求大，服务队伍也不断壮大，每日产生的人事数据信息也不断增多，这些都是宝贵的档案资源，能够为医院人事管理和发展提供技术支持。大数据背景下，人事档案管理需要积极创新档案信息化管理模式，紧跟时代的发展步伐，实现数字化和信息化档案管理，提高人事档案信息的利用率，实现科学合理决策。
一直以来，医院人事档案管理都是采取传统管理模式，注重档案搜集和管理。但档案数据信息的利用不足，究其原因，医院人事档案管理思维具有局限性，未能认识到档案管理的价值。此外，医院每日的病患接待量很大，更侧重于医疗服务，帮助患者解决医疗问题，忽略了人事档案管理。
2.人才流动与其档案管理不匹配问题
从医院人事档案搜集的角度分析，需要记录职工的工作信息，如出诊、手术等，掌握完整的数据信息，为人事管理提供支持。在改革背景下，面对医生下基层的情况，如何实现档案信息的及时收集和整理，面临很多挑战，需要档案管理信息化技术的支持和保障。
此之外，当人员岗位流动时应该做到档随人走，但受到很多因素的影响，常出现人档分离的问题，造成“死档”或者“弃档”等问题，产生用人风险，影响档案管理的目标实现。从人事档案的生成方面分析，通常需要经历编制、提交、审核、收集、整理、归档等过程。目前，很多医院采取的是“被动提交、被动收集”方式，相关部门接收到档案编制通知后，需按照时间要求按时提交档案，档案管理部门负责进行档案接收与归档，难以保障档案的质量，影响档案资源的利用率。
3.档案资源利用率低下
首先，采集的档案信息不完整。每个人的职业生涯中都会产生很多人事档案，完整记录职工的人事档案面临很多挑战，一方面，档案信息散落在各个部门；
另一方面，档案生成量不断增加，加大档案信息采集的难度。此外，部分医院人事档案管理人员缺少职责意识，对档案业务不熟悉，缺少档案管理意识，影响了档案收集工作开展的质量，使人事档案信息不完善，导致人事档案收集和利用不足。
其次，缺少完善的档案资源管理和利用制度。医院人事档案管理涉及的内容很多，若想实现档案资源的利用，需做好档案搜集和整理等诸多工作，同时根据人事管理的需求挖掘数据信息价值，为档案管理提供支持和保障。
最后，档案资源利用手段落后。人事档案数据信息丰富，若想发挥档案资源价值，需借助相关技术和手段进行深度分析，了解数据信息背后的“信息”，为人事管理提供支持。目前，医院人事档案管理方面档案资源利用是薄弱点，主要原因是缺少有效的档案资源利用手段，影响到资源的利用价值。
三、人才流动背景下医院人事档案管理策略
1.积极转变档案管理思维认识
医院职工层级多，科室分门别类，人事管理难度大。从医院人事档案管理的内容分析，涉及技术培训和评级考核，覆盖职工信息管理和行政管理以及流程管理等内容，继续采取传统的医院人事档案管理模式，难以适应管理新形势和新要求，应采取标准化、规范化、信息化管理手段，提高人事档案资源管理水平，创造更多的管理效益。首先，要积极梳理“数据化”管理意识。在人事管理需求方面，对人事档案数据信息的需求很大，通过数据信息的有效分析，做到人事科学合理的决策，保障人力资源得到合理利用。在未来，医院人事档案管理的信息化水平不断提高，为档案管理和利用提供了技术支持，但若档案工作人员和人事管理人员的数据意识不强，未能做好档案数字化与档案数据分析，则无法发挥档案数据信息的利用价值。
从人事档案利用方面分析，需采用大数据技术手段深度挖掘档案资料的数据信息，为管理者提供多元化和个性化的信息支持；
其次，树立标准化思维。医院人事档案管理中涉及档案数字化内容，需要按照技术标准和要求完成信息的采集和制作，形成高质量的数字档案，满足应用的实际需求；
最后，增强规范化管理意识。医院人事档案管理必须按照规章制度执行，做好档案资料采集和整理等各项工作，保障档案资源的利用价值得以实现。
2.明晰档案管理职责与办法
目前，医疗改革持续推进，人员流动会出现一定的增加变动，为保障档案管理目标实现，需创新管理体制，助力改革的发展。从人事管理的角度分析，明确管理职责和任务，结合人事档案管理的内容，制定完善的管理制度和办法，保障各项管理工作高效化开展和利用。
（1）组织保障。医院档案管理工作人员不仅要承担档案管理工作，还要控制档案的质量，面临诸多的挑战，很容易出现混乱的情况。为保障档案资源管理高效化开展和落实，档案管理部门可以设置档案质量管理小组，负责对人事档案信息进行检查以及评估，同时对发现不规范问题做好部门间的沟通，为档案编制标准和提交时间等提供指导，强化各个环节的档案工作质量控制。
（2）技术保障。医院人事档案管理工作开展，信息化水平会不断提高，通过数据分析实现档案资源利用，为保障各项管理工作高效化开展，需确定档案信息化管理制度。除此之外，还要积极引入信息化技术手段，构建完善的数据信息采集系统，利用自动化办公软件与信息处理系统，实现档案信息的智能化提交和收集、归档。
（3）制度保障。根据医院人事档案管理的新形势和新特点，构建人事档案收集机制，搭建标准的档案信息库，实现档案数字化存储。与此同时，需要规范档案格式，积极鼓励医院人员按照规定的格式上传档案。此外，在档案信息化服务机制方面，需要构建完善的档案管理标准。日常工作中由相关负责人及时上传数字化档案，使用者可以利用网站在线查询功能获得档案资源。同时，贯彻精细化管理理念，围绕各个细节和要点，做好全面严格控制，保障档案资源高效化搜集、管理及利用，有效挖掘档案资源的价值，为人事管理和医院持续化发展提供支持，创造更多的效益。
3.提高档案资源利用率
（1）做好档案数据信息采集
人事档案管理工作中信息收集、整理、鉴定、归档等为重要内容，必须做好严格控制。作为人事档案管理负责人，必须要认真履行自身的职责与任务，做好实时采集，整理各类档案资料，形成完善的档案资料。根据人事档案的类型和特点，制定相应的管理办法，保证信息可以及时被收集和应用，为人事管理工作提供支持与帮助。为了保证人事档案的质量，对采集的数据信息必须要进行核实和检查，保证档案信息的价值。结合档案智慧化管理的特点，积极推广使用信息化技术，辅助档案信息采集和整理工作的开展，提高管理工作水平，创造更多效益与价值。工作人员需要掌握相关的工作标准、要求以及技术应用方法，全面提高档案信息采集水平，保证档案数据信息的质量。通过全面严格控制，避免出现质量不达标的问题。
（2）制定完善的档案利用制度
人事档案资源利用方面需要相关的制度和技术支持，在实践中需要根据人事档案管理工作的需求和特点，制定完善的档案数据信息管理办法，保障档案信息的安全。制定人事档案信息利用管理制度时，需要结合信息安全和利用等多方面需求，提出针对性的保障措施。一方面，需要保证档案利用环节的安全性。通过编制管理制度，明确档案调阅人的资格，强化档案信息调阅管理，保障信息安全，避免出现信息泄露问题；
另一方面，可以结合人事档案管理的环境进行分析，针对网络安全提出完善的管理办法，通过规范人员的操作，减少档案信息的安全风险。日常管理工作中，严格落实各项管理措施和办法，全面提高人事档案管理水平，创造更多的效益与价值。作为管理工作人员，需要认真履行自身的职责与任务，做好每个细节和要点的控制，保障档案信息得到科学合理利用，同时达到安全管理的要求。
（3）引入信息化技术手段
根据人事档案管理工作的需求，加强信息化建设力度，促进档案资源数字化管理与高效化利用。利用档案管理信息化系统，提高医院管理水平。目前，很多医院都在积极探索智慧档案室建设，可在传统档案室和数字档案室基础上进行升级和优化。通过建设智慧档案，实现档案资料的智慧化采集和管理以及应用，将档案实体或者数字化图像内容录入计算机，实现档案信息数据化，使档案内容可以被全文检索和任意组合以及全部关联，进而在实际应用中可以发挥更大的价值。
一般来说，智慧档案室的建设需要打造档案管理平台，实现和医院OA办公系统以及HRP运营管理系统对接，做到互联互通，搭建档案全文数据库，实现对档案的有效收集以及全周期管理。同时，根据档案信息利用的需求，积极推广应用数据挖掘和主动推送技术，深度挖掘人事档案数据的价值，实现数据关联，并且生成相应的信息，实现智慧化管理和主动推送，能够满足人事管理的多样化需求。除此之外，利用档案物联平台实现人、信息和环境的有效连接，做到档案自动化提取和跟踪监控，实现保管环境的自动化监控和自主调节，全面提高管理效益水平。需要注意的是，智慧档案室的建设前提和基础为档案全文数据化，关键和要点是实现数据挖掘和主动推送，通过构建物联网系统辅助各项工作的开展。根据档案管理工作的需求，为了能够实现档案资源科学合理利用，建设智慧档案室必须具有接收和存储以及管理利用等多样化功能，以满足管理工作的需求。
4.提升档案管理人员综合素质
在医院人事档案管理工作中，管理人员的思想观念、业务能力都是高质量档案管理工作的保障，是促使医院人事档案管理转型发展的动力。第一，对人事档案管理人员进行专业知识方面培训，使工作人员意识到人员流动对档案管理工作的影响，并做好相关档案信息的更新与完善，保证档案信息的完整性。在专业知识培训活动中，做好现代化思想观念、人事档案管理的渗透工作，端正工作人员的责任意识与档案管理意识，为全身心投入管理工作做好铺垫。培训结束后，可以组织考核评价活动，对工作人员参与培训情况进行考核，了解其学习状态，为人事档案管理工作开展提供基础保障。
第二，对人事档案管理工作进行信息技术方面培训，提升其信息素养，为高质量档案管理工作开展提供支持。信息技术是人事档案管理工作的方法之一，是提升人事档案管理效果的关键。在日常培训活动中，可以组织关于信息技术方面的培训活动，为工作人员提供学习机会，使其在针对性培训活动中掌握信息技术操作方法與运用方法，将此运用在人事档案管理工作中，提升人事档案管理工作效果，促使医院档案管理工作改革。
四、结语
综上所述，医院人事档案管理工作的优化，需要针对当前思维认识不强、人员流动与档案不匹配等问题，结合具体特点和原因，提出针对性的管理措施，提高人事档案管理的水平。实践中应严格按照档案管理的标准和规范，引入数据化技术手段，深度挖掘档案数据信息的价值，使人事档案管理工作顺利开展，提高人事档案管理水平，促进医院持续化发展。
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（作者单位：济宁市公共卫生医疗中心）
作者简介：林海（1977—），男，汉族，山东梁山人，本科，中级馆员，研究方向：档案管理。
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