基于信息化技术的数字化档案管理
时间：2023-04-25 17:15:06 来源：千叶帆 本文已影响人
姚文成，吴圣达，夏梦豪
（中交第二航务工程局有限公司第六工程分公司，湖北 武汉 430014）
随着时代进步，人们的质量理念和生活水平逐渐提高，建筑行业也被推到市场竞争的潮流中，建筑业也走上了科学化、规范化、数字化、精细化的管理道路。建筑行业企业在当前激烈的市场竞争的潮流中，也面临了转型升级、提升核心竞争力和科学发展的新形势，档案管理也得到了高层领导的重视，工程档案管理的发掘和使用要站在更高的层阶，为企业的高质量发展，充分发挥科学化、规范化、精细化、数字化的管理水平，充分挖掘档案管理的潜在价值。提高企业工程项目实施精细化、数字化管理水平以及工程项目的超前档案管理能力，积极尝试新型的管理方式。
档案作为作为一个历史文献，记录了一个工程建设项目从无到有的真实写照，体现了工程建设工期内所有的人员变动、材料情况、机械设备、施工方法、环境变化、验收活动等内容。而公路工程建设期间的档案管理不管是从以前的纸质还是到现在的电子化档案管理，一直是个弱点，不能全面的展示企业在公路工程建设期间的风采。在时代前进的潮流中，也萌生出很多专业的档案管理团队，但是由于地域的不同、管理模式不同、管理人员对档案管理的理解不同以及管理人员的能力不同，档案管理工作也是一直得不到统一，体现不出档案的真实目的与真正意义。
1.1 同步收集和整理难
由于工期紧张，经手人员多，档案资料不但数量大而且还分散不集中，部分需要收集的原始资料，如材料的出厂证明、合格证、施工过程中的影像资料、试验检验报告等很容易发生丢失和破损的情况。尤其对于那些投资规模大、建设周期长、社会影响大的重大工程项目，因为其参建单位多、建设标准高、功能设施复杂、工期紧且施工周期长等，导致工程资料的收集和工程档案的归档难度大，资料同步收集和整理难。
1.2 统一协调和监督难
由于参建单位多，档案管理意识淡薄，档案管理人员流动大，管理水平参差不齐，对工程档案的全周期系统性管理、档案归档的及时性、资料的完整性等造成很大的困难。在施工检查过程中，每个检查者对档案管理的认知不同、要求不同，导致资料来回重复修改，造成人力、物力浪费，形成档案资料的丢失和遗弃，很容易失去档案管理的主动性，统一协调和监督难度大。
1.3 资料组卷和归档难
公路建设项目由于线路长、环境复杂，参建单位多，更有好多同一个项目有好几家设计单位和建设单位，由于地域的不同、设计理念不同、管理模式不同、管理人员对档案管理的理解不同以及管理人员的能力不同等。整个项目建设没有一个统一的认识和要求，在档案整理移交过程中也因为资料来回重复修改等情况，导致本来完整的资料最终缺失漏项，资料组卷和归档难度大。
2.1 提前筹划 统一思想
工程档案管理是建设项目的一项基础性的工作，由于一些原因，一直被“安全、质量和进度”所遗忘，不能全面的体现档案管理应有的作用。想要系统的做好档案管理，必先统一，在项目筹划期间将资料档案管理纳入项目策划，在项目没有正式开工前就要确定好最终需要移交档案的档案馆，根据档案馆接收档案资料要求以及现行国家、行业、地方标准的要求，制定好与建设项目相应的资料档案验收标准文件、档案管理的相关表格及填写说明，制订档案资料管理的具体实施方案，如隐蔽工程、施工日志的填写样表等，做到统一管理，统一标准。主动组织工程档案管理人员和编制人员参加资料收集和归档的技术培训；
加强作业过程中的检查指导和考核力度；
组织观摩学习和业务交流，统一提高管理人员的业务素质。
2.2 应用台账 善于统计
台账管理是档案管理的根本，要善于使用台账管理档案，一本记录全面的台账，使之档案查阅方便、统计简单，可以说是有了清晰的台账对于档案管理和档案查阅是“一目了然”。充分发挥档案管理的主动性，根据现场施工进度，加强施工台账及检测验收台账的登录管理，实时跟进，形成有进度度就要有台账、有变化就要有台账的的思想，应用多手段和多方式、多通道进行档案管理。
2.3 改进方法 敢于创新
随着时代的脚步，档案也从手写记录到纸质打印再到电子化转变，随着信息时代的冲击，现代档案管理也要从纸量到质量的转变，对档案管理的信息需求也要从量到质的跳跃。近年来，国家一直提倡工程设计单位和工程建设项目进行管理信息化、数字化，也有好多单位也在使用信息化管理技术，如车辆人员 GPS 定位电子围栏、建筑信息模型 BIM 技术、视频监控技术等，也对工程档案的管理工作下了新的战书。进一步提升档案管理水平和档案管理系统，不断改进、不断创新，是档案管理工作的新出路。
随着信息化时代的冲刷洗理，越来越多的工程设计单位和工程建设项目逐步采用车辆人员 GPS 定位电子围栏、建筑信息模型 BIM 技术、视频监控技术等信息化管理技术，建设项目也大量的使用了如物料智能管控设备、箱梁智能张拉设备、试验检测数据智能采集系统、人脸自动识别设备等先进的智能机械设备，也逐步加入到信息化管理的队伍，也参与了大数据处理、数字化建模、模型撞击试验等高效率、高标准、高水准的管理，也充分体现了企业科学化、规范化、精细化、数字化的管理水平和理念。
近些年，档案管理被重新重视，档案管理也由以往的“冷宫寒服”到现在“披红挂帅”，这是一次从思想认识上的质的飞跃。档案管理者也在利用这次机会，大力地推广档案信息化管理技术，虽然档案管理也和施工技术管理一样加入信息化技术管理行列，但是建设工程档案的信息化管理还不成熟，没有一个成套的而且适用性强的设备和技术，使之档案管理在信息化潮流中有些迷茫。在信息化时代档案管理也应分成小块或者小组管理，将档案管理看成好多个小块，形成档案管理流程化、档案管理集成化、档案管理模块化、档案管理数字化、档案管理统一化。
3.1 档案管理流程化
形成一套统一的系统的档案管理流程，是档案管理的基础，制定一套适应工程项目建设的相关档案归档制度和适用性强的程序性文件，是工程项目建设档案管理的根本。将档案管理根据人员、内容、时间等的需要分成不同类型的若干个小组或小块，比如影像资料可以按类型分为施工进度影像资料、隐蔽工程影像资料、质量检验影像资料等，而隐蔽工程影像资料又可以分为钢筋隐蔽工程影像资料、路基隐蔽工程影像资料等等，将这些若干个小块又用时间节点或工程进度等串到一起，就形成了一个档案管理流程。而且对每一个小块环节进行专人审核归档，确保归档档案符合要求。
3.2 档案管理集成化
档案集成化管理是利用网络技术将所有扫描后的纸质档案和电子档案归集在一起的一个平台，应用管理编号等手段实现联动效果。可供档案管理人员和档案查阅人员进行及时准确有效的进行档案的查阅和管理。对集成化的档案设置电子围挡和权限，只有有权限的管理人员可以修改收集档案，其他人员只有查阅权限。
3.3 档案管理模块化
将档案管理模块化，是将整个档案管理根据不同的类型和要求等分成由若干个模块组成，而这些模块又可以分成若干个小模块，由专人单独的将某一个模块整理完善，然后由专人完成审核，最终归集。
台账管理模块，台账管理是档案管理的根本，要善于使用台账管理档案，在信息化时代，将台账统计分成专一模块，渗透到各个模块中，进行数据等信息的统计，有一个专业台账统计的模块，可以实现各类想统计和查阅的档案，也可以对不同数据集中进行分类展示，及图形展示。
试验管理模块和数据采集模块配套，将试验检测管理作为一个大的模块，针对压力机、万能机、折压一体机等试验数据采集模块，实时采集试验设备工作数据并进行分析，和资料档案编制管理模块对接，自动生成资料。节约劳力，节省时间；
现场检测模块和数据采集模块配套，在现场使用手机等终端采集设备对现场检测的数据进行编制采集，对接到工序资料模块，形成原始资料，技术人员在现场就可以完成隐蔽工程档案、检测资料等的编制归集。
3.4 档案管理数字化
作为公路工程项目建设过程中的档案信息化管理，将纸制档案扫描后变成数字化电子档案，可加入档案集成化管理，相对档案的使用更安全，防止部分档案的篡改和替换等情况。
可以利用先进的网络等供档案查阅和管理，采用浏览器或服务器等模式的架构，在单位或项目建设组织内部实现本地查档、远程查档及档案管理等功能。
3.5 档案管理统一化
档案管理整体形成树状结构，统一管理，实现高效性的档案管理。借助现代信息管理技术实现档案管理的统一化，利用台帐管理模块和档案目录实现档案管理信息化的统一化。档案管理可以有序进行，信息技术能够更加便捷高效的进行档案归档和查阅，档案的重新编辑、整理也会降低重复性劳作，减少工作人员，节约成本。
统一管理，便于档案信息共享。公路工程项目建设过程中的档案管理的最终目的施工过程中使用查阅和竣工档案移交，档案管理的统一化，能让档案管理的各种环节都能够统一进行。在施工过程中，能够简便快捷的实现档案信息的共享。领导和档案管理人员能够及时的发现问题和及时的整改问题，也可以利用档案管理来管控现场作业施工，对现场问题能够及时的分析和处理，增加了施工现场管控的及时性和准确性，能够更好体现公路工程项目建设过程中的档案管理的价值。
总而言之，公路工程项目建设过程中的档案信息化管理是现代化先进的信息科学技术手段，也是现代信息化技术管理方式与传统的纸质档案管理方式的统一结合，也是在新的历史环境下，公路工程档案工作发展的主要方向和趋势。在信息化时代的今天，做好公路工程项目建设过程中的档案信息化管理，不但能够降低资源浪费，还能提高档案资源的利用与开发的能力效率，还能减少档案管理工作及资料编辑人员的劳动力，降低档案签订、移交、归档等各个渠道的支出费用，节约成本，为公路工程项目建设过程中档案管理的持续发展奠定坚实的基础。Q
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