基层央行档案信息化建设的实践与思考
时间：2023-04-25 18:05:03 来源：千叶帆 本文已影响人
龚玲静
（中国人民银行乌海市中心支行，内蒙古 乌海 016000）
就其本质而言，基层央行档案对于社会经济的发展有着至关重要的作用，能够在数据方面提供强有力的支持。因此要想提升基层央行档案信息化建设水平，首先应当对基层央行档案信息化建设引起高度的重视，明确其具体作用，并从优化制度建设、做好数据库构建、提升档案服务质量等方面入手，这样才能够保障基层央行档案信息化建设的不断深化。
档案信息化建设主要指的是完成各类档案资源的数字化变革，并通过数字化手段来开展档案管理工作，这样一来便能够有效提升档案资源的配置效率，达成档案资源的有效共享。
随着基层央行档案信息资源的开发利用，促进了档案工作的提质增效。第一，相比传统的档案保存方式，它可以避免档案原件被过多使用、年代久远或者人为原因而造成损坏，避免重要资料丢失的风险。第二，档案信息化建设能够促进档案信息资源的整合与共享，只需要通过内部局域网就能够获取相应的数据信息，这也让档案资源有了更高的利用效率。可以说档案信息化建设无论是在档案保管、档案利用、信息采集、档案管理等方面都产生了重要的作用，同时也能够让相关单位所提供的档案服务质量得以提升。第三，档案信息化建设能够提升档案检索效率，降低档案管理过程中的成本支出，节省了大量的储存空间和人力、物力、财力资源，同时档案资料的数字化也更便于二次利用和开发，能最大限度地发挥档案服务效率和利用效率。
2.1 健全完善规章，强化基础工作
要想让档案信息化建设各项工作顺利推进，对原有的规章制度进行完善具备至关重要的意义与价值。当前已完成 20个制度的制（修）订工作，在加强档案收、管、存、用等业务建设各个环节方面，制（修）订了《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案销毁制度》、《电子档案管理制度》、《档案库房管理制度》、《档案收集整理制度》《查阅利用制度》、《档案安全管理突发事件应急处置预案》等。增强了制度的针对性、可操作性，促进了档案室规章进一步完善，各方面制度更加成熟，并形成约束机制，确保档案信息化建设工作规范有序地开展。
2.2 做好档案收集工作
档案数据信息的收集与存储是提升档案利用效率的基础所在，因此要想加强档案信息化建设，相关人员就必须做好档案收集工作，具体而言可以从以下几个方面入手：一是在收集档案资料的过程之中不断扩大收集面积，要从多个渠道对不同部门、不同种类以及不同载体的档案数据进行收集，并确保珍贵档案数据资料的完整性；
二是让所收集的档案数据资料具备一定的地方特色，这也是彰显档案信息化建设独特性的关键所在；
三是让所收集的档案数据资料具备更高的针对性，重视各类重大活动档案的收集工作，保证能够真实、全面地记录下重大活动的基本特征以及具体流程，为后续的档案资源有效利用奠定坚实的基础。
2.3 加强档案数据库建设
档案信息化工作的开展，提高了基层央行档案数据库建设，提高档案检索、利用的质量。改变了档案信息的检索、存储方式，发挥从手工检索转变为计算机网络检索、阅读的功能。提高了档案信息的获取能力，充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，为档案利用者获得更多的档案信息。
2.4 挖掘档案价值，提供优质服务
档案利用是基层央行档案业务工作的中心环节，在档案利用工作中，档案工作者以高度的责任心，主动热情、服务周到，给利用者最满意的服务。在进一步拓宽服务领域、创新服务手段，更加积极主动地做好服务经济社会发展上下功夫。做好方志、年鉴有关金融篇编写工作，为发展地方文化做好服务。
2.5 切实保障档案信息安全
在档案资源利用的同时，加强对档案资源的保密和安全管理，采取有力的安全策略，建立安全识别体系，切实保证基层央行档案信息的安全，加强了档案信息共享与档案保密关系的处理。
3.1 档案基础设施较为滞后，智能化程度不符合标准
当前部分地区所构建的档案库房存在着一定的问题，例如容量不足、防火防盗设施更新频率较慢，暴露出安全隐患等，这也让档案库房建设不满足既定的要求；
还有部分地区的央行档案基础设施在智能化程度方面不符合标准，所使用的智能化设备过于老化，有着较慢的运转速度，依旧沿用了数十年前所构建的电子档案管理系统，不能够有效迎合不断变化的时代需求。
3.2 档案信息孤岛化情况严重，数字化程度相对较低
首先是部分基层央行的档案利用权限分配存在着争议，未能就电子档案管理系统进行多功能模块的开发，仅仅只有本级单位才能够对文书档案进行查阅，只有档案管理人员才能够查阅多媒体档案。其次是档案资源数字化程度相对较低，仅仅是对一些声像档案和文书档案进行了数字化处理，但由于文书档案数量众多，加之工作人员配备不足，全面完成档案数字化建设任重而道远。最后是档案信息化的口径不一，所遵循的归档原则也相继在几年时间之内做出了几次的调整与变化，这就意味着之前已经经过信息化处理的档案必须要进行拆卷与重新录入，无疑耗费了大量的人力、物力以及财力，提升了基层央行的成本 支出。
3.3 制度建设有待完善，档案管理标准不够统一
央行针对档案信息化管理颁布了一系列的实施办法，但都是基于档案电子化管理某一方面进行了详细的规定，并未制定统一的管理办法。这就导致了中央与基层央行管理部门并未施行相同的管理标准，且缺乏转换或共享的有效接口，面对地方档案管理部门的规范化考评和条线管理部门的制度规定，基层央行往往要在两个系统中同时录入文书档案，工作效率很低。
3.4 档案管理队伍老年化严重，专业性有所欠缺
一方面是档案管理队伍的人员结构显得不够合理，新鲜血液不足，让档案信息化建设工作缺乏一定的创新性，另一方面则是专业性不强，大部分档案管理人员虽然有着丰富的档案管理经验，但在信息化建设方面的专业知识储备不足。
4.1 档案治理法治化
第一，构建完善的统筹机制。基层央行应当正确认识到档案信息化建设的作用与价值，在内部成立“一把手抓总、主管行领导具体负责、办公室牵头、相关部门配合”的档案信息化工作小组，制定合理的战略发展方针，逐步完成建设方案的拟定、经费层面的保障以及人才队伍的建设等方面的制度支持。第二，对相关配套制度进行完善。基层央行要和当地的档案管理部门达成一致，明确档案管理制度的具体方向，再根据基层央行的基本性质来对档案信息化建设相关配套制度进行完善。三是改良与优化安全管理制度。做好档案库房以及数据信息方面的安全制度，让档案管理人员能够树立正确的保密意识，针对可能新出现的安全隐患进行合理的识别与应对，定期演练既定的应急处理预案，有效提升档案管理人员的应急水平。第四，对考核制度进行完善。定期考核档案管理人员，根据其在档案信息化建设中的表现来予以相应的奖励或惩戒，从而有效调动其工作积极性。
4.2 档案库房标准化
严格遵循国家档案部门所下发的《档案馆建设设计规范》、《档案馆建设标准》这类规章制度，根据其中的要求来对档案库房进行标准化建设，保证档案库房能够有齐全的功能以及完善的设施，有效迎合档案收集、整合、保管与利用等多方面的需求。
4.3 档案设施智能化
首先是进行库房设施智能化建设，充分利用物联网技术来完成对智能支撑系统的整合，可以通过电子识别以及智能感知等技术来智能化控制库房设施设备，以此来降低人力资源的投入。其次是进行档案管理智能化建设。根据当前的社会需求来开发出满足基层央行实际工作要求的集成档案管理系统，实现对不同种类数字档案资源的整合与管理，能够收集数字档案资源，并开展用户管理以及权限管理等工作，有效推进档案管理的信息化、网络化以及智能化发展。
4.4 档案资源数字化
一方面加强纸质档案数字化建设，遵循“存量数字化、增量电子化”这一根本原则，数字化处理不同种类的纸质档案。由于这一工作对相关人员的专业化水平有着较高的要求，加之数量巨大，基层央行可以邀请资质符合标准的第三方机构协助完成。另一方面则应当稳步推进保密档案的数字化建设，在系统安全性满足标准的前提之下，利用通过国家分级保护测评的办公网系统部署档案应用系统来数字化处理各项保密档案。部分基建档案以及会计档案虽然不属于保密档案的范畴，但因为其有着较为敏感的内容，也应当和保密档案共同进行信息化处理。
4.5 档案利用平台化
改良与升级当前的电子档案系统，对其各类功能进行完善，通过建立档案信息资源的分类分级制度并实施强制访问控制进一步放开内部电子档案系统使用权限和功能模块，进而实现某地区内基层央行的档案共享这一目的。
4.6 档案队伍专业化
首先是积极吸纳具备较高专业水平的档案管理人员，可以引入部分高校毕业生，以此来实现档案管理队伍的专业化以及年轻化建设。其次是做好兼职档案管理人员队伍的建设，在基层央行的各个部门都应当配置一定数量的兼职档案管理人员，以此来对档案管理工作进行协助。最后是加强档案相关业务的培训力度，定期组织档案工作人员对档案相关知识以及信息化建设的相关理论和实际操作技巧进行学习，为基层央行档案管理信息化建设的不断深化奠定坚实的基础。
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