三大教务 “解放”教务工作者的三大利器

时间：2019-02-18 05:37:46 来源：千叶帆本文已影响人

　　笔者从事教务员工作已有数年，教务工作的辛苦人所共知，尤其是学校大了，更是难办。数千人的数据时时要你去处理，光有老黄牛的精神是不行的。累得你头晕眼花，骨酸筋麻，还免不了挨训，因为光靠老黄牛精神，你干不出活来，哪个领导不急火攻心。所幸笔者尚未遭此窘境，倒不是笔者有什么特殊的神通。只是本人多年习用微软公司的数据统计软件《EXCEL》，受益颇丰，现结合教务工作总结出来，以图“解放”还在受苦受难的同行。
　　教务员时时面临的颇为头痛的常规工作，一般有三类：数据转换（如初中考试的大小分转换，小学考试的分数向等级转换）、数据检索（中考报名时，学生地生结业考号的录入）、数据核查（重复数据的核查）。这些事情，一听说头就大了。想必大家都深有体会，不堪其苦。其实微软公司早就为大家想到了。为完成这三项令人头痛的任务，咱们可以运用对应的EXCEL函数（lookup、vlookup、countif）轻松完成。
　　下面一起来看看是如何运用这三大利器的。
　　
　　一、数据转换
　　
　　对于数据转换，我们可用LOOKUP函数。如下表所示：
　　
　　我们要将表中五个同学的语文、数学、自然三科成绩转换成小学评价体系中的A（90-100）、B(80-89)、C(60-79)、D(0-59)四等，我们可这样做（当然，你也可以直接看着分数输入等级，这样也很简单，才几个人嘛！但要是数百人，上千人呢？）：
　　1、我们在转换标准栏下的B栏中输入几个参照分，C栏中输入相应的等级。
　　2、在李华的语文等级栏（E3单元格）中输入函数“=LOOKUP(D3,$B$3:$B$7,$C$3:$C$7)”后按回车，E3中就显示出李华的语文等级A，这时，将此函数向下填充至E7单元格，即完成对表中五个学生语文成绩的等级转换。
　　3、复制E3至E7单元格中的函数，粘贴至G3至G7，I3至I7单元格中，即可完成对五个学生数学和自然成绩的等级转换。
　　4、对于初中毕业班的学生成绩，也可照此法转换，只不过是把等级换成相应的位置分就可以了。
　　注意：作为参照标准的数据（标准分和等级/位置分）一定要按升绪排列。
　　
　　二、数据检索
　　
　　如下图所示，我们要从插图三中提取插图二中学生的地生结业考试号。
　　
　　采用复制粘贴的方法固然简单，但如果要提取数以百计的学生考号，就不简单了。这时，我们可以求助于EXCEL的VLOOKUP函数，轻松解决。
　　1、先在工作表中建立如插图二所示的表格，再从源数据表中复制数据源粘贴到F、G、H列中，如插图三所示。
　　2、在C2单元格中输入函数“=vlookup($a2,$f$2:$h$15,3,false)”，按回车即可得到学籍码为06001028的学生李志的地生考号。
　　3、用填充柄将C2单元格中的函数向下填充至C8单元格中，即可得到插图二中全部学生的地生考号。感觉是不是很爽呀！
　　4、将C列中的数据复制，再用选择性粘贴，粘贴为“数值”，并把原数据删除。一份新的数据表就摆在您的面前了。
　　注意：第四步的复制再粘贴非常重要，不然你把原数据删除之后，你搜索出来的地生号就没有了。
　　
　　三、数据校对
　　
　　在录入（或检索）学生数据时，作为区别学生的唯一标志码不是学生姓名，而是学生的学籍码或学生编码。这是不允许重复的，可谁能保证没有重复呢？一个个地去看罢，累死你，还不能保证你能核对准确。这方面，微软可真是体贴入微呀！他们早就为咱们准备了可以查出重复数据的利器――函数countif.
　　如下图所示：
　　
　　我们要检查A列中的学籍码是否有重复，可以对C列作如下操作：
　　1、选中C2至C20单元格，设置其条件格式为：数值>1，格式为：字体加粗，倾斜、颜色为红色。
　　2、在C2单元格中输入函数“=countif(a:a,a2)”，并向下填充至C20单元格。瞧！重复数据是不是都突出显示出来了？
　　注意：不管什么情况下，函数的输入，必须确保输入法和标点符号是在英文状态下。
　　（作者联通：442200湖北省竹山县茂华中学）

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