科技计划项目管理档案规范化管理的措施研究——以淮安市为例
时间：2023-02-24 23:20:04 来源：千叶帆 本文已影响人
李芳玲 尹 达
科技计划项目管理档案（以下简称项目管理档案）指科技行政管理部门在行使科技计划项目管理职能的过程中形成的，反映项目的立项、检查、验收等活动，具有保存价值的文件材料[1]13。例如，项目申报阶段的申报通知及指南、计划任务书、项目汇总表；
评审阶段的评审方案、评审方案形成过程中的资料、评审专家组名单、专家评审意见表；
立项阶段的立项文件、考察材料、项目合同；
中期检查阶段的检查报告、拨款下达文件；
验收阶段的结题申请表、专家评价表；
等等。项目管理档案随科技计划项目的运行而产生，见证了项目管理的整个过程，其与科技计划项目研发档案一样，都是科技计划项目档案的重要组成内容，具有十分重要的作用。目前，档案学术界在档案管理研究方面，多是针对项目研发档案的管理，或是并未将项目管理档案与研发档案区分开，将档案管理的对象设定为科技项目档案，科技计划项目管理档案的管理工作鲜有人提及，很多单位关于项目管理档案的规章制度尚不完善，管理设备落后，管理模式和管理方式需要转变，信息化建设和开发利用落后。
项目管理档案的规范化管理是科技计划项目管理工作的重要部分，其重要性体现在：第一，落实好项目管理档案规范化管理工作是提升项目管理水平的必要手段，影响着项目实施质量。第二，项目管理档案真实地记录着项目管理的全过程，在法律上具有凭证和参考作用，其法律效力也使得项目各方的责任更加明确，保护各方利益不受损害。第三，做好项目管理档案的规范化管理工作，不仅仅是对项目开展进程中所有管理档案的收集、整理、归档，更是通过文件管理的规范化和系统化透视项目管理质量、追溯社会责任、提供社会利用。
从形成主体来看，淮安市科技计划项目管理档案分为由科技局项目主管部门形成的、由各类授权或委托单位形成的和由项目承担单位形成的。由于项目管理档案形成主体的多元化，做好项目管理档案的规范化管理，需要科技局项目主管部门、各类授权或委托单位、项目承担单位，甚至于项目负责人、项目组成员的共同参与。为规范淮安市科技计划项目（课题）管理档案工作，淮安市科技局参照《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令），根据《淮安市市级科技计划专项资金管理办法》，出台了《淮安市市级科技计划项目管理档案工作实施细则（暂行）》，对归档范围、职责分工、存档管理、档案移交、保管期限等都作了明确的说明和规定。但要做好项目管理档案的规范化管理，还需要在规章制度、管理模式和方式、开发利用等方面予以完善。
通过对淮安市科技计划项目管理档案管理情况、科技档案相关文献进行调研，发现淮安市项目管理档案管理目前存在的主要问题有：管理人员档案意识薄弱、专业知识缺乏；
尚未形成系统和完善的项目管理档案管理工作规范；
档案工作与项目管理工作脱节；
档案管理信息化程度不高；
档案的开发利用程度不高。
1.强化档案意识。档案意识指人们主观上对档案和档案工作的了解程度及认识水平。我们应通过加强宣传来强化各档案形成责任人、档案管理责任人的档案意识，提高其对项目管理档案重要性的认识。在宣传工作上，每年可定期组织与项目管理有关的各档案形成责任人、档案管理责任人学习档案相关法律法规及档案组卷基本知识，提高其作为项目管理档案形成者的参与感和责任意识。针对重点项目，在立项之初即告知各档案形成责任人、档案管理责任人做好相关文件的收集、整理、归档[2]117。为了在宣传工作中强化各档案形成责任人、档案管理责任人的档案意识，市科技局可以引入机构知识库管理理念，强化科研人员在科研过程中的数据管理意识，对科学研究的原始过程数据做好记录。在实际工作中，档案管理人员需要加强与科研人员、项目管理者的工作接触，在对方工作中融入有效的项目管理档案知识，让其了解项目管理档案的重要性，帮助其逐渐在日常科研、工作中形成良好的文件制发、收集、归档习惯。
2.完善规章制度。
（1）制定《淮安市科技计划项目管理档案管理办法》。《天津市科技计划项目档案管理实施方案》中对归档范围和程序、归档要求、组织与领导作了具体说明[3]20。《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》中对项目（课题）管理单位、项目（课题）负责人、项目组成人员、专兼职档案管理人员的职责，项目（课题）档案的管理要求、验收作了详细规定，并制定了《项目档案归档范围及保管期限表》。《四川省科技计划项目档案管理办法（试行）》对组织管理及职责、归档范围、档案利用等作了明确规定，并给出了《四川省科技计划项目档案移交清单》[4]91。以上三省（市）虽然制定的是科技计划项目档案管理办法，并未将项目管理档案单独提出以作规定，但仍具有很好的参考借鉴作用。参考以上三省（市）及其他地区的项目档案管理办法，建议结合淮安市科技计划项目实施和科技计划项目管理档案管理工作实际需要，制定与《淮安市科技计划项目管理工作规程》（淮科〔2019〕90号）相匹配的《淮安市科技计划项目管理档案管理办法》，规定市项目管理档案建档工作的基本要求和计划管理部门、项目承担单位、项目负责人、专兼职档案管理人员的职责，规定市科技计划项目形成文件的归档范围、归档程序、归档要求，规定项目管理档案的保管、查阅、验收、鉴定、销毁要求，规定档案工作考核、奖励、处罚要求，并对不同的科技计划项目（重点项目、一般项目）规定不同的归档范围和保管期限。
（2）制定科技计划项目管理档案的“三纳入、四同步”制度。1980年，国家档案局和国家经济委员会、国家基本建设委员会、国家科学技术委员会联合召开的科技档案工作会议，将科技档案管理纳入生产计划、列入领导的议事日程，纳入各种管理制度，纳入技术人员的岗位责任制中去的“三纳入”思想首次被提出[5]108。接着，1980年12月27日国家档案局、国家建委、国家经委、国家科委联合发布的《科学技术档案工作条例》第三条、第六条，对“三纳入”思想作了明确的阐述和规定。《科学技术档案工作条例》第七条也明确提出，鉴定、验收科研成果、产品试制、基建工程及其他技术项目时，须有科技档案部门参与验收应归档的文件材料，对于没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收（其引申成后来学者提出的科技档案“四参加”思想）。1986年,国家档案局在《科学技术研究课题档案管理办法暂行规定》中要求建档工作和科研工作必须实行“四同步”管理[6]61。杨红本在《档案管理理论与实务》一书中，也将“三纳入、四参加、四同时”作为科技档案管理的基本方法[7]172。参照科技档案的“三纳入、四参加、四同步”管理思想，建议制定淮安市科技计划项目管理档案的“三纳入、四同步”管理制度。
科技计划项目管理档案的“三纳入”指将科技计划项目管理档案纳入：科技计划项目发展规划和年度计划；
科技计划项目管理规章制度和工作流程；
项目管理部门及人员、档案管理部门及人员、项目承担单位及项目负责人的岗位职责。
科技计划项目管理档案的“四同步”指实行科技计划项目工作与科技计划项目管理档案建档工作四同步[8]66：下达项目计划与提出项目文件材料的归档要求同步；
检查项目进度与检查项目文件材料形成情况同步；
验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；
科技成果的评审奖励及科技人员技术职务的评审考核与档案部门出具科技计划项目文件材料归档情况证明同步。
此外，还需在制度中明确规定，科技计划项目成果的鉴定、验收须有档案管理部门或人员的参与。对于应当归档保存的科技文件材料，档案管理工作人员要仔细检查、验收，不符合此要求的项目不能验收[9]13。
（3）制定其他规章制度。杨红本在《档案管理理论与实务》一书中详细列出了档案工作相关规章制度，对建档单位一般应当制定的规章制度作了明确说明[10]92。以此为参考，还可专门制定科技计划项目管理档案的工作规章、管理制度和业务规范。工作规章（明确开展档案工作的职责、管理体制、基本要求等）包括科技计划项目管理档案工作岗位职责，科技计划项目管理档案工作责任追究制度；
管理制度（明确档案工作业务环节基本要求）包括归档制度，库房管理制度，利用、公布工作制度，鉴定、销毁工作制度，保密制度，监督巡视制度，人员奖惩激励制度；
业务规范（明确不同门类和载体形式档案管理的基本要求）包括科技计划项目管理文件材料及档案整理规范、管理规范。
在现有调研基础上，课题组结合淮安市科技计划项目管理档案管理现状，依据《档案分类标引规则》《中国图书馆分类法》，草拟了《淮安市科技计划项目管理档案实体分类方案》（以下简称《分类方案》）。在《分类方案》中，分年度对档案所属项目进行主题分析，依据项目内容的学科属性和特征，根据《中国图书馆分类法》（以下简称中图法）22个基本大类分门别类地组织档案资料，大类下再按中图法简表进行一次细分。同一年度、同一项目的档案资料按形成的先后顺序进行排列。档号结构包括年度、项目分类号、案卷号（案卷号由5位阿拉伯数字组成，前3位为该项目的立项顺序号，后2位为该案卷下的档案件号）、保管期限四部分，四者之间用“-”连接，如2017-S9-00138-C指2017年第1个立项的水产、渔业类项目下，形成的需要长期保存的第38号项目管理档案。
3.创新管理模式。参考陈新红、孙雅欣在《科学基金项目档案管理调查研究——以科技信息资源管理为视角》一书中提出的“1+N+1”科学基金项目档案工作模式[11]218，我们可以实行“1+N+1”的科技计划项目管理档案管理模式。
第一个“1”：在项目计划书或合同中，对与项目承担单位、项目负责人、项目参与人有关的项目管理档案管理工作的内容和要求作明确规定，同步部署项目计划和项目管理档案工作内容、要求，这也体现了档案管理的前端控制思想。
“N”：指在科技计划项目管理档案形成和管理的各环节，强化档案管理人员、项目承担单位、项目负责人、项目参与人在日常科研过程、科研管理过程、档案管理过程中的记录、立卷、归档、整理、编研与开发利用意识和行为，注重全过程的档案管理理念。
第二个“1”：项目实施完成后，支持关于科技计划项目管理档案材料收集、整理、立卷、归档的监督检查，包括科技行政管理部门对科技计划项目管理档案管理部门的监督检查、科技中介机构对项目承担单位的监督检查、项目承担单位科研管理部门对科研人员的监督检查。
4.升级管理方式。实现科技计划项目管理档案文档一体化管理。第十二届国际档案大会提出，档案工作要贯穿信息的整个生命周期，档案管理人员要参与文件的产生和管理，文件工作者也要了解档案的管理、开发、利用，实现统一格式和统一管理[12]91。实现文档一体化管理，除了档案全文数字化工作外，应在淮安市科技项目综合管理平台上传统一格式和标准的项目申报、结题等文件，同时在各相关主管部门公布和提供链接，便于公众随时获取相关信息。应文档一体化管理的要求，档案工作者要提前、主动介入文件的产生和管理过程。对此，在项目开始之初，从发布年度科技计划项目申报通知及指南时，档案工作者就主动介入，进行项目档案的收集归档，而不是文件收发、传阅、分办等程序走完后，才去收集需归档材料。这要求档案管理工作者熟悉档案管理业务的同时，也熟悉科技计划项目申报、评审、立项、合同签订、中期检查、验收等各个环节和OA收发文流程[13]84。最后，开发能彼此有效连接的科技计划项目管理系统、科技计划项目管理档案管理系统。
5.加强信息化建设。我国《档案法》明确规定，档案管理要采用先进技术、实现现代化管理。当下，信息化影响着各项工作的开展，科技计划项目管理档案工作也不例外。科技计划项目管理过程中各文件的起草、签发、归档等过程都可以在计算机网络中进行，使得机读文件成为科技计划项目管理档案前身的主要形态之一，信息化已经越来越成为科技计划项目管理档案工作规范化管理的关键程序和环节[14]33。
从项目管理档案管理实际出发，提升项目管理档案的信息化建设水平，要树立以规范化保障信息化、以信息化促进规范化的正确理念。规范化措施具体体现在：规范组卷和分类号；
发挥网络优势，强调信息化应用，构建专门的科技计划项目管理档案门户网站，网站后台权限可根据个人职责下放，个人在职责范围内将工作内容发布到门户网站上；
根据文件办理的情况和相应规章制度确定保管期限，开展备份工作；
根据国家档案局出台的电子文件管理标准，制定《科技计划项目电子档案管理规范》；
开展“双轨制”管理，同时整理、分类、编号、编目电子档案和实体档案[15]206。信息化措施具体体现在：转变观念，建立完善的科技计划项目管理档案管理系统，从传统管理模式过渡到计算机管理模式；
引进掌握现代信息技术的复合型档案管理人才，构建信息化档案人才队伍；
加大信息化建设的资金投入，提升硬件配置，保障软件系统的更新、维护和安全。
6.注重开发利用。科技档案的开发利用存在“重管理轻利用”、“重保密轻开放”、开发利用渠道单一、开发利用相关制度不完善等问题。从现有关于科技档案开发利用的文献来看，做好科技档案开发利用工作需要做到强化开发利用意识、提升人员业务素质、建立健全开发利用制度、做好归档等基础性工作以保证档案信息储备、建立信息库和检索系统、联合开发、分析利用者需求等[16]63。针对淮安市科技计划项目管理档案开发利用程度不高的问题，可以从建立与完善相关制度、强化管理人员档案意识、提高档案管理信息化水平、规范化开展基础工作等方面加以改善。故上文提到的科技计划项目管理档案管理规范化措施均是做好开发利用工作的保障，包括资源保障、人才保障、制度保障、信息化建设保障等，不再赘述。在此仅从开发利用的方式着手，提出提高科技计划项目管理档案开发利用程度的对策建议。
（1）及时开放非保密档案，做好接待查档工作。提供项目档案原件、复印件、档案资料目录及已公开现行文件的阅览、外借[17]211。
（2）提供制发档案复印件、档案证明材料、档案咨询服务[18]415。
（3）建立多源异构的科技计划项目管理档案集成化知识发现系统，强化档案利用。多源异构指科技计划项目管理档案的责任主体多样、生成渠道多样，且具有多种呈现形式。档案知识发现指结合知识发现与档案知识管理的相关理论，运用知识发现的理念与方法，借助信息技术手段识别析取出海量档案资源中隐含的有价值的知识元，构建淮安市科技计划项目领域知识元体系，在此基础上构建淮安市科技领域知识发现系统，在知识发现的理论方法与技术体系下，档案的知识价值将利用关联分析、预测分析、聚类分析等方法得到有效挖掘，实现档案显隐性知识的转化，帮助用户明晰档案——数据——知识之间的相互关系，服务档案知识管理[19]30。
（4）依托智能支撑技术，使现存散乱的淮安市项目管理档案有序化、结构化、关联化，勾勒淮安市项目管理档案中蕴含的淮安市科技分布图，推动淮安市科技领域的深度融合与合作。
以上所述的各项措施均是以建立健全档案工作“三大体系”为目的的。做好项目管理档案的规范化管理，首先要增强关于项目管理档案重要性的认识，完善岗位职责、责任追究、人员奖惩、归档、利用、保密、销毁、监督巡视、电子档案管理等各方面的规章制度，从源头开始把控项目管理档案的收集和管理，加强项目管理档案资源体系建设；
在做好资源建设的基础上，创新管理模式，升级管理方式，以管理促发展，多领域、多渠道开展档案利用服务，保证服务质量和水平，加强项目管理档案利用体系建设；
而引进具备现代化信息技术的复合型档案人才，完善档案人才队伍，有利于强化档案安全保障能力建设，强化信息化建设，这是一切工作高效开展的有利前提。
