大数据时代下的公安档案管理创新策略研究
时间：2023-03-10 18:00:05 来源：千叶帆 本文已影响人
董志平
（文水县公安局下属事业单位，山西 吕梁 032100）
公安档案是公安机关在防范、打击违法犯罪活动，展开治安行政管理的过程中，所形成的文字、图像、影像、表格等多种形式，具有保存价值的原始记录资料，具体包括刑事侦查案卷、刑事拘留案卷、重大事故案卷、劳动教养案卷、行政拘留案卷、收容审查案卷等[1]。随着治安管理工作的开展，公安档案资料不断累积，其管理难度增大，信息利用愈发困难。大数据时代下，数据处理效率提升，数据信息得到高效利用，将大数据、云储存、云计算等技术引进公安档案管理中，能够有效推动公安档案的信息化、数字化发展，提升公安档案管理水平，在此过程中，公安系统相关单位必须根据档案管理新需求、新理念，创新相关管理理念、技术等内容，全面提升公安档案管理及服务水平。
1）档案管理创新不受重视。大数据时代下，公安档案管理创新迎来机遇，但是单位领导认为档案工作不属于中心工作范畴，对于档案管理创新的重视度不足，在这方面并未投入太多的人力、资金及物资，导致档案管理信息化建设进程受阻，而且，在领导层不重视的情况下，档案管理流于形式化，档案管理人员在工作过程中，存在明显的敷衍现象。
2）信息化管理设施不齐全。在传统的公安档案管理模式中，大部分资料为纸质文件，无法长期储存，易霉变，被虫鼠啃噬，导致信息丢失，而且，大量纸质文件累积，不便整理，查找资料也极为困难，整体管理水平较低，档案资料无法得到有效利用。大数据时代下，公安档案管理受到了大数据、互联网等技术的支持，管理手段得以更新，但由于财政投入有限，公安档案信息化管理设施不齐全，部分设备过于陈旧，硬件设施、软件系统相较落后，档案资料不齐全，更新速度慢，无，网络系统存在诸多安全隐患，影响到公安档案整理、分类、储存、开发工作效率[2]。
3）管理人员业务素质有待提升。随着公安档案文件的不断累积，档案管理工作量会越来越大，如果采用传统的人工管理方式，工作效率低下，且对于档案信息的利用率也比较低，所以，应该推动档案现代化管理，创新管理手段，引入现代化信息技术，实现高效化档案管理，但是这一过程会受到管理人员业务素质的限制，公安档案管理人员多为办公室工作人员兼职，缺乏档案管理的专业知识，对于大数据、云计算等现代化信息技术掌握度不足，无法达到公安档案管理创新需求。
1）管理模式的创新。档案是单位工作过程的见证，领导层必须正确认识到其价值，充分重视档案工作，重视大数据时代下档案管理的创新，增加资金投入，建设标准化的数字化公安档案室，明确档案管理信息化建设流程与标准，比如说发生新案件是，公安民警应用计算机记录案件侦破过程，上传至档案数据库，经管理人员审核后，按照案件发生的时间、类型，设置编码，储存至相应目录下。跟随公安档案管理创新的步伐，改进、更新相关的管理制度，依照《档案法》、《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子文件归档与电子档案管理规范》等文件指示，制定科学合理的公安档案信息化、数字化管理制度，实行岗位责任制，明确各类档案的管理责任人，一旦出现问题，追究管理人员责任，保障管理质量[3]。
2）管理技术的创新。大数据时代下，公安系统相关单位应该创新公安档案管理的理念、手段、方式、方法，引入适合公安档案管理需求的数据模式，再根据财政预算，采购相关信息设备，比如说计算机、打印机、扫描仪、摄影机、专用微机等，创造合适的电子档案储存环境，构建档案管理信息平台，明确档案信息化管理要求，全面提升档案管理服务水平。同时，为保障信息安全，应选择安全系数高的硬盘、移动硬盘、光盘、磁盘等存储介质，同时，完善权限设置，合理定义不同功能模块的操作权限，对系统数据展开分层管理，公安系统人员可以“工号+密码”的形式登陆系统，获取职位权限内的权利，比如说档案管理人员可浏览后台数据，具有数据编辑、管理权限，其余用户只能查询权限内的档案信息。完善数据平台防御机制，定期优化、升级系统，安装防火墙、杀毒软件、IT监控软件等，以防信息泄露、数据丢失或被篡改[4]。
3）档案服务的创新。公安档案数据库的构建，不仅有利于提升档案建设质量与效率，而且能有效提升档案信息利用率。单位应该创新档案服务，为单位内部及相关部门提供档案查阅服务，利用相关数据平台，档案资料可实现实时开放共享，单位内部的工作人员，可以直接进入局域网，查阅日常工作所需参考的文件资料，单位外有需求的人，可以登录文水县公安局下属事业单位所属的官方网站上，进入相关目录，登陆其档案信息平台，检索、阅读权限范围内的档案资料，这样有效简化了档案利用的流程，便利了人民群众。想要查阅档案原件者，需办理查阅手续，填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准，在指定位置，有档案管理人员在场的情况下，查阅档案，查阅者不得私自复制、涂改、拍照、划线、损毁、调换文件，一经发现必将严惩。
4）档案管理人员的创新。完善档案管理机构设置，配备在业务素质、政治素质上合格的档案工作人员，推动档案工作的落实。为了让相关岗位上的工作人员，能够胜任档案信息化管理工作，单位应该引进在专业素质、信息素质上达标的优秀人才，完善人力资源管理，做好岗位培训、在岗继续教育等工作，定期组织人员参加业内培训及学术交流会，让档案管理人员学习计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，不断更新档案管理人员的知识库与技能库，确保其能够掌握当前档案信息化管理工作中所用的技术软件及设施，强化网络安全教育，提升其网络安全防范意识，保障电子档案的储存、利用安全性[5]。
综上所述，数据时代的到来，让社会认识到了信息资产的价值，为公安档案管理革新创造力契机，在大数据技术的支持下，公安档案数据库得以构建，档案储存容量扩大，有效地保证了档案信息的完整性，在数据共享平台的支撑下，实现了不同区域、不同部门间的信息无障碍交流，而且借助于其数据处理功能，能够有效整合、分析各类地质数据，实现标准各异数据的分类、归纳、统一，形成标准化的公安档案数据库，提升档案利用率[5]。公安档案信息化管理，对于公安系统相关单位而言，是一个不小的挑战，为了提升公安档案管理及服务水平，需迎难而上，直面挑战，从技术、管理制度、工作人员等多方面予以创新，推动公安档案信息化管理方案的落实，最大限度发挥档案的信息利用价值。
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