独立学院教学秘书心理失衡问题探析
时间：2020-04-11 05:17:15 来源：千叶帆 本文已影响人
摘 要：独立学院教学秘书的工作特质决定了其心理素质极容易出现心理失衡的状态。因此，从心理学视角探析独立学院教学秘书心理失衡的原因及对策，对于促进独立学院教育管理发展具有重要的理论价值和现实意义
关键词：独立学院；教学秘书；心理失衡；措施
中图分类号：G632 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2013）12-003-02
独立学院教学秘书工作是从属于本专业学院领导直接管理教学的事务性工作，其工作上不仅要参与政务，还得管理教学更要搞好教学。因而是一项非常繁琐复杂的劳动，其要求严、节奏快、效率高等都对教学秘书的心理品质提出很高的要求。在实际工作中，教学秘书如果不能保持良好的心理平衡，就易产生心理失衡，这直接关系到本专业学院领导在教学决策的贯彻执行，影响到本专业学院各项教学事务的工作质量和工作效率。因此，研究独立学院教学秘书的心理失衡问题，对于促进独立学院教育管理发展具有重要的理论价值和现实意义。
一、独立学院教学秘书心理失衡的原因
心理失衡在心理学上的解释是指心理失去和谐而处于理念、情感、行为倾向的冲突状态。分析导致独立学院教学秘书人员心理失衡的原因，既要考虑教学秘书自身的主观原因，又不能忽略其工作的特质、外部环境等客观原因。
1、主观原因。
（1）知识和能力的欠缺
独立学院教学秘书作为高等院校知识分子中的一员，其工作环境决定了他们经常存在有工作头绪多，事务杂，范围广，接触众现实状况。教学秘书在工作中不仅会经常接触一些颇有成就的教师，也会接触成绩参差不齐的学生。这种在与各个层次不一样人的交流中，无疑会遇到学习、生活、情感等各方面的情况。这就需要教学秘书智能结构的优化，具备广博的知识，这样才能在工作中游刃有余，以应对各种各样的情况。如果秘书自身知识匮乏和能力不足，就很难以适应工作需要。事实上，烦琐的工作挤占了他们大量的时间，导致他们很少有时间学习，很少有时间顾及自己的学业，在事务性工作贯穿始终的岗位上，要想取得一定的成就，就比较艰难。如果说因客观原因造成工作出错，那么秘书至少还有抱怨的借口，但若因自身的主观原因，能力不够而导致工作受阻，那教学秘书在心理上除了要承受失败的痛苦外，更增添了一份内疚和自责，长此以往，就必然产生成就期待与现实的脱节，容易产生心理障碍。
（2）心理情感的不完善
独立学院教学秘书处于本专业学院权力机构的辅助地位，对他们来说，要全方位地为领导和学生提供服务，工作任务是十分繁重的，责任也很重大，因而他们十分渴望得到理解和尊重。但是由于教学秘书没有其他行政人员具有显要的地位和身份，加之不了解其工作性质的人对教学秘书存在的偏见，容易使教学秘书产生自卑心理。甚至有些教学秘书不敢正视自己，不能掌握正确的心理调适方法，从而产生恶性循环，即带着心理障碍去工作，导致工作不能正常展开，而工作上的不顺，受挫折又加深原来的心理障碍。从此陷入这一误区中不能自拔。
（3）沟通和亲和能力的缺乏
独立学院教学秘书的工作特质决定了他们必须处理和协调好各种关系，包括领导与教师的关系，教师与教师的关系，师生关系，本身事务与学生的关系等等。如果不能正确处理好各种关系，就会导致人际关系恶化，并引发各种心理矛盾。教学秘书是领导与教师群体和学生群体之间沟通联系的纽带，在与这两种群体的交往中，教学秘书若不能在公立的立场，不能真正去分析群众心理，就很容易引起信息渠道的不畅，引起相应群体中一些人的不满、误会。同时，为了提高工作效率，教学秘书通常从内心十分渴望与所有的同事相处融洽。然而，现实情况却是并非每一位秘书都有能力处理好人际关系，这就产生了亲和动机的失衡。 由此可见，秘书社会地位特殊，如果没有和谐的工作环境，良好的个人素养和人际关系，就会使其背负沉重的心理负担和精神压力，产生心理障碍，影响个人身心健康。
2、客观原因
除了以上主观层面原因之外， 客观层面的因素也会影响独立学院教习秘书的心理平衡。根据心理学的观点， 社会环境对个人需要、个人动机、个人目标等行为影响和限制较大。作为独立学院重要的教学组成成员之一的教学秘书人员， 经常受到学校的政策环境、校园文化氛围、职业意识、道德习俗、职业偏见等因素的影响和制约， 使教学秘书的需要、动机、目的难以实现。例如秘书人员的工作环境和住房条件相对较差、工资待遇相对较低、工作时间相对过长等， 都有可能导致秘书人员心理失衡的产生
（1）校本因素
随着学院内部各专业学院规模的不断壮大，教学秘书工作显得越来越重要，而专业学院也对秘书素质的要求也越来越高。特别是一些工科专业学院，看重的是秘书人才的专业素养、技能和办事能力，他们最需要的是具备多种能力的高级智能型教学秘书。教学秘书不仅要有较好的心理素质，还要具有合理的知识结构和较强的业务能力；不仅会拟文、办事、协调关系、还要掌握办公自动化技术。由此看来，独立学院教学秘书工作任重而道远，素质要求高，工作任务重，压力大，干的却又都是幕后工作，工作成绩不易被人看到，而且待遇相对较低，这些对秘书人员都是一种严格的考验，难免会有教学秘书经受不住，既而产生压抑和失落感，导致心理障碍产生。
（2）环境因素
学校内部缺乏良好的心理氛围，导致教学秘书心理失衡。其一，教学秘书特殊的学校地位，使得有些专业学院领导错误的认为，秘书只能按照自己的意图办事，不能对自己的意见提出异议。这些领导习惯于“我说了算”，他们利用手中的权力，处处压制秘书人员的自我表现，使教学秘书在他们面前丧失自尊和信心，产生心理障碍。其二，教学秘书和同事相处时，也会导致心理障碍的产生。有些人认为教学秘书是领导的红人和亲信，地位比自己优越，领导容易看到他的成绩，提升的道路比自己平坦，从而产生嫉妒。这就无形产生了教学秘书与同事的交往障碍，从而影响了相关工作的开展，同时教学秘书也就难免会产生心理障碍。其三，教学秘书主要是服务于学生事务的工作性质，常常会引起一部分学生各方面不满意的情况，若学生反映给相关的领导或老师，难免有所误会和不快，对于建立良好的人际关系增加了难度，从而导致心理失衡的产生。
（3）领导因素
有的领导只知最大限度的使用秘书，而评先评优、提拔任用、业务进修学习方面却很少考虑到秘书。如专业学院学生是教学秘书的主要服务对象，他们的言行和情绪对于秘书人员有着重要的影响。若本本专业学院的领导在此方面给予些许的赞许和表扬及其对他们工作的支持或者职务晋升的关心，会使他们精神振奋，工作热情提高。相反，如果领导人员对其进行批评或者忽视其工作重要性，则容易导致他们悲观和消沉心理的出现。这些都严重挫伤了秘书的事业心和进取精神，从而导致心理失衡的产生。
二、独立学院教学秘书心理失衡的应对措施。
独立学院教学秘书心理失衡不仅会严重影响身心健康， 影响秘书工作的顺利展开，而且会影响高校领导决策的贯彻执行乃至高教管理的发展。因而如何处理独立学院教学秘书的心理失衡问题就成为独立学院教学秘书和管理者共同面临的现实问题。根据上述分析，导致教学秘书心理失衡的原因有主观和客观两个方面， 因此， 改变当代秘书心理失衡的问题， 也可以从主观和客观两个方面努力。
1、主观措施
（1）积极学习，提高工作能力
努力学好专业知识，通过学习充实自己，增长才干，开发潜能，这样即有利于敬业，又有利于适应各种环境，从而树立自尊自信。教学秘书， 除了要有丰富的工作经验和技巧、成热稳重的个性等传统标准之外， 还要具备自我解决问题的能力， 不断学习提高，不断总结工作经验和教训，不断提工作能力。同时，独立学院教学秘书更应具有制定管理工作计划的能力，以独立有效地开展工作；要不断提高自己的人际交往能力和团队合作能力； 要有有条不紊的工作作风和积极乐观的工作态度，树立良好的个人形象和学校形象；用对师生的爱心和对事物的大度的心态去积极地开展工作。总之，独立学院教学秘书要高效顺利地开展工作，必须通过学习，不断提高专业水平和工作能力。
（2）培养健康的心理素质
独立学院教学秘书除了要具有普通秘书应该具备的知识及能力外，更要具有良好的心理素质。具体来说就是要以冷静、达观的态度对待事态的发展；认真剖析自己现有的心理品质，了解自己的不足与长处，找出差距，不断调整，加以完善；学会用平和的心态看待身边的人和发生的事。只有这样才能使自己更好的适应秘书工作的要求，才能在遇到心理问题及矛盾时，具备强大的心理承受力和抵抗力。不仅要对自己有足够的自信，而且要对未来充满信心。在生活中常常遇到不如意的事，教学秘书要善于塑造愉悦、乐观、富有生气、沉着冷静的积极心境，并培养宽阔的襟怀，以宽广的心胸来接纳别人的成绩，并以此策励自己不断努力向前。
（3）建立良好的人际关系
教学秘书处于一个专业学院内部的中枢位置，他们面对着广泛、频繁而复杂的人际关系。教学秘书应多学习社会学、心理学及人际关系学知识，多了解人与人打交道的基本理论与技巧，把从书籍中学到的知识与实践巧妙结合起来。在工作中，人们相互摩擦是不可避免的，作为秘书，对此应该表现出一种宽大的胸怀，不斤斤计较个人得失，这样才有利于工作的开展，同时要团结那些与自己意见不同甚至相反的人一道共事，以锻炼自己求同存异的能力，取人之长，补己之短。
2、客观措施
改变心理失衡， 除了以上是主观措施外， 还要从客观上改变秘书心理失衡的状况， 具体应从以下几方面努力。
（1）改善校本因素和环境因素
作为学校， 应当理解秘书工作者的困难，包括工作上的困难和生活中的困难，在制度上给予教学秘书应有的保障，为其创造相对良好的校本环境。如加大对教学秘书的培训力度，为他们提供尽可能多的学习提高机会；完善激励机制，建立优秀教学秘书评选制度，树立典型，表彰先进；建立一整套科学的管理制度， 理顺各专业学院内部关系， 明确岗位职责， 实现政令畅通， 提高整体工作效率，尽可能地改善他们的工作环境和条件，创造和谐、宽松的工作氛围，等等。通过这些举措，教学秘书实实在在地感受到学校的关心，就会对学习有兴趣、工作有目标、奉献有回报，从而保持积极向上的心理状态。
（2）改善领导因素
领导要正确对待教学秘书的工作。作为领导，最好能经常深入到教学秘书的工作和生活中去， 与他们多交流， 理解并切实解决教学秘书的实际困难和问题的同时，不断改进管理工作方式， 特别是要注重以身作则， 做到以情感人，以爱动人，以力所能及的方式，在坚持原则的基础上帮助秘书提高工作能力，鼓励秘书多学习，并为其创造必要的学习条件。加强对教学秘书的工作指导，经常了解教学秘书的工作情况，分析存在的问题，有针对性地加以指导，不断提高他们的工作质量；从政策上关心他们，从工作上支持他们，从心灵上理解他们，就能够充分调动秘书努力工作的积极性。
综上所述，尽管独立学院教学秘书心理失衡产生的原因错综复杂，但心理失衡的调整关键还在于教学秘书本身，无论在什么时候，在什么条件下，独立学院教学秘书始终要以积极开朗、乐观向上、稳健自信的态度和良好的心理承受能力适应教学秘书工作本身这种特殊的职业。只有这样，才能不断地提高工作效率，才能做好本职工作，最终促进独立学院教育事业的健康发展。
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