专科医院人事档案信息化管理的几点思考
时间：2022-08-29 08:25:04 来源：千叶帆 本文已影响人
摘 要：随着时代的发展，计算机应用水平大幅度提高，信息化时代影响到社会各个行业，公立专科医院承担着重要的社会公共卫生服务功能，而人事档案作为个人经历面貌的重要载体，对于核定工资、职称晋升、干部提拔等方面都是极其重要的参考依据，将信息化引入公立专科医院人事档案管理中有着十分明显的优势，因此如何在新时期完善人事档案信息化管理，提高档案管理的准确性和高效性，是医院领导和人事档案管理者必须重视的问题。
关键词：专科医院；人事档案；信息化管理
随着网络信息技术的发展，档案信息化的应用也越来越广泛，越来越多的医院信息化管理日益规范，计算机应用技术的引入使得医院人事档案管理的整个流程进一步实现智能化、自动化。但作为专科医院信息化建设及相关档案管理意识、人员配备等方面的不足，导致专科医院人事档案信息化进程相对缓慢，无法适应现代人事档案管理的发展需求。因此如何在新时期完善专科医院人事档案信息化管理，对专科医院整体发展有着至关重要的意义。
一、专科医院人事档案管理的现状分析
（一）思想认识不到位
专科医院人事档案信息化进程缓慢最根本的原因在于认识不到位，思想上不重视。尤其多数专科医院不具备管档权，医院管理者思想陈旧，认为只要将人事档案整理后送到上级档案保管部门就可以了，思想认识依然停留在有需要就去人工查阅的层面上，没有充分认识到信息技术的巨大优势，即使上级部门有相关的人事档案信息系统，也不会主动要求配备及研究本院的相关系统。
（二）档案管理方式落后
档案管理制度不完善，在人事檔案管理上仍然存在轻服务而重保管现象，档案管理工作始终处于被动状态，缺乏管理体制、管理方法的创新。许多个人相关的表彰、资格证书、新取得学历等档案材料暂存于自己单位无法及时更新到个人档案中，这种分散的档案存放特点也造成人事档案信息的完整性真实性得不到保障。
（三）信息化建设严重滞后
虽然按照人事档案管理制度，档案存放处都配备了电脑，但实际操作中，电脑的使用率极低，几乎成为摆设，根本不具备人事档案系统管理软件的基本操作使用环境。另一方面多数专科医院的人事档案信息化建设严重滞后，并没有人事档案电子目录，在需要查询个人人事档案时仍以手工检索为主，要到上级主管部门档案存放处翻阅纸质版档案，手续繁琐，效率低下。
（四）人事档案信息化管理队伍素质低
现代化人事档案管理不仅需要档案管理人员具备熟练的对纸质档案的归档能力，还需要跟得上时代脚步的思维及基本应用计算机的能力，而在专科医院以医疗卫生专业技术为主的环境下，档案管理工作相对较为容易和轻松，多数档案管理人员为文化水平低、职称级别低、业务素质不高、年龄结构高等人员组成，在电脑操作方面根本无法适应现代人事档案信息化建设的要求。
二、人事档案信息化建设的必要性
（一）人事档案管理工作的需要
人事档案是个人经历面貌的主要载体，能够真实反映个人学习工作经历、政治思想、业务能力等方面的内容，为医院推行科学有效的人力资源管理提供必不可少的信息资源，人事档案信息化管理可以对职工个人的相关人事信息实行电子化动态管理，既方便了人事档案信息的查阅使用，又方便了信息资料的共享，使得医院可以掌握最新的职工信息，为医院发现人才、提拔人才提供有效的信息保障，能够有效提高医院人事档案管理的效率与质量。
（二）顺应时代发展的要求
随着信息技术的发展和进步，信息化在日常生活中的应用越来越广泛，信息化已经成为了医院整体发展的总趋势，作为医院管理的一部分，人事档案工作不能成为一个完全封闭的系统，人事档案管理信息化必然是档案管理改革的总方向，这样能够更为有效的进行人事档案管理，还能够推动整个医院管理的开放化、社会化进程。
（三）保证档案安全性的要求
随着现代保管技术的发展，档案原始材料的保存虽然越来越完善，但是手工操作为主的查阅方式仍是档案保管安全性的重要隐患。电子化人事档案信息查阅可以大大减少人工操作造成的不必要的原始材料磨损、丢失，甚至涂改等现象，既满足利用者的需求又保护了实体档案的安全性。
三、关于专科医院人事档案信息化的几点建议
（一）加强档案知识宣传培训
通过宣传栏、院报、网络、集中培训等多种途径，增强档案管理宣传力度，转变传统的思想观念，真正使医院领导、档案管理人员认识到人事档案对医院发展的作用，认识到人事档案信息化是促进医院科学管理的需要，另一方面通过专业档案知识的培训宣传，也能进一步提高档案管理人员专业技术水平，为人事档案信息化建设提供有利条件。
（二）建立人事档案信息数据库
专科医院相比较综合医院人员较少，构建人事档案信息数据库有较大优势，通过计算机、扫描仪等现代化设备，将不涉及个人隐私和国家机密的人事档案中的文字、图片等纸质化资料变成无纸化数据，建立人事档案信息数据库，利用专业的管理软件实现检索、借阅、查询、统计等工作的一体化电子化，既保护了实体档案，又保证了人事档案利用过程中信息的准确性，提高了档案管理工作的效率。
（三）加强人事档案网络建设
完善人事档案信息服务网络建设与动态化管理，实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对人事档案信息资源的共享，这一点对于不具备管档权的专科医院而言尤其重要，通过网络建设与动态化管理，可以明显提高人事档案信息查阅的效率，也利于人事档案信息的实时更新。相对于综合性医院，专科医院专业技术人员流动性大，更需要动态化实时更新人员信息，从而有效提高人事档案的实用价值。
参考文献
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