档案数字化管理的优势与弊端
时间：2022-09-07 12:40:04 来源：千叶帆 本文已影响人
摘 要：档案是单位开展各类业务活动的重要工具和凭证信息，是单位的核心信息资源和重要资产。随着信息技术的不断发展，文书档案的管理越来越向便捷化方向发展。[1]档案数字化就是利用信息技术、数字技术、多媒体技术等等，形成的一种新型的档案信息形态，它能将各种载体的档案都转化为数字化的信息进行储存，以网络的形式进行连接、共享。本文希望能通过分析档案数字化管理的优势和劣势，对当前档案数字化管理提出一些有效的改进意见。
关键词：档案管理；数字化管理；优势；弊端
随着科技发展、资源的有效利用和人们需求的变化，数字化档案管理模式取代传统档案管理模式已成必然趋势。在计算机网络信息技术飞速发展的今天，人们办公生活都已经离不开自动化、标准化、网络化的管理，越来越多的事务可以通过网络来处理，而资源利用和环保意识的提升也让人们逐渐认识到减少档案管理中纸笔使用的重要性。但是每一样事物总是存在着两面性，档案数字化管理模式的优劣势也非常明显：
一、档案数字化管理的优势
1.突破时间、空间的限制
在传统的档案管理中，一般都是用档案室或文件室来专门储存、保管相关的档案文件，在进行实际归档和查阅使用时，要经过非常复杂的手续，如果是时间比较久远的文件，在查询和寻找时就会浪费很多的时间。其次，一些非常重要的文件，就只能在档案室进行使用，不能外带，以防丢失。而且如果很多人同时借阅一份档案时，就必须要排队，按照事情轻重缓急或者是时间先后等因素依次查阅。所以传统的档案管理从归纳、整理、保存再到查阅都受到了时间、空间的多重限制，对人力、物力、财力都造成了极大的浪费。[1]
档案数字化管理很明显突破了这些限制，只要得到档案管理人员的许可，不论在何时、何地都能进行档案的查阅，并且，不需要经过繁琐的借阅手续和查找过程，只需要输入档案名称就能马上查找到需要的档案进行阅读。并且，不管有多少人进行信息查看，都能同时进行，不需要排队按顺序查阅。
2.节约资源，延长档案保存期
传统的档案都由纸质档进行保存，然而我们也都知道笔和纸由自然界的资源制造而成，在制造过程中不仅会造成一定的污染，而且纸质档在使用的过程中，为使阅读方便，一般都存在篇幅限制，一张纸上所记录的信息十分有限，这就导致如果档案内容较多，便需要大量的纸墨；而且，有一些文件档案涉及到多个关联方，需要进行多份备份储存，这也进一步加剧了资源的重复浪费。不仅如此纸墨的档案还具有使用期限，一般纸质档在一定的保存时间之后，就会氧化、污浊、褪色等等，会对档案信息内容产生损害。
檔案数字化主要利用数字信息技术，并不过多涉及自然界中不可再生资源的使用，并且使用空间很大，节约了资源，保护了环境；同时，数字化信息不涉及纸墨的使用，它的信息可以转移备份，不会因为载体的损耗而消失、损害，大大延长了档案信息的保存时间。
3.档案开发，实时信息共享
纸质档案因为体积、重量和内容的原因，需要经常整理、并且要非常注意档案管理的环境。在保存时，还需要对档案进行分类，以保证档案的有序性和完整性，在管理和查阅时也需要耗费相应的人力物力，无形之中便增加了大量的工作。
而数字化信息管理能通过信息技术的智能运算，自动对档案信息进行校准、排序、整理、分类，档案管理人员可以通过目录查看等方式进行有效的信息管理。同时，还可以通过数字信息技术查阅网络上的公开信息，比如一些单位的年报、信誉度和最新的工作成果等等。
二、档案数字化管理的劣势
1.信息泄露、遗失风险
数字信息技术与网络连接，但是整个互联网的世界繁琐复杂，各种信息碰撞交汇，至今为止，也存在着很多隐形和显性的漏洞，比如钓鱼网站、木马病毒、黑客攻击等等，这就让很多防护措施不到位的单位有着信息泄露的危险。一旦发生重要的信息泄露，很有可能就会带来重大的财产损失。其次因为网络操作太过便捷，在进行信息录入和整理时，很有可能因为操作失误等原因造成信息遗漏误删等，从而让单位或个人产生损失。[2]
2.信息载体的制约
现如今在计算机互联网中，有很多信息的载体，比如说WPS、PPT、WORD等等，甚至很多载体都有不同的版本，如Office2008、Office2010等等，这些载体之间就存在两个很严重的弊端：容量有限和不兼容。
不管是什么载体，它一定有相应的限制，一些储存设备的容量依旧远远不能满足一些较大单位进行档案管理，因为档案信息大多呈现出不断积累、不停增加的过程，只要容量有限，就一定会装满，而一些音频视频所需储存容量更加巨大。前面所说的众多不同类型、不同版本的载体，很容易产生全部或是部分不兼容的情况，比如一些图片浏览器只能打开jpg或者是jpeg格式的图片，不能打开CAD的图片等等。在目前看来，档案数字化储存在载体上依旧存在很大的制约性。
3.“双套制”的资源浪费
由于档案数字化使用时间不长，很多单位处于过渡期，考虑到各种安全因素，一些单位实行“双套制”的档案管理，即一套纸质档案、一套数字化档案。这种档案重复储存的方式，极大地浪费了自然资源和信息资源，增大了档案管理人员的工作量。
三、档案数字化管理的改进意见
在档案管理中，要完成纸质化向数字化的完美衔接，就必须要内部结合外部的双向用力。对内，各单位要建立科学合理的网络拓扑结构，以集中或分级的管理模式，进行信息的储存、汇总、移交、传递和共享。[3]其次，单位要对应用系统的功能进行分类，创建独立的功能框架，如基础应用平台、业务应用平台、信息服务平台、系统管理与维护、接口等，进行有效的档案信息管理。最后需要各单位针对信息管理和档案管理人员进行专项培训，提升相关人员的专业能力和工作素养，加强档案管理的操作能力和管理意识。
对外，应该加大数字信息技术的开发力度，增大载体的兼容性和存量；其次要增加对网络信息的安全管理，保障使用人的信息安全，并设立相关的法律法规，保障使用人的合法权益。
四、结束语
档案数字化管理是由科学技术带来的一次社会变革，也是未来信息储存发展的必然趋势，我们必须要加强数字信息网络的改进创新和普及工作，提升网络的安全性，保障信息的隐私性。同时，要积极鼓励相关单位积极使用档案数字化管理模式，提升档案管理人员的专业素养，实现全面信息化的档案管理，节约资源、保护自然环境。
作者简介：
罗杨（1981.11-），女，汉族，四川达州市人，本科学历，单位：大竹县党外代表人士联络服务中心，研究方向：档案管理。
（作者单位：大竹县党外代表人士联络服务中心） 相关热词搜索：弊端，数字化，优势，档案，管理，
