基于RFID技术的档案信息化管理模式探究
时间：2023-02-21 12:00:09 来源：千叶帆 本文已影响人
徐晓春
吉林省人民政府国有资产监督管理委员会事业单位国有资产管理中心，吉林 长春 130021
在传统的办公室业务中，档案管理业务一直占据相当的份额和比重，需要耗费大量的人力、物力和财力才可以做到有效梳理、快速查阅。但随着互联网和移动信息技术在办公环境中全方位引入，档案管理工作需要依托信息技术进行有效的改变和提升。在现代化的档案管理工作中，信息化的有效介入是不可逆的趋势，它对于传统档案管理来说具有革新性的意义。但是档案信息化管理模式的建立绝不是单纯地把档案架构在互联网和信息化体系中，而是以信息技术作为切入点，档案管理者将更加快速便捷地实现对档案的有效管理[1]。
1.1 档案管理缺乏整体性
传统办公档案管理模式一般为在办公单位中设置1个单独的档案管理机构或将档案管理机构架构在行政部门，同时设置1名专职或兼职的档案管理人员，对涉及的关键性单位进行管理。但在实际的运行过程中，由于各类业务之间的闭环管理，导致各类档案分别对应在不同的部门和管理人员手中。此种管理模式的好处在于不同业务部门可以围绕自身业务管理内容，将自身涉及的档案进行有效的管理和应用；
弊端在于管理部门对各部门档案缺乏整体把握，导致整体档案管理难以做到统筹兼顾。
1.2 传统档案强调保存，缺乏有效整理归档
传统意义上，统筹档案管理部门可以做到专人管理、专人负责、专人统筹、专人监督，较好地实现对档案的整体梳理和归档。但更多的企业未设置专门的档案管理机构和档案管理个人，它们对档案在宏观层面的管理是依托行政部门对部门档案的层次化掌握，但掌握的内容也仅限于了解部门档案的保存程度，缺乏对部门档案梳理程度和归档程度的有效掌握；
而部门的档案管理人员在行政部门的宏观指导下，也仅能够做到对档案的有效保存，梳理和归档能力不足。这是传统档案管理中暴露出的不足，原因主要有3个方面：一是档案管理缺乏扁平化的管理模型，没有合理掌握各部门的档案管理现状；
二是对档案管理缺乏正确的理解和认知，缺乏对档案的科学整理和归档的认知与理解；
三是单位档案管理的具体工作量和当前单一化的人才配置是相互矛盾的。
1.3 档案管理缺乏科学高效利用性
传统档案管理工作中，工作内容侧重于档案管理人员定期对档案的收集和整理，缺乏对档案的应用。档案应用是档案管理工作中十分重要的一个方面，它涵盖对个人档案的快速查阅，对业务档案的查找分析和研判，对单位发展历史的梳理和掌控。但传统档案管理中，档案查阅速度慢与工作需要快之间出现巨大的矛盾。这种矛盾会在一定程度上造成档案管理工作整体行为和意识上的被动，会导致档案管理工作很难与单位整体工作实现同步发展。
从更细微的角度出发，传统的档案利用率低下已经对工作的进度和规划产生了明显的影响。出现这种情况是由于传统单位档案管理工作的逻辑习惯和工作特点导致的，更深层次的原因是由于档案管理人员缺乏对现代化档案管理工作的有效理解和认知，缺乏对档案与信息化的有效接入和融合[2]。因此，将图书馆领域档案管理工作中相对成熟的射频识别（RFID）技术，灵活应用到现代化档案管理的具体工作实践中，势必会为现代化的档案管理工作带来一定程度上的改变和革新，同时利用RFID技术可以有效提升档案管理工作效率，也是对档案管理与档案信息化建设实践的有益尝试与发展。
RFID技术是20世纪80年代开始应用的一种新兴自动识别技术，是一项利用射频信号通过空间耦合（交变磁场或电磁场）实现无接触信息传递并达到识别数据信息和交换数据目的的技术。RFID技术是一种简单的无线系统，只有两个基本器件，该系统用于控制、检测和跟踪物体。系统由一个询问器（或阅读器）和很多应答器（或标签）组成。
RFID技术是档案信息化管理模式的重要技术引入和支撑。传统档案管理在信息化建设融合发展的过程中，产生条形码技术等，但由于其难以长时间保存、缺乏安全性、储存空间不足等劣势，导致其对传统档案管理影响不大。
2.1 借助RFID对档案进行系统化梳理
档案管理部门需要将各部门的档案以电子化的形式传输到档案管理系统中，同时借助RFID技术将其呈现的数据标签与系统中的档案实现一一对应，让档案管理有自己的专属标签。这样在对档案搜集查看的过程中仅仅需要用即时扫码设备，就可以直观地将相应的数据呈现。当然，RFID技术不仅可以实现单一文件的一一对应，还可以有效提高档案管理的实效性。例如，在档案管理中灵活引入“电子档案盒”，让不同部门同一内容方向的档案可以实现轻松整理和融合。
2.2 借助RFID技术的档案管理系统实现对档案信息的高效输出
基于RFID技术创建现代化的数据管理系统，不仅可以快速实现对档案内容的整理、归档，还能够通过系统分析不同部门档案管理的内容，以及快速形成各部门档案管理工作的台账。在档案管理工作中，收档案很重要，但更重要的是档案管理中的“用”。档案管理中的“用”，是利用RFID技术形成档案管理信息化系统。通过系统实现对现有档案的快速查阅、分析、处理，以此有效梳理现有的工作内容、工作成绩，确保整体的档案管理工作可以在系统的支撑下实现有效的应用和输出[3]。
3.1 设计总思路
在档案管理信息化系统的基础功能方面，结合现实使用需求和未来发展趋势，将功能归纳为4个方面，分别是储位管理、查询管理、销毁管理和安全管理，其中储位管理设置储位自动识别与档案自动识别两个模块，而安全管理则设置监控和警报两个模块。
安全性作为档案信息化管理中的核心要素，通过两种措施提升信息化系统的安全冗余：第一，开发系统登录账户的加密功能，为系统管理员账户提供管理其他登录用户权限的功能；
第二，升级信息化系统的密码维护功能，如果档案管理员忘记用户名或密码，可输入身份证号或手机号验证、登录，再次设置新密码。
通过RFID技术的支撑，利用数据中心和RFID终端管理器的有效结合能够在档案管理信息化基础上提升管理智能化和管理自动化水平，实现档案信息管理系统与数据管理系统的数据融合。
3.2 系统功能模块
基于RFID技术实现档案信息化应用需要具备RFID数据管理系统、RFID档案管理系统和RFID终端管理器等。
3.2.1 RFID数据管理系统
RFID数据管理系统作为档案信息输入与输出的核心节点，承载了对档案数据的存储、提取等功能。第一，对纸质版档案进行信息化管理的首要环节是将其制作为电子版文件；
第二，将电子版的档案文件进行归纳和分析，再经过终端管理器上传至RFID数据管理系统，完成档案的电子数据存储。因此，RFID数据管理系统在档案信息管理中具有极为重要的作用。现阶段主流的RFID数据管理器分为标签式阅读器和手持式阅读器两种，前者以标签作为媒介，实现数据库与档案信息的关联，后者则利用手持式阅读器采集档案资料，以完成档案数据库的更新。
3.2.2 档案管理信息系统
档案管理信息系统是多个子功能的集合体，分别为储位管理系统、查询管理系统、销毁管理系统和安全管理系统，各系统相互协调且相互关联，共同实现档案管理信息系统的全部功能。
第一，储位管理系统。即档案信息存储位置的管理系统，通过对存储档案编号的自动识别和分析，完成对档案数据的智能化匹配以及存储位置的定位，同时该系统能够对数据库的存储情况实现实时动态监控，以供管理人员调取。
第二，查询管理系统。查询管理系统作为档案管理信息系统的输出审核端口，有权限对数据库中的所有档案进行检索和查找，具体运行过程如下：由用户登录档案系统后进入查询管理模块，输入目标档案的相关信息后提交到档案管理信息系统的数据处理中心，完成与数据库的存档匹配后将出库指示信息通过计算机传送到相应档案架中，存放该档案的档案架指示灯可以及时响应，闪烁提示，这样工作人员就能够快速找出档案，归还时也可以通过提示灯提示及时准确入库。为提高档案查询的效率与准确性，查询功能不局限于档案编号，同时将提供档案名称、档案关键词、存档时间、存档人以及分类查询等模糊查询功能。
第三，销毁管理系统。为使档案管理高效、有序，在档案管理信息系统中设置了档案的时效管理，通过阶梯式管理理念最大限度地平衡数据库存储容量与档案保存时效的关系。在档案达到存储年限时系统将其归纳为过期档案并转移至待处理档案库，同时以系统消息的方式提醒档案管理人员进行处理。档案管理人员对上述过期档案进行人工处理，或对超过一定时间范围的待处理档案定期进行销毁。
第四，安全管理系统。信息化档案管理的安全性主要围绕两个层面：第一，维护系统自身运行的安全性，包括切断对外网接入、安装专业的杀毒软件、定期维护硬件系统等。第二，维护档案管理的物理安全，杜绝档案丢失、被损坏等问题的出现。
3.3 数据库概念结构设计
基于RFID技术的档案信息化管理系统的设计目标是提升档案信息化管理的便捷性和高效性，利用计算机的智能辅助算法和硬件的帮助，实现存储档案的自动化编号、一键存储、存储空间智能分配等功能，最大限度地降低档案管理步骤的同时优化管理效率。基于RFID技术的档案信息化管理系统需要具备较强的人工智能水平，能够对档案管理流程进行智能化分析，在管理算法中遵循规范化管理制度，以保障档案管理系统能够在无人值守时对访问任务进行反馈和执行[4]。
3.4 软硬件设计
3.4.1 硬件设计
基于RFID技术的档案信息化管理系统的硬件设计以功能为导向，为实现对档案内容的采集和录入、系统上传以及档案下载等功能，需要搭配的硬件如下：摄像头、图像传感器、微控制单元、AD电路芯片、无线传输模块、异步串口等。
3.4.2 软件设计
基于RFID技术的档案信息化管理系统的软件设计，一方面需要以使用单位的具体需求为导向，对系统软件的优先算法和功能进行开发，实现使用单位的个性化功能；
另一方面则需要注重开发管理系统的智能化服务功能，其是影响系统自动化水平的重要条件。此外，选择合理的处理器，可以降低系统能耗、系统设计成本，还能提升系统性能。
当前，RFID技术对档案信息化管理建设的应用成效十分明显。通过RFID技术将复杂的档案进行数据标签化处理，让管理者可以灵活地将不同部门之间的档案进行归类和分析，并通过档案信息化管理系统有效呈现，并在很大程度上提高档案管理的信息化水平和整体工作效率。
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