医院文书档案信息化管理模式的构建探讨
时间：2023-02-23 08:15:06 来源：千叶帆 本文已影响人
杨群英
（喀什地区第二人民医院，新疆 喀什 844000）
在目前的医院发展进程中，文书档案不仅承载至关重要的数据信息，同时也是科研创新、行政管理以及医疗服务发展的基本依据，能为医院管理人员的决策提供重要参考。因此，这就需要在根本上落实好文书档案管理工作，促进整体档案管理效率与利用效率的稳步提升。所以，文章结合医院的实际发展情况，探索建立起具备着现代化与信息化特征的文书档案管理模式，在降低各类问题发生几率的同时，为医院的可持续发展奠定坚实基础。
1.医院文书档案管理的特征
1.1 专业性特征
医院在本质上就是为群众提供医疗服务的场所，在日常工作中的实际开展进程中，主要就是将各类医疗工作作为核心内容，并在工作当中生成出对应的文书档案，而这部分产生的文档均具有鲜明的行业特征，可以有效反映出主体的具体工作情况，这也使得对应的文书档案有着极高的专业性特征。举例说明，从病人进入医院，整个的医疗活动中出现的档案，以及医院在发展阶段中所制定出的业务诊疗以及长远计划等内容，涉及的档案管理工作都有着极高的专业性特征。
1.2 保密性特征
在医院文书档案管理工作的开展进程中，其涉及的专业领域较为广泛，各类档案的类型以及种类也十分复杂，能够有效反映出医院的具体情况。而站在实际情况的角度上来看，医院做好档案管理工作的主要目的，就在于能够为医院各类工作的顺利开展提供重要指导，并且这部分涉及的文书档案管理工作，其都具备着较为显著的保密性以及业务性特征，整体开放程度处在较低的水平上，只能够被医院内部各级人员按权限查看，无法提供出更深层次的服务内容，如果这部分档案内容遭到泄露，不仅会对医院后续的稳定发展产生不良影响，还会大幅度降低群众对于医院的信任程度，导致医院的社会公信力大幅度降低。
1.3 影响范围较为广泛
医院属于一种特殊机构，其内部涉及的各类资料信息较为复杂，管理人员在针对这部分档案资料进行管理的实际过程中，往往需要耗费大量的时间与精力，并且还要承担对应的责任，相对于其他行业来说，其需要承担的压力相对比较大。如果内部产生了档案信息问题，就要付出极大的代价。除此之外，医院档案资料的覆盖面也比较广泛，其中包括了医生以及病人等多个主体，如果在内部的某一个工作环节中出现了问题，就会对后续的工作开展产生严重影响。
1.4 科学性特征
在近年来的发展进程中，群众的日常生活水平也在逐步提升，这也使其对于医疗服务提出了更高的要求。同时，医疗行业自身的发展速度也相对较快，这就需要工作人员具备着更高的综合素质以及专业能力，这也使得对应的档案管理工作受到了社会各界的重点关注，参与到工作当中的管理人员应当充分掌握医护技能以及专业化的理论知识，从而确保在后续的工作阶段中可以做出更加科学合理的判断，并在始终保持清醒的头脑[1]。
2.医院文书档案信息化管理的重要性
2.1 档案管理的扁平化趋势
在医院内部的传统档案文件管理模式当中，其往往需要耗费较高的人力资源与物力资源，而站在信息化领域的角度上来看，通过在内部建立档案信息管理系统的方式，就可以实现文件资料智能化整理收集以及归档利用，全面提升整体管理工作的便捷性与规范性。在目前这种信息化的管理环境当中，再加上网络沟通自身所具备的便利性，使得医院档案资料的应用范围更加广泛，管理人员与使用人员之间的关系也越来越紧密，医院方面可以及时获取到归档管理以及使用中的问题反馈内容，以此为基础来实现对于信息化管理的完善优化。
2.2 档案收集与管理效率更高
在传统的实体化档案管理工作当中，档案收集以及档案整理的适用性比较低，通常情况下都是定时定期进行收集与归档，这样就会引发收集不够完善或是归档不及时等多种问题。而在医院实际档案信息化管理的角度上来看，医院的管理工作以及后续医疗阶段中的文件资料，都可以通过计算机系统软件所具备的收集功能与整理功能展开及时的归档保存，还可以通过互联网技术对其进行全面的编辑检索，能够在根本上提升档案工作的整体开展效率。同时，通过计算机系统自身所具备的远程服务功能，各类就诊人员完全可以结合自身的需求来便捷化的使用档案，这也使得医院档案实现了个性化服务[2]。
1.信息化建设比较落后
医院的文书档案管理工作，其对于信息化方面提出的要求相对比较高，这就需要将其与现代化设备的智能化与多元化发展联系在一起，但站在实际应用的角度上来看，目前医院当中存在着档案管理数字化建设相对落后的情况，很难有效满足现代化档案管理的基本需求。整体来看，由于医院内部文书档案管理模式的整体数字化程度比较低，其也会对档案管理以及利用范围产生较为严重的影响，不仅应用范围比较小，也会对整体传输速率产生极大的限制。在现阶段的发展进程中，大多数医院内部所采用的文书档案管理模式，大多都是双轨模式，简单来说，就是将数字化档案与实体档案之间结合在一起，从而展开更加全面的整理管理，但其中针对纸质档案所进行的数字化处理力度比较低，那些指导性以及业务性文件的数字化应用程度比较高，与医疗纠纷与病例相关的档案内容所采用的则是实体形式，不利于后续的长期保存与管理[3]。
2.文书管理模式较为传统
站在实际的角度上来看，医院对于信息化以及数字化所产生的要求相对比较低，有较高的重复性，所以，通常所采用的都是较为传统的档案文书管理模式，其中主要就是将人工管理模式作为主要内容，整体工作效率比较低，对于人力资源、财力资源以及物力资源的消耗相对较多。同时，医院当中的工作人员，其在大多数情况下都已经适应了传统的人力管理模式，其在融入档案数字化改革的过程中很容易出现不适应的情况，很难在短时间内消化，再加上部分工作人员的信息化水平比较低，这也会对医院后续的文书档案信息化建立产生较为严重的影响。除此之外，想要建立起更加完整的文书档案信息化管理模式，还需要在内部提供更加全面的硬件支持以及软件支持，以此来有效满足日常管理的基本需求，但随着时代的高速发展，其对于医院档案管理储存应用所产生的要求也在持续提升，原本的旧设备也很难为数字化档案管理工作提供支持，这就需要在内部引入现代化的科学技术，比如大数据技术与云计算技术等，通过完善基础设施的方式，强化硬件与软件的配置力度。
3.内部隐藏的信息化风险
随着大数据技术以及互联网技术等先进技术方式的应用，虽然其为医院的文书档案管理工作带来了极大的便利，但同时也加大了信息泄露等风险因素。而医院在以往所采用的实体档案管理模式，虽然内部存在着工作效率比较低以及人力资源消耗比较大等情况，但其在文书档案的保存方面的安全性比较高，这部分文件只应用在医院内部环境中，这样就可以大幅度降低整体安全风险。而通过各类先进化信息技术的应用，医院的文书档案管理工作也会进入到医院各大科室的办公体系当中，数据信息的开放性也会逐步提升。然而，即便医院在内部采用的设置VPN的方式来避免外部用户进入到其中，但由于个性化、多元化以及开放化办公理念产生的影响，使得医院的局域网逐渐发展成了全域网，能够有效提升医院文书以及档案利用的便利化程度，也能够逐步降低文书以及档案的私密程度，这样也会在潜移默化之间对医院文书档案的管理与应用带来更加严重的风险[4]。
1.完善内部的数据信息库
首先，针对医院不同阶段的文字档案信息化程度比较低的情况，医院应当及时改变传统思想理念，强化信息化建设理念，还要始终坚持以问题作为基本导向，在内部采用设立各个小目标的方式来有效解决档案信息化建设当中存在的各类问题，充分落实好内部的主要规划蓝图，为信息化发展起到良好的促进作用。同时，医院方面也应当在促进传统文书档案数字化的过程中，针对数据信息的采集机制进行完善优化，确保传统的双轨收集能够转变为效率更高的单轨收集模式，实现对于档案数据信息库的完善优化，还应当加大各类基础设施的建设力度，从而为后续文书档案的管理与应用带来更大的便利；
其次，还要结合医院的实际发展情况以及用户产生的基本需求，针对各类软件设施与硬件设施进行合理的优化，而医院方面也要重视档案信息化相关的理论研究与教育内容，以此来稳步提高内部工作人员的综合素养，这样就可以为医院后续的信息化建设以及数字化建设提供出更加坚实有力的支撑。除此之外，医院方面也要借鉴那些其他医院内部存在的先进建设，通过云计算技术来为档案的信息化服务提供助力，并完善文书档案管理系统的信息化建设[5]。
2.做好必要的数据信息备份工作
站在医院内部文书档案信息化建设的角度上来看，其内部存在的主要问题就在于保证数字化档案信息的安全性与稳定性，尽可能地规避那些隐藏的风险因素。而为了保证文书档案的安全性可以稳步提高，就要在以下几方面内容上入手：首先，应当针对档案信息化建设过程中存在的各类隐藏风险内容展开科学合理的评估，还要确定好对应的安全标准，涉及的主要内容就在于数据信息的管理、文书档案的数字化处理以及各类档案信息的安全保管与备份等，其中关注的重点内容就在于信息化文书档案在开放共享过后所带来的风险因素，并对其进行合理的评估；
其次，要充分落实好备份工作，由于信息化文书档案管理模式具备着高密度特征，这就需要在其中建立起更加完善的备份机制，在明确基本备份责任的基础上，更加充分的落实好信息化档案文书的备份工作；
最后，要在根本上提升整体安全保护力度，完善与之对应的保护措施，简单来说，医院要结合所处的互联网环境，选择出针对性的安全管理措施，还要在内部重点推动安全防护教育，防止由于工作人员自身的疏忽而引发不必要的情况，而对于全域网模式，医院更要在内部设置人脸识别以及指纹识别等多种先进技术，从而为信息安全提供更大的保障。
3.建立起信息化的管理文书档案团队
在医院的发展进程中，为了更好地应用信息化管理模式，不仅需要在内部科学合理的引入更加先进的技术，还要配备专业人才。而站在实际情况的角度上来看，信息化管理工作与工作人员自身的业务素养有着较为紧密的联系，档案管理人员不仅需要掌握各类专业化的管理技能以及管理知识，还应当更加熟练地掌握各类管理软件，通过部分文书档案管理知识的应用，确保医院文书档案的信息化管理过程中能够实现自动化编辑与索引，从而实现对于文书内容的自动控制。医院方面也应当加大对于档案人才的培训教育力度，为其提供更好的学习机会以及培训机会，这样不仅可以在根本上提高内部工作人员的理论知识水平，也应当重点提升业务能力，使得工作人员自身的信息意识以及工作责任感能够持续提升，还要聘请相关专家进入到医院当中开展专题讲座，在其中积极传播国外的先进思想，重点提升工作人员自身的学习意识，逐步丰富工作经验。而在后续培养人才的过程中，医院方面也要做好审核以及培训，尽量将那些实用性与先进性比较高的知识内容传递至管理文档内部的工作人员，确保其专业素质能够稳步提高，还要定期展开考评，直到所有工作人员符合标准为止。除此之外，医院方面还要进一步加大在硬件设备方面的资金投入力度，通过这种方式来为后续医院文书档案的信息化管理奠定坚实基础，不仅需要强化数据信息的传输力度，还要将医院当中的网络平台作为主要的技术方式，建立起独立化的信息网站，将这种网站作为后续为信息人员提供查询与检索服务的主要场所，确保医院文书档案的管理标准可以稳步提高。
综上所述，在目前的社会发展进程中，社会已经进入了全新的发展阶段中，而为了更好地促进医院的稳定发展，就必须要提高对于文书档案管理工作的重视程度，促进整体工作的信息化建设发展。同时，医院方面也必须要清晰认识到落实信息化管理工作的重要性，以此为基础来有效解决医院在传统文书档案管理工作中存在的各类问题，保证整体管理效率以及管理质量能够在根本上得到提升，在实现文书档案管理信息化建设的同时，使得医院可以更好地实现可持续发展，大幅度降低各类档案管理问题的发生几率。
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