高校维修改造项目校方组织结构应用研究
时间：2023-02-24 11:45:08 来源：千叶帆 本文已影响人
郝才满
高校维修改造项目校方组织结构应用研究
郝才满
[中南财经政法大学]
本文通过对比分析三种组织结构模式的特点，根据学校职能部门的组织结构现状，针对高校维修改造项目涉及面广、协调难度大的特点，提出了望湖片区维修改造项目的校方组织结构模式及运行机制，以期为其它高校在开展维修改造项目时选择合适的校方组织结构模式提供参考和借鉴。
高校；
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组织结构；
应用研究
高校是一个庞大的组织，所属建筑物不计其数，建筑年限参差不齐。其发展壮大是一个持续性的过程，建筑物在使用过程中会随着时间的推移而存在诸多不足和需要改进的地方。因此，高校在改革发展过程中，不仅要组织新建部分的教学设施，对于已有建筑的维修改造也是其中的一个重点。但是，对已有建筑物的改造会受建筑物本身的结构限制，往往改造难度和资金投入不亚于新建项目。因此，在开展高校维修改造项目时，就需要有一个合适的校方组织，这样才能统筹协调各方关系，稳步推进项目建设。
组织结构模式反映了一个组织系统中各子系统之间或各组织元素（如各工作部门）之间的指令关系，常用的组织结构模式包括职能组织结构、线性组织结构、矩阵组织结构三类。[1]
具体来看，不同学者因研究的角度不同，对于组织结构模式的具体表述也不尽相同。杨艳慧将工程项目组织的结构模式分为职能化项目组织、项目化项目组织、矩阵化项目组织和基于流程导向的工程项目组织四类。[2]荆娜在自己的硕士学位论文中将项目组织结构类型分为职能型组织结构、项目型组织结构、矩阵型组织结构，其中矩阵型组织结构又分为强、弱和平衡型三类。[3]汪文桥等人结合具体项目的情况认为大型施工项目组织结构应当扁平化，适当压缩管理层，将原有处置业务转化为横向网格结构。[4]
（一）高校常用的组织结构模式
以笔者所在高校为例，现阶段设有人事、教务、财务、资产、校建、保卫等27个管理机构和校医院、图书馆等6个直属机构，以及工商管理、统计与数学学院等19个学院。组织结构模式是职能组织结构，人事处和教务处等都可对院系下达其分管范围内的工作指令。这种传统的组织结构模式，在我国的企事业单位中非常普遍。很多建设项目因建设单位本身的体制机制原因使用这种组织结构模式的也非常普遍，在维修改造项目工程管理中常出现交叉和矛盾的现场，导致项目管理校方人力、物力、财力的浪费，“内卷”现象严重。
（二）高校维修改造项目责任划分
现阶段，由于涉及面广、专业性强，各高校通常按基建、消防安防、信息网络、家具设备等业务设置不同的职能部门，并设置招标中心、审计部门、财务部门等管理部门。维修改造项目无论金额大小或多或少地都会涉及到相应的业务。因此，在维修改造项目的实施过程中就需要各业务部门通力合作、密切配合。
笔者所在高校的职能部门及业务划分如表1所列，主要涉及校园建设部、信息管理部、保卫部、资产管理部、后勤保障部、审计部、采购与招招标管理中心、财务部、法律事务部共9个职能部门。
表1 职能部门及业务划分表
职能部门责任划分 校园建设部负责新建及大型维修改造项目、学校道路、围墙等项目组织协调 信息管理部负责信息化相关业务及信息、网络、电话等项目的组织协调 保卫部负责学校安防保卫业务及消防安防等项目的组织协调 资产管理部负责学校资产管理业务及家具设备等项目的验收入库等 后勤保障部负责学校后勤保障工作及中小型项目的组织协调
表1 职能部门及业务划分表（续表）
职能部门责任划分 审计部负责划定金额范围的财务、工程等审计业务的组织协调 采购与招招标管理中心负责划定金额范围的项目政府采购的组织协调 财务部负责学校所有财务工作，包括项目的预算安排、财务结算等 法律事务部负责划定范围的合同审核工作
（一）项目状况
望湖片区维修改造包括望湖食堂、大学生素质教育中心、三栋学生公寓的整体维修改造，项目总建筑面积约为 30000 m²。其中，望湖食堂一楼建筑面积约为 2641m²；
大学生素质教育中心位于食堂二楼，建筑面积约为 2600m²；
三栋学生公寓，均为地上七层砖混结构，建筑面积约26515.23m²。本项目投资总额约7330.49万元。项目范围项目包括望湖1、2、3栋学生公寓、望湖食堂和大学生素质教育中心三个子项目及水、电、气、道路、绿化、消防、安防、网络等配套工程。通过多次其它高校调研和学校各级会议研究，本项目由最初的“简易”改造调整为“标准化、智能化、信息化”的整体改造，树立学校标杆，最大限度地满足学生日益增长物质文化需求，自2015年首次申报中央高校改善办学条件专项项目开始，至2018年，共计以10个子活动的名义申请了相关的经费支持，有力地落实了包含土建装饰装修、家具设备、网络信息化、消防安防等各专业的相关资金，为后续整体改造奠定了坚实的基础。
（二）组织结构模式
鉴于该项目的资金落实部门多、专业门类齐全、组织协调工作难度大，项目设计之初，后勤保障部提出施行设计施工一体化的总承包方式进行招标。但学校采购与招投标管理中心极力反对，认为学校没有先例，担心达不到效果，后续风险较大。因此，经过多次商议，本项目依然采用传统的政府采购方式（即先招设计单位再招施工单位，过程中按时间节点还开展了监理单位、造价咨询公司、跟踪审计单位、家具设备单位、专业分包单位等陆续招标工作）。
结合三种组织结构模式的特点和学校职能部门的划分，该项目对于校方组织结构最终实行项目组管理模式，即以项目为中心成立项目组，由项目组全权负责项目的设计、施工、验收等全过程管理。该项目实行总承包制，不再按专业、分部门实施。
该项目采用开放式矩阵组织结构。纵向上，项目组分别设组长、办公室及各二组职能部门；
横向上，先设置三个子项目负责人，再按专业分别设综合协调、土建装饰、信息化、消防安防、水电配套、绿化配套等组长。子项目负责人、专业组长等成员相对固定，代表部门参加会议，并以该项目的工作为重点，其它工作次之。项目组成员应当履行双重角色：既要作为部门间的沟通协调者，也要作为该项目内具体工作（需求、监管、验收等）的执行者，做到岗位到人、职责到人、监管到人，形成纵横交错、协调合作的开放式组织结构。
望湖片区维修改造项目的组织结构如图1所示，其责任分工及工作内容如表2所列。
图1 望湖片区维修改造项目组织结构示意图
表2 望湖片区维修改造项目组责任分工及工作内容
类别名称责任人工作内容 纵向上组长***总指挥 后勤保障部（兼办公室）***提出土建装饰、水电配套、绿化配套需求、总体协调等 校园建设部***提出道路、西北门建设需求、现场管理、质量监督及验收等 信息管理部***提出信息化建设需求等 保卫部***提出消防、安防需求等 校团委***提出大学生素质教育中心需求等
表2 望湖片区维修改造项目组责任分工及工作内容（续表）
类别名称责任人工作内容 横向上望湖1、2、3栋学生公寓子项目负责人***总体协调三栋学生公寓的各项工作等，具体事宜由***负责 望湖食堂子项目负责人***总体协调望湖食堂的各项工作等，具体事宜由***负责 大学生素质教育中心子项目负责人***协调大学生素质教育中心的各项工作等 综合协调组长***综合协调（含设计、采购招标、验收等） 土建装饰专业组长***专业协调、现场监督、质量监管、验收等 信息化专业组长***专业协调、现场监督、质量监管、验收等 消防安防专业组长***专业协调、现场监督、质量监管、验收等 水电配套组长***专业协调、现场监督、质量监管、验收等 绿化配套组长***专业协调、现场监督、质量监管、验收等 协助部门财务部***预算、结算、验收等 审计部***工程量清单及控制价编制、结算审计、验收等 采购与招投标管理中心***按照职能部门提出的要求，依法依规组织采购招标活动等 资产管理部***编制资产购置预算、下达购置计划、办理资产入库等
（三）运行机制
项目组实行弹性会议制度，根据项目需要随时召开。会议由后勤保障部组织，分类别、分专业由子项目负责人、专业组长主导。
项目组工作流程：各职能部门（后勤保障部、校园建设部、保卫部、信息管理部、校团委等）提出需求—后勤保障部汇总需求—委托设计单位进行图纸设计—委托审计部制作清单及控制价—采购与招投标管理中心进行采购招标—中标单位进场施工（含资产设备等）—各职能部门现场监督—各职能部门项目验收—审计部进行结算审计—财务部财务决算。
项目组实行分类、分层决策机制：涉及到项目的重大决策、变更、调整等事项由项目组商定，必要时报校务会审定；
涉及到项目的技术方案、具体实施等事项由子项目组商定，必要时报项目组审定。财务部、审计部、采购与招投标管理中心、资产管理部等部门作为成员单位，不需要就项目的具体事宜参与项目组会议，分别对项目实施过程中的资金落实、结算审计、采购招标、资产相关事项进行积极配合、大力支持。
项目组力求规范化、精细化、痕迹化管理，每次会议均形成纪要。项目组会议纪要由组长审签；
子项目组会议纪要由子项目组成员签字，报项目组组长审签。
项目组成员应各司其职，各尽其责，协调配合。对失职行为由相关职能部门给予一定的处分；
对表现突出的人员给予年度绩效奖励，由项目组提出，相关部门落实。
（四）实际运行情况
望湖片区维修改造由学校后勤保障部牵头负责，保卫、信管、财务、审计、资产、采招、校建等10余个部门和10余家建设协作单位，历时2年时间，克服了新冠疫情、施工技术复杂、改造项目繁杂等多重困难，各部门、各单位各司其职、各尽其责，协调配合、共同协作，最终得以顺利交付。
在项目监管方面，后勤保障部牵头每周组织一次监理会议，建设单位、监理单位、施工单位、审计单位和设计单位全部参会，实时监管跟进项目情况，对上周项目完成情况进行汇报，并安排下周项目计划，对项目出现的问题进行讨论与研究解决，每次会议均形成纪要，共召开工作例会48次。
同时为规避现阶段建筑行业经常出现的转包及违法分包行为，项目组针对中标单位投标书中的项目经理、技术负责人及安全员、施工员、预算员、质检员等人员施行每日打卡考勤制度，并且设置专人对施工单位上述人员“一对一”监管，不定期现场抽查。
（五）不足之处
该项目涉及的面广、专业性强，在项目实施过程中，虽然有比较明确的组织结构模式，但在实际运行中无论是第三方协作单位还是学校项目管理单位，均存在一些问题。在第三方协作单位上：一是工程设计单位的专业能力欠缺，图纸设计缺陷不断，优化方案需要校方主导、敦促；
二是两次招标都没有选定实力强劲的施工总承包单位，其内部管理混乱，推进项目困难；
三是工程监理单位现场监管畏首畏脚，敦促不力；
四是部分设备厂家供货滞后，协调配合不足。在学校项目管理单位上：一是专业能力欠缺，图纸、方案审核不力；
二是因现实原因，分管领导及现场管理人员多次变更，导致决策不一致；
三是涉及多个部门，协调配合欠佳，牵头部门推进困难。
通过对比分析三种组织结构模式的特点，根据学校职能部门的组织模式现状，针对高校维修改造项目涉及面广、专业性强的特点，提出了望湖片区维修改造项目的校方组织结构模式及运行机制，以期为其它高校组织开展维修改造项目确定校方组织结构模式时提供参考和借鉴。
结合组织结构的相关研究理论，针对具体的项目实际，建议高校在落实维修改造项目时注意以下几点：一是加强组织领导，确保各部门间的沟通协调顺畅，为一个目标共同努力；
二是注重方案的前期论证，方案一经确定后原则上不予以调整；
三是提高校方各级管理人员的专业素养，确保现场监管有序开展；
四是奖惩激励机制落实到位，调动基层业务人员的工作积极性。
[1]全国一级建造师执业资格考试用书编写委员会.建设工程项目管理[M]. 北京：中国建筑工业出版社，2020：17-19.
[2]杨艳慧.工程项目组织的结构模式及选择[J].住宅与房地产.2017（12）：121-122.
[3]荆娜.基于WBS的军工企业技术改造项目管理组织结构模型研究[D].硕士学位论文.2014年（06）：7-11.
[4]汪文桥，吴凯，王晓佳，于朋永.大型施工项目组织结构扁平化管理研究[J] .工程管理.2019（20）：15-156.
（责任编辑：胡新龙）
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