《规划师》编辑部编务工作浅析
时间：2023-04-25 21:25:01 来源：千叶帆 本文已影响人
祝桂丽
关键词：编务；
工作内容；
工作模式；
《规划师》编辑部
编务工作是每个编辑部固有的工作，涉及的工作内容多而杂，是编辑部不可或缺的组成部分，贯穿于编辑部工作的每个环节，为保障编辑部的正常运转发挥了重要作用。因此，探讨编务工作的内容、特点、要求、重要性和提升工作效率的方法等有一定的现实意义。
编务相关研究概述
目前，已有不少研究对编务工作展开了探讨，具体包括以下几个方面：
第一，编务工作的内容。编务工作内容包括安排发稿、存档资料、登记稿件、核算稿酬、交流刊物和收集建议等；
将编务工作内容归纳为稿件的登记、送审和归档、校对及对外通信联络、出版发行、财务管理与稿酬发放等。
第二，编务工作的特点。编务工作具有事务性、业务性和服务性的特点；
编务工作除了具备事务性、业务性和服务性外，还具备综合性和复杂性；
综合性、服务性、协调性和创造性是高校学报编务工作的四大特点，其中服务性是根本，创造性是灵魂；
编务工作具有总务性、服务性、协调性和驱动性；
编务工作具有连续性、协调性、服务性、专业性和网络性的特点。
第三，编务工作的作用和重要性。编务在编辑部的工作中发挥了管家作用、助手作用、桥梁和枢纽作用；
编务工作除了发挥纽带作用外，还发挥了协调作用、规范作用。
第四，编务工作的模式。有研究对编务工作的模式进行了探讨，通过比较分析科技期刊不同编务模式的适用范围和优劣，提出了优化编务流程的方法，包括均衡编务工作量、统筹兼顾把握重点环节、增强编务的责任心和团队协作能力等。
第五，编务人员的素养。有学者对编务人员的综合素养和主体意识等进行了探讨，编务主体意识是编务人员对自身地位、能力和价值的一种自觉意识，可以通过坚定价值追求、坚持业务学习和坚守本职工作形成；
科技期刊编务应具备良好的思想品质、综合协调管理能力、深厚的文字功底、良好的英语基础、一丝不苟的工作作风、相关的专业知识、熟练的计算机操作和编排能力；
期刊编务应具备高尚的职业道德、高超的专业技能、高效的交流水平、高强的管理能力。
第六，编务工作质量的提升。提高编务工作质量对于编辑部而言十分重要，应从明确工作目标、做好时间管理、注重工作方法、更新知识储备和注重长期积累五个方面提高编务工作效率；
结合新时期的编务工作内容和实践工作，从版面费收取、稿费和审稿费的发放、样刊和发票的寄送等方面提出了一些提高编务工作效率的具体方法。
此外，有学者探讨了数字化背景下高校编务工作的变革要求及需要考虑的重点问题；
有不少学者探讨了互联网时代编务工作的重要性及对编务人员提出的新要求；
还有学者探讨了互联网时代编务工作的不足及优化建议。
《規划师》编辑部编务现状与不足
以下结合《规划师》编辑部编务工作实际，梳理编务工作现状内容与模式，分析存在的不足。
编务工作的内容
《规划师》编辑部编务工作内容琐碎繁杂，涉及编辑部工作的各个环节，是编辑部不可或缺的一个组成部分。具体的工作内容包括：
第一，新稿的上传／登记、分配。《规划师》的稿件分为三类，会员稿件、理事稿件和内部稿件，其中内部稿件中的规划师论坛稿件和部分专题研究类稿件需要编务上传至网络审稿系统中，规划专版类稿件和部分专题研究类稿件由相应的理事单位用单位账号上传至网络审稿系统。编务登记新稿时，需详细登记来稿的标题、作者信息和时间等，确保读者来稿有据可查。在登记稿件后，需将分配天到相应的编辑手中进行初审。
第二，备用稿的整理、分配及录用通知函的发放。编务需将备用稿件打印出来并分给相应的栏目编辑，如“规划设计”栏目备用稿分给栏目编辑A、“规划管理”栏目备用稿分给栏目编辑B、“规划广角”栏目备用稿分给栏目编辑c等，再由各个兼任编务的栏目编辑将录用通知函发给作者。
第三，审回稿的处理及退修，修回稿的查新及处理。编务需将显示“修改”状态的稿件打印出来交给相应的一审编辑，以便及时向作者反馈修改意见；
作者将文章修改回来后，编务需重新将文章分给相应的审稿稿编辑进行审稿。
第四，不用稿的登记。编务需在稿件库电子表格、网络稿纸登记册中备注不用稿的审出时间。
第五，处理作者撤稿。无论是已经分下去的在审稿件还是“编者未审”的未分配稿件，有作者需要撤稿的，编务需到网站后台管理系统撤稿并在霈件库电子表格、网络稿纸质登记册和分稿登记册中备注撤稿信息与撤稿时间。
第六，资料归档。编务需定期将稿件库中的稿件资料及每期杂志电子版存档一份到编辑部的移动便盘中，包括网络来稿、纸质来稿、ID文牛、PDF文件。
第七，稿件量和版面费总额统计。编务需统计当月的网络稿件和纸质来稿的总数、分稿数量；
汇总版面费收取情况，统计到款时间、金额和相关负责人。
第八，上传当期杂志文章电子版内容。每期杂志确定下厂印刷后，将文章电子版上传到知网和杂志官网上。同时，将文件打包发送给中国社会科学院中国社会科学评价研究院数据库部、维普、万方等。
此外，编务工作内容还包括公邮管理、作者库的管理、向作者反馈专家审稿意见、核算稿酬、收取版面费、管理和维护杂志官网等。
编务工作的模式
编务工作模式一般分为专业编务模式和兼职编务模式两种，其中专业编务模式多为出版社常用的模式，由一名或几名工作-人员专门负责编务工作；
兼职编务横式多为高校学报或学术期刊常用的模式，即由编辑部的—名或多名编辑共同完成编务工作。由于规模、人员和资金投入等各方面的限制，《规划师》编辑部采用的是兼职编务的工作模式，即由编辑部的编辑分工合作，交叉协同负责不同的编务工作内容，各可其职，互相协作，直至稿件被录用，再由主编终审，由执行主编确定责编、当期刊发文章目录。具体而言，即由编辑A负责收稿、分稿，由编辑A、B、C等负责初审、审回、录用，由责编送审稿件，由主编终审并确定每期刊发文章目录。其他编务工作如稿件库和作者库管理、稿件量和版面费的统计、核算稿酬等则由编辑A、B、C等交叉协同负责。这种分工合作、交叉协同的工作模式提高了编辑部的编务工作效率，为编辑工作的顺利开展提供了保障。
编务工作的不足
第一，编务工作内容分配不均衡，导致个别兼职编务的工作量较大，对其正常的编辑工作效率有一定的影响。每个兼职编务的工作内容有相同的也有不同的，除了需做好新稿，修回稿初审、发放录用函、收取版面费、核算稿酬、收集当期文章作者信息等工作外，还需兼顾其他编务工作，如编辑A的工作内容包括新稿的上传／登记／分配、“备用”“修改”稿件的整理、作者撤稿、资料归档、统计稿件量、公邮管理及文章电子版的上传等；
编辑负责作者库管理；
编辑c负责版面费的统计；
编辑D负责管理和维护杂志网站。
第二，兼职编务的沟通协调能力仍有待提升。由于编务工作内容是分散到每个编辑手中，有时因编务之间的沟通协调不足，会影响到稿件的处理效率，如编辑A未及时将审出的修改稿反馈给编辑B、C、D等，使其无法及时将修改信息反馈给作者，可能会影响到作者修回的时间，甚至有可能影响作者下次投稿本刊的概率。在接电话与作者或读者互动、为其解惑答疑时，恰逢编务忙着处理编辑事务或比较棘手的问题，而作者或读者又就同—个问题反复不停地咨询，此时编务容易产生烦躁心理，在与其沟通的过程中便失去了平常心，对作者的回复也就有些心不在焉或带有个人的坏情绪，容易影响到作者或读者对编辑部的印象，也有可能影响到作者或读者投稿本刊的概率。
第三，编务的创新意识不足。从事编务工作的人员大多存在这样一种心理，认为编务工作都是千篇一律、一成不变的，不断重复着单调的工作内容，再加上激励机制的缺乏等原因，时间一长容易产生厌倦感和懈怠感，缺乏创造性。笔者在从事一年左右的编务工作后，由于常常被繁杂琐碎的编务工作搞得焦头烂额，也曾产生—种倦怠感和不良的情绪，这种不耐烦或不友善的坏情绪也影响了笔者与作者或读者的沟通，给其留下了不好的印象，造成了作者资源的流失，甚至会影响既有的作者、读者资源。
第四，对互联网技术的应用有待提升。《规划师》编辑部前两年开始不断改善、升级网络审稿系统，细化网络审稿系统的稿件类型，如在原有的会员稿件和理事稿件的基础上增加了内部稿件，便于作者投稿和编务分稿；
同时，增加了修回稿件的上传功能，编务由此节约了重新制作编审表和填写上一轮审稿意见的时间。但是，对于新增的内部稿件，由于是用编辑部的账号上传，其页面信息如投稿人的姓名、职务、邮箱、工作单位、地址等均为编务的信息，稿件送审前就需重新制作编审表更正这些信息，无形中也增加了编务的工作量。
关于提升编务工作效率的一些思考
基于《规划师》编辑部编务工作的现状及不足，本文借鉴已有研究，提出几点建议，以提升编辑部编务工作的效率，更好地为编辑部、作者和读者服务。
第一，统筹兼顾，合理分配编务工作量。编务工作环节较多，不同的环节对编务有不同的要求，难易程度不同，工作强度也不同，建议在不同编务工作流程中均衡考虑编务的工作量，根据每个人的专长选择合适的内容，避免将过多的工作内容集中在某—个编务人员的手中。例如，安排耐心、细心的编辑负责繁琐耗时的稿件登记、分配工作；
安排有—定互联网技术水平的编辑负责网站的维护与管理。
第二，提升沟通协调能力。编务人员之间应加强沟通协调，及时交流审稿信息，及时处理审回稿和修回稿，使作者能够及时收到修改意见或录用通知函。编务在与作者或读者沟通的过程中，应保持一颗平常心，耐心、细心回答作者或读者的每个问题，这有可能提高他们再次投稿本刊的机会。
第三，增强創新意识，探索新的工作方法。兼职编务应在做好编辑工作的同时，加强编务知识的学习，借鉴其他编务的工作方法，勤思考，勤学习，多了解新信息，再结合自身工作实际，在保证工作质量的前提下不断创新，探讨更快捷、更高效的工作方法，提高工作效率。例如，可充分利用计算机和网络技术，结合实际稿件登记工作，寻求一种快捷的工作方法，缩短稿件登记的时间。
第四，充分利用现代交流工具和互联网技术，加强作者和读者的交流。可借鉴其他单位的工作方式，建立作者微信群或QQ群，在版面费及录用通知函上附上编辑部公众号、作者微信群的二维码或QQ群号，吸引作者或读者的加入。通过建立作者微信群或QQ群，兼职编务可减少因络绎不绝的来电打断编辑工作思路而造成的编辑失误，既节省了时间又提高了效率。此外，加强与网络公司的沟通协调，继续优化升级审稿系统的功能，使稿件页面信息更加完善，节约编务重新制作编审表的时间，不断提高工作效率。
编务工作是每个编辑部固有的工作，是编辑部不可或缺的组成部分，是一项综合性很强的业务工作，与编辑工作紧密关联。提高编务工作的效率，不仅能为编辑工作的顺利进行提供有效保障，还能给作者或读者留下良好的印象。因此，编务人员应不断学习，不断创新，努力提高自身的业务能力和服务水平，为编辑部的正常运转贡献一份力量。
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