智慧城市背景下档案信息服务模式的转变
时间：2023-02-25 20:55:05 来源：千叶帆 本文已影响人
郭璐璐
(广西民族大学，广西 南宁 530006)
1.1 智慧城市的概念
智慧城市是随着当代社会信息技术的广泛应用和城市化进程的不断加快而发展起来的，它是一个全新的领域。智慧城市将信息技术、通信技术以及最新的城市管理理念三者有机融合起来，通过对城市进行数字化管理、智能化管理以及人性化管理，使城市的发展更加高效便捷、市民的生活更加方便舒适、信息资源能够更加充分有效地利用，构建城市建设新形态。而面向智慧城市的档案信息服务则应该是在智慧城市的环境下，针对智慧城市的建设和发展以及人们日常生活中可能遇到的信息需求，提供相应档案信息服务的过程[1]。
1.2 智慧城市的特点
相对于传统的城市形态，智慧城市有以下几点特征。
(1)更加全面透彻地感知数据。在智慧城市的建设中，信息基础建设已经比较完备，可以利用各种设备对城市的方方面面进行实时监控，从而获取城市建设所需的各种数据和信息，将数据进行整理分析并与对应的具体业务紧密相连，最终形成相对完善的感知系统，而这些感知系统的作用正是能够针对外界环境相应地做出主动的、正确的反应，从而达到城市建设的每一个系统都能和谐运行的目的。
(2)更加高效的信息流转与互联互通。通过快速发展的各类现代信息技术与通信设备，可以及时获取需要的信息，以此实现信息的高效流转与高效利用。依靠这些互联网共享的工具，可以实现人类社会更加高效的沟通，并且还能不受时间与空间的限制。
(3)使城市发展更加有序合理，推动城市的可持续创新。建设智慧城市也是使城市向全面协调可持续发展的过程，通过对整个城市建设发展大局实行全方位不间断的监控和全面系统的综合分析，有效摒弃智慧城市建设中的各类不利因素，有效配置城市资源，充分利用城市建设过程中的各类资源，从而实现城市的有序合理化建设。不仅如此，智慧城市还充分尊重大众的需求，通过现代移动设备或平台吸引全民参与，例如微博、微信等，促进用户使用、开放发展、大众需求等各方面的创新。
1.3 智慧城市研究现状
近几年来，政府相继出台了一系列的政策来推动智慧城市的建设和发展，先后确定了290个智慧城市试点[2]。当前，我国智慧城市的建设已经处于由智能化向智慧化、由智慧行业向智慧城市逐渐过渡的阶段。在中央政府的统一调度之下，各省市也积极响应政府政策，纷纷出台了智慧城市发展的顶层政策，同时，也将智慧城市建设作为未来城市发展的重点，形成智慧城市发展的新态势和新格局。一直以来，各城市都积极响应中央以及政府关于新型智慧城市在顶层设计方面的国家政策与方针，截至当前，参与的省会城市已经达到了94%，与此同时，计划单列市、地级市也达到了71%。由于不同等级的城市智慧化程度存在着差异，各种类型城市规划的侧重点也会相应地有所不同。大型城市聚焦智慧应用的融合，它的作用是增强辐射带动；
中小型城市重点发展特色智慧应用。总之，智慧城市未来发展空间广阔[3]。
牛力等[4]在研究面向服务的智慧档案馆建设的基础上，提出了3种档案信息服务的模式，这3种档案信息服务模式按照传统的模式，在3种层面上分别以资源、技术和用户为中心。周耀林等[5]基于时代发展的大背景从社交媒体的角度出发，在此视角之下阐述了关于档案服务的创新性发展路径，在综合分析时代背景与特定环境的情况下，认为要实现档案信息服务的更好发展，必须坚持与社交媒体的深入合作。金波等[6]基于大数据的背景，分析了如何进行档案信息服务的转型这一问题，进而提出了几种崭新的档案信息服务方式，除了精准性、一站式、数据化服务3种服务方式，有两种信息服务方式更能体现出“转型”这一理念的内核所在，分别是知识化服务与智库型服务。杨智勇等[7]在分析信息服务模式的理论框架基础之上，研究了智慧型档案信息服务模式，认为在智慧城市发展的大环境下，应该致力于为信息用户提供智能化、共享化和普遍化的服务；
同样的，安小米等[8]也基于大数据时代这一背景，分析和研究了关于数字档案的信息服务，针对信息服务面临的机遇和挑战，提出要实现“五跨”式的一体式服务，“五跨”分别是跨越不同的阶层、跨越地域限制、跨越系统屏障、跨越部门组织、跨越业务内容，在此条件下以期达到知识的关联性与联动性。
3.1 智慧城市要求档案信息服务的内容更加丰富
城市的建设涵盖了城市运行的各个系统，而智慧城市建设正是将这些系统进行整合，在智能服务条件下有针对性地、积极主动地满足不同用户的特定需求。在智慧城市发展的大趋势下，档案信息服务工作要做的就是从智慧城市建设的目标出发、从内容出发，分析智慧城市建设的现状，不仅要明确当前信息服务工作的特点是服务对象多且信息覆盖面广，还要根据当前的现状及时地做出策略上的调整，不断优化档案资源的内在结构及其外在形式，建设更加高层次并且有价值的档案信息资源库，以满足智慧城市建设的需要和社会大众的信息需求。
3.2 智慧城市要求档案服务的理念与档案服务方式发生转变
在建设智慧城市的背景下，档案信息服务的客体、内容以及方式在很大程度上都发生了改变，使得传统服务方式面临着前所未有的挑战。由于各类现代信息技术的发展和海量数据的涌现，必须改变管理思维、更新管理理念，如果仍然按照传统的管理思维对现阶段具有新特点的信息资源进行管理，那么必然会造成档案信息价值和工具价值的脱节[9]。如今，智慧化城市的发展程度不断加深、信息化程度不断提高，在此背景之下，政府部门的管理与决策、社会的运行与发展以及公众的日常行为都与档案信息的联系更加紧密，同时，档案信息服务中档案工作者的思想观念和服务方式都会发生相应的变化。
3.3 智慧城市要求档案服务的手段更加智能
智慧城市的实现其实就是通过技术对于人工智能的实现，在这个过程中，各类现代信息技术为智慧城市下的智慧服务提供了关键性的技术手段，例如云计算和大数据等。由此，传统的面对面服务方式已经不能满足智慧城市建设对于档案服务的要求，应该跨越时空的限制将传统转变为智能，基于现代信息技术实现智能的、跨时空的服务，无论是社会还是个人用户，都可以根据自己的特定需要来选择符合自己需求的服务内容和服务手段，不再局限于传统的、单一的纸质档案利用，而是将重点聚焦于档案信息的远距离处理，使档案信息服务不再受空间的限制，档案部门提供的信息也更加准确与及时，用户获得的服务也能更加广泛化与智能化。
信息服务模式从本质上讲，就是信息服务过程下针对各类特定用户在不同层面上的各类不同信息需求，调整服务过程中各要素之间的相互关系以此形成的一种工作模式。对于任何一种服务，首先要明确4个问题：谁来服务、为谁服务、服务什么、怎么服务。明确这4个问题意味着明确了服务的主体、服务的客体、服务的内容、服务的策略。随着档案信息服务的不断发展，这4个问题都有一定的变化。从服务的主体上来讲，服务理念发生了变化，由保守思维转向开放思维、由被动服务转向主动服务、由经验思维转向数据思维。服务的能力也发生了变化，知识结构与操作技能有所改变。从服务的客体上来讲，用户类型与用户需求都发生了变化。从服务的内容上来讲，从传统的纸质档案向数字化档案资源转变。从服务的策略上来讲，服务方式也要发生改变。
5.1 由传统型向智能型转变
智慧城市强调现代信息技术的应用，但与此同时，更强调技术与人文的融合，也就是“以人为本”。在注重信息服务用户体验的同时，要更加注重用户的参与和信息服务工作者的协作，它是用户与用户、用户与信息服务工作者、工作者与工作者之间的协作与互动。不仅体现着以人为本的观念，同时也体现着档案服务价值的精神追求，在树立以人为本观念的同时，为用户提供更方便、快捷、安全的信息服务。
智慧城市的主要特征是在城市建设的过程中提供更加智能化的信息服务，因此，也衍生出现代信息技术的应用与发展，可以依托这些现代信息技术，建设更加智能的信息服务平台。档案信息服务部门以及工作者可以充分有效地利用各种科学技术，结合数据整合的方法、数据挖掘的方法，更加系统地推进智能档案信息化的进程，建立更加多样化、更加现代化的档案信息服务平台。除此之外，在建设档案服务平台的同时，不仅要保障信息的安全与信息的实时利用性，相关的档案信息服务部门还可以根据不同的社会公共与用户需求，筛选出价值更大、利用率更高的档案数据，将这些数据以开放和共享的形式放到智能服务平台上，实现档案信息服务与城市公共服务之间的合作交流与管理，使档案信息服务相关部门、机构与用户的交流更加密切与智能，在降低档案服务成本的同时，也能提高档案信息服务工作相关部门的工作效率和服务水平。
建设智能档案资源数据库是档案工作智能服务过程中不可或缺的一个重要因素。在智慧城市建设的背景下，想要在最大程度上利用档案，必须建立与之相适应的档案信息库，档案信息库中的信息与数据必须具备以下特点：内容丰富、分类科学、安全可靠。同时，还要发挥档案社会服务的功能，为智慧城市的长久发展蓄力。
5.2 由传统分散向协作与一体化的方向发展，形成统一服务链条
智慧城市信息系统中有一个共杆系统集成理论，这个理论可以运用到信息服务的内容中。共杆系统集成理论是指多个不同功能以及角色的子系统集成在一根杆上，在一个平台系统中统一管理不同的多个互不联系的子系统，从而实现信息资源的共享[10]。此系统可以促进信息平台以及信息资源的公共性传播，为相关的信息服务工作部门提供严谨和科学的数据分析环境，除此之外，还可以提供准确的信息服务内容。相关档案信息服务工作部门完全可以学习共杆系统的管理模式，并且可以充分利用智慧城市建设下的无线共享技术。这一技术的成熟意味着可以助推档案信息资源的集群式发展，可以运用互联网技术构建信息数据库，对相关档案信息服务部门的馆藏档案进行远程操纵和实时的信息管理。在这个相关的体系中，可以将不同类别、不同主题的档案和用户集群进行划分，并将这些不同的用户需求全部整合到一个关联的主体中，通过现代信息技术将互联的档案信息进行传输与协作处理，对相关的档案信息服务进行统一工作管理，同时，必须坚持以人为本的档案信息服务原则，必须为档案用户提供更加系统化的信息服务内容，必须实现信息服务内容的个性化与专业化。
5.3 构建可持续发展模式
在智慧城市建设的大环境下，现代信息技术高速发展，档案信息服务相关机构也应该不断进行系统升级与更新，在保持开放的前提下实时跟踪信息用户的需求，将特定的用户信息需求融入信息服务工作的每一个环节，创新档案信息服务的方式，这才是智慧城市下智慧与可持续的发展之路。同时，各种移动产品的高速发展，也要求档案信息服务的多样化发展，档案信息服务工作部门更应该抓住时代带来的机遇，积极搭建移动终端下的多样化信息服务。在传统信息服务方式下，查档必须到档案馆去，但如果将开放的理念运用到移动互联网中，信息用户就可以通过各种移动平台进行预约与查询服务，例如微信以及各种移动App的应用，不仅丰富了信息服务的方式，还方便了信息用户，满足了信息服务高效快捷的要求。但是，在运用现行的各种先进技术进行信息服务的同时，一定要保证档案信息的安全性，谨防信息泄露，保护信息用户的个人权益。此外，要构建档案信息服务的可持续发展模式，还应该树立共享的观念，搭建新形势下的信息服务平台，实现全方位、范围广、多种类的信息资源共建与共享。
随着智慧城市建设的不断推进，档案信息用户的需求以及使用档案信息资源的行为也在随之不断地发生变化，同样的，智慧城市建设背景下的档案信息服务理念也应随之做出改变。所以，在智慧城市建设成为城市发展大潮的今天，分析与研究档案信息服务模式的转变对于档案信息服务未来的工作与发展具有较大的指导性意义。本文从智慧城市的背景出发，分析了智慧城市的发展现状以及档案信息服务的发展现状，针对目前的档案信息服务提出了面向智慧城市的模式转变。由传统型向智能型、由分散向统一发展，转变服务方式，构建可持续发展模式。
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